Совершенствование организации документооборота путем создания архива

Положение об архиве – это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд. 10 Основных правил работы архивов организаций. Примерный текст Положения об архиве государственного предприятия (организации, учреждения), разработанный в 1992 г., может быть взят за основу при подготовке проекта соответствующего документа, учитывающего специфику деятельности предприятия. При разработке Положения об архиве, принимаем во типовой текст Положения об архивном отделе.

Во время исполнения документы хранятся у исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе секретариата до передачи в архив организации.

Способ хранения дел – шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий архивом, секретарь, делопроизводитель. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Если необходимо документ изъять из дела для временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ставит лист-заместитель.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Порядок передачи документов в архив ООО "КарМас" рекомендуется установить в соответствие с "Основными правилами работы архивов организаций". Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив зав. архивом проверяет качество их формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование картотеки включается в сдаточную опись.

Порядок передачи документов на государственное хранение

Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива.

Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив и оформляют акт приема-передачи дел.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического состояния документов.

При обнаружении дефектов об этом составляется акт, а устранение дефектов проводится силами организации.

Вместе с документами передаются 3 экземпляра описи и 1 экземпляр акта приема-передачи. Историческая справка о фондообразователе и архивном фонде состоит из трех разделов:

1. История фондообразователя.

2. История архивного фонда.

3. Характеристика документов архивного фонда.

В первом разделе отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

- распорядительные акты о создании, преобразованиях организации (ликвидации);

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации, ее изменения.

Во втором разделе исторической справки указываются:

- количество дел в фонде и крайние даты фонда;

- время поступления фонда в архив организации;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- степень сохранности документов.

В третьем разделе исторической справки приводится:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличию документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат (НСА) к фонду;

- цель использования документов фонда.

При дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации, делаются дополнения к исторической справке.

Историческая справка представляется в государственный архив вместе с описью.

В исторической справке к архивной коллекции указывают сведения по истории создания коллекции, ее составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив.

Также рекомендуется разрабатывать электронное архивирование документов на ООО "КарМас". Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования – бумажной или электронной – и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения. Также вносится в компьютер Номенклатура дел, она является самостоятельной таблицей в базе данных документов организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

ВЫВОД: Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении выпускной квалификационной работы мной были раскрыты следующие задачи:

1. Были даны определение понятиям «документ» и «документационное обеспечение управления»;

2.Были рассмотрены системы документации как совокупности видов документов;

3. Было раскрыто содержание системы управления на примере предприятия ООО «КарМас».

На основе анализа сущности документа были выделены следующие выводы.

В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником. На протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информированного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализ функций документа позволяет выделить важнейшие совокупные функции документа: функции оперативного характера, функции постоянно действующие, которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность; ретроспективные функции.

На сегодняшнем этапе, два основных блока видов документов – это «бумажные» и «электронные» документы. Электронные документы – это документы, выполненные посредством компьютерной программной операционной системы в виде записи одного или нескольких файлов в цифровом коде, получили название электронных.

Ряд классификаций документов разработан на основании учёта признаков, связанных с нахождением документов во внешней среде. Причём эти классификационные схемы достаточно широко используются в практике работы с документами. Традиционные документы постепенно уйдут в прошлое, а замена их электронными сетевыми вызовет новый ещё непредсказуемый виток «цивилизационного» развития.

Таким образом, в зависимости от критериев классификации можно выделить огромное количество различных документов, причём один и тот же документ по различным критериям относится к различным видам, причём их может быть довольно много.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТРЫ.

1. Конституция РФ от 12.12. 1993//Российская газета. 1993. 25 декабря.
2. Гражданский кодекс РФ ч. 1. от 30.11.1994//Собрание законодательства РФ -1994. - № 32 - Ст. 3301.

3. Гражданский кодекс РФ ч.2. от 26. 01. 1996// Собрание законодательства РФ - 1996.- № 5. - Ст. 410
4. Гражданский кодекс ч. 3. от 26.11.2001// Собрание законодательства РФ - 2001. - № 49. - Ст.4552.

5. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации, информационных технологиях и защите информации» от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ / Российская газета. 15 августа. 2006
6. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002. № 1-ФЗ// Собрание законодательства РФ - 2002 - №. 2 - Ст. 324.
7. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002. № 184-ФЗ// Собрание законодательства РФ - 2002 - № 52 - Ст. 5140.
8. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.2004. № 125- ФЗ// Собрание законодательства РФ - 2004. № 43. Ст. 4169.
9. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 - М., Росархив. 1993 – 90 с.
10. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. – М., Из-во стандартов. 1984 – 16 с.
11. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. – М.: Изд-во стандартов, 1992. – 96 с.
12. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. – М.: Госстандарт России, 2003.
13. ГОСТ Р ИСО15489-2007 «Система стандартов по информации и библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». –М., Из-во стандартов. 2008. - 118 с.
14. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издание официальное – М.: Госстандарт России, 1998. – 10 с.
15. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1990. – 102 с.
16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., ВНИИДАД, 1991. – 75 с.
17. Организационно-распорядительной документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003. – 90 с.
18. ГОСТ 7.70-2003. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик. – М., Из-во стандартов. 2003. – с. 72.

19. ГОСТ 34. 601-90 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. – М., Из-во стандартов. 1990 – с. 91.

20. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. М., Изд-во стандартов, 1987. – с. 98.

21. ГОСТ 7.69 – 95 СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения//Вестник архивиста. 1997. № 5. – с. 67.
Литература:
22. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Организация документов в архивах[Текст]//Делопроизводство. 2002. № 3. –С. 90-91
23. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение[Текст] – М., Академия. 2006. 452 с.

24. Андрющенко Д. Рационализация работы с документами в учреждениях[Текст] М., 1968. c. 104.
25. Аполлонова Л.П., Шумова Н.Д. Механическая звукозапись. – [Текст] -М., Энергия. 1978. с. 199.

26. Баласанян В. Статья «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией» [Текст]/«Электронные системы». 2003г. - №3 –С. 21-28.
27. Бансюкевич В.Д. Документация в информационном обществе[Текст] //Секретарское дело. 1999. № 3. – С. 9-10

Дата добавления: 2015-06-26