Анализ документооборота

Каждый день на предприятии составляется, печатается и копируется масса различных документов. Это неотъемлемая часть деятельности каждой организации. Однако далеко не каждая из них уделяет должное внимание отслеживанию данного процесса. Зачастую подобная работа выполняется сторонними организациями, имеющими большой опыт в решении подобных вопросов. И компания ООО «КарМас» готова стать Вашим надежным партнером.

Данный процесс позволяет упорядочить потоки документации и дает возможность сократить расходы на создание и обработку документов. Оптимизация структуры документооборота и анализ эффективности сокращает расходы, благодаря грамотному расположению техники, применению современных и экономичных печатающих устройств и сокращению времени сотрудников на операции с документами.

Устанавливая порядок управления документами, учреждения должны следовать таким правилам: (см. Приложение 6)

- Централизация операция приема, первичной обработки и отправки документации;

- Сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- Однократность регистрации;

- Маршрутизация отдельных документов;

- Снижение уровня подписания документов;

- Внесение конкретных резолюций;

- Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Также весьма полезным для предприятия будет сравнительный анализ систем электронного документооборота, который также может провести компания.

ВЫВОД: Объективная картина расходов на операции, связанные с документами, позволяет более рационально распределить бюджет. Именно поэтому анализ документооборота организации – важнейший шаг на пути к стабильному и успешному ведению бизнеса.

3.3 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО "КарМас"

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна быть разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с заместителем Генерального директора по общим вопросам. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.3. Организация контроля исполнения документов.

4.4. Поисковая система по документам.

4.5. Составление номенклатуры дел.

4.6. Формирование и оформление дел.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО "КарМас" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки.

Ведет документооборот в компании ООО "КарМас" заместитель директора.

Также необходимо отметить, что в ООО "Кар Мас" присутствуют Учредительные документы – Устав Компании (см. Приложение 7), в котором закреплены все основные моменты организации Рассматривая службу делопроизводства в ООО "КарМас" следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

ВЫВОД: Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников требования к ним закреплены должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Дата добавления: 2015-06-26