Презентация с одним ведущим

Оборонительный вопрос

Вопрос - вызов

Вопрос - демонстрация

Довольно часто реальным мотивом задающего вопрос является желание показать своим коллегам, как хорошо он информирован. Ничто не сделает этого человека счастливее, чем публичная похвала его знаний, потому не бойтесь сказать ему, как он умен. "Конечно, Вы правы. Я не упомянул об этом, потому что для большинства людей это слишком сложно технически и, как Вы понимаете, это не повредит вступлению".

Вы высказываете некое утверждение, посягая таким образом на область знаний одного из зрителей. Самое лучшее - мгновенно отступить, сохраняя достоинство, вернуть ему полные территориальные права в его владениях и, возможно, спросить у него совета. "Прошу прощения, конечно, я говорил об американском рынке в целом, а не об американском рынке грелок, о котором вы, конечно же, знаете гораздо больше меня. Какие тенденции в торговле ими проявились за последние два года?"

Что-то из того, что вы предлагаете, может означать сокращение штата, бюджета, положения, влияния, покровительства или дополнительного дохода одного или нескольких ваших слушателей. "Что заставляет вас думать, что мы должны доверить местным управляющим самим делать закупки технического оборудования?" - можно сформулировать так: "Централизованные закупки - самая любимая часть моей работы, кроме разве что бутылок виски на Рождество, и будь я проклят, если позволю отнять ее у меня". Единственный способ справиться с этим - задать вопрос этому человеку и добиться, чтобы он разговорился, а затем, если вы затрудняетесь, как разрешить его на фактическом уровне, постарайтесь передать его другим членам группы.

Вашей первой реакцией на трудный вопрос любого типа должно быть подавление эмоционального отклика, который мог возникнуть в вашей груди, а второй - исследовать вопрос и попросить задавшего вопрос доработать и уточнить его. К тому же у вас имеются различные варианты, предлагаемые ниже.

КАК СПРАВИТЬСЯ С ТРУДНЫМИ ВОПРОСАМИ

• Ответить на вопрос.
• Признать свое незнание и пообещать отыскать ответ.
• Отложите его, чтобы заняться впоследствии им лично в течение большего времени.
• Переадресуйте его коллеге - эксперту, если вы захватили его с собой.
• Переадресуйте его человеку, который его задал.
• Задайте его другому члену аудитории.
• Предложите его для всеобщего обсуждения.

До сих пор в этой главе я говорил о двух типах аудитории - аудитория меньше пятидесяти или ста человек и аудитория больше двухсот человек. Наконец настало время рассмотреть и очень маленькую презентацию. Это, конечно же, третий тип: очень маленькая аудитория - с полдюжины человек, перед которыми выступает единственный ведущий. Возможно, это вообще наиболее распространенный случай, поэтому о нем нужно поговорить отдельно.

Важный момент, касающийся аудитории в пять - шесть человек, состоит в том, что это и не аудитория вовсе. Тут не может даже ставиться вопрос о слиянии этих индивидуумов в одно безликое целое. Равно как совершенно ясно, что когда в зале шестьсот человек, каждый не может вносить свои идеи, а вот шесть человек могут это делать. Следовательно, если в такой ситуации все время говорит один человек, это подчеркивает его высокомерие и монополизацию встречи. Это указывает на важное отличие от большой презентации.

Отличие состоит в том, что в большой аудитории вы оратор, а они все - слушатели, задающие свои вопросы, если вы их просите об этом, а в маленькой группе вы должны попытаться наладить диалог, а не монолог. Если группа пытается остаться спокойной и пассивной, то вы не должны допускать этого.

Успех презентации в маленькой группе может измеряться количеством времени, которое ведущий использует на то, чтобы слушать и отвечать на вопросы.

Недостаток маленькой группы - вы проводите свое время и тратите силы всего для горсти людей - уравновешивается тем фактом, что этих несколько человек можно убедить гораздо глубже, чем большую аудиторию. Они уходят, достигнув своих целей, получив ответы на свои вопросы и с чувством, что с этим делом все решено. Именно по той причине такая презентация гораздо тщательнее испытывает познания ведущего в его предмете. Он должен действительно знать всю базу и быть очень осторожным, чтобы не допустить у себя утверждений, которые не может подтвердить собственными знаниями и опытом.

Маленькая группа вызывает у ведущего и меньшее беспокойство по поводу вспомогательных средств и приемов. Вряд ли будут необходимы слайды, поскольку полдесятка человек могут рассмотреть рисунок или фотографию и без оптического увеличения. Если вы все же используете их, то не будет казусом, если один или два будут показаны вверх ногами. В целом атмосфера более раскованная, такой и должен поддерживать ее ведущий.

Тем не менее это все равно презентация, и все принципы, названные ранее, все равно полностью подходят для нее.

• Ведущие должны планировать, что им нужно сказать и в каком порядке.
• Они должны чувствовать свою аудиторию, и тогда диалог будет им неоценимой поддержкой, чтобы исправиться там, где они неправы.
• Они должны уделить внимание выбору и дизайну визуальных средств, которые будут использовать.
• Им необходимо разнообразить структуру: от слов - к иллюстрациям; от демонстрации - к обсуждению.
• Им нужно проверить, что все вспомогательные средства и оборудование на месте и находятся в рабочем состоянии.

Но приемы и практика презентации с одним ведущим нуждаются в некоторой модификации.

СЦЕНАРИЙ

Формально подготовленный сценарий, даже если он написан самой естественной разговорной речью, снимается с повестки дня. Тон презентации - разговор-диалог, он должен быть спонтанным.

ФОРМА

Спонтанность, тем не менее, не означает незапланированность. Ведущий должен иметь конкретные задачи, которые нужно выполнить в определенном порядке, и это должно быть ясно зафиксировано либо в его голове, либо на листках для заметок.

СТРУКТУРА

С такой маленькой группой вряд ли стоит говорить самому дольше нескольких минут, не давая такой возможности другим. Экспозиция, таким образом, должна быть разбита на маленькие куски с обсуждением после каждого, а экспозиция сама по себе должна свободно прерываться вопросами типа: "Имеет ли это смысл?", "Вы меня еще слушаете?" и т.д.

РЕПЕТИЦИЯ

Полноценная репетиция невозможна. Тем не менее очень ценной может оказаться проба с одним или двумя коллегами в роли аудитории, особенно если они могут поднять вопросы или темы, с которыми вы можете столкнуться.

ВИЗУАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА

Они должны быть простыми и гибкими. Конечно, может использоваться любая разновидность, но слайды, ЭДП, видео, магнитные доски и т. д. излишне сложны, и, если только ими не пользуются в очень свободной, но уверенной манере, они могут привнести нежелательный оттенок перегруженности (заумности) и официальности. Самыми лучшими помощниками в презентации такого рода будут следующие:

• Белая доска. Даст полную свободу, которая может потребоваться в любом из поднимаемых вопросов, и может использоваться любым членом аудитории, который захочет что-то изобразить.
• Схема. Аргументы те же, что и с белой доской, а дополнительное преимущество еще и в том, что не нужно стирать и рисовать на остатках предыдущего рисунка.
• Рисунки и фотографии. Их легко демонстрировать маленькой группе, выделяя те моменты, которые вам надо, в соответствии со степенью и уровнем их интереса. Вы можете также иметь некоторый запас, который вы не планируете использовать, но можете продемонстрировать, если так повернется разговор. Верх кафедры, повернутый к группе, действует как очень хороший стенд, если вы хотите что-то оставить на потом.
• Крупные объекты. Что-то, что вы можете показать со всех сторон или дать людям подержать, гораздо проще и эффективнее в маленькой группе.
• Действующие модели. Что-то настоящее, что люди могут увидеть в работе, даже лучше в небольших группах, поскольку все они могут попробовать управлять моделью, если это только не слишком трудно или опасно.
• Видео. Это идеально для показа маленькой группе. Часто это единственный способ показать крупное оборудование (аэропланы, турбины, краны, корабли, детали машин) в действии.

Но в целом такие презентации держатся на белых досках или схемах, а также рисунках или фотографиях. Чем больше вы будете создавать впечатление того, что все было спланировано заранее, тем менее это будет убедительно. Пример такой презентации смотрите в Приложении 2.

Дата добавления: 2015-06-27