КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Методика организации пресс-конференции
Подготовку к пресс-конференции следует начинать за две недели до даты ее проведения, хотя опыт PRSG показывает, что физически ее можно провести, добившись хороших результатов, и за два дня. Основные этапы организации пресс-конференции 1. Определение целей и задач пресс-конференции. 2. Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы. 3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.). 4. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конференции. Факторы, которые важны: • место проведения мероприятия; • продолжительность пресс-конференции; • спикеры, время и темы их выступлений; • наличие информационных материалов и сувенирной продукции; • привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик); • привлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства; • оформление зала; • обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия; • ведущий пресс-конференции. 5. Составление списков СМИ и их утверждение 6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании. 7. Пишется текст приглашения, который должен содержать: • информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться; • логотип компании; • дату, время и место проведения пресс-конференции; • темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия; • краткое описание освещаемой темы; • краткую информацию о компании (бэкграундер);
• для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции. 8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме пресс-конференции (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий: а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ; б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством: • наводящего вопроса первому журналисту; • беседы с главным редактором или редактором отдела; • установления отношений с другим журналистом из данного СМИ. 9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении пресс-конференции. 10. В процессе устного приглашения журналистов необходимо фиксировать их комментарии в письменной форме для дальнейшего анализа, оценки ситуации, составления списка возможных вопросов и последующего консультирования спикеров. 11. Еще один звонок журналистам делается накануне пресс-конференции, является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не изменились ли ваши планы посетить пресс-конференцию?»
12. Пишется пресс-релиз, который должен: • включать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию; • содержать логотип компании; • соответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов компании. 13. Обязательно создается информационная папка для журналистов. Классическая пресс-папка состоит из следующих документов (указаны в том порядке, в котором их должны видеть журналисты): • программа пресс-конференции, включая список спикеров; • пресс-релиз; • биографии с фотографиями спикеров компании; • копии презентаций спикеров (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM); • фото и/или слайды (могут предоставляться в электронном виде на CD-ROM); • информация о рынке, на котором работает компания; • актуальные цветные материалы (о продуктах, услугах компании); • истории успеха; • цифры и факты (факт-лист); • bakground компании; • брошюра (или история компании); • корпоративный бюллетень или издание; • визитки контактного лица (PR-менеджера компании или другого менеджера, в обязанности которого входит общение со СМИ). В набор для прессы рекомендуется включать небольшие сувениры с символикой компании; • папка с логотипом компании (или пакет), в которую упаковывается весь указанный набор материалов. Примечание. Ваша пресс-папка может отличаться от приведенного списка, но в ней обязательно должны присутствовать материалы, выделенные жирным шрифтом. 14. Подготавливается презентация для спикеров (при необходимости). 15. Заблаговременно, до пресс-конференции, составляется список наиболее трудных вопросов. Вопросы формируются двумя способами: а) с использованием профессиональной интуиции; б) в ходе общения с журналистами во время их приглашения и неформального выяснения у них отношения к теме, поднимаемой компанией. 16. До пресс-конференции PR-менеджер проводит со спикерами консультационную работу, которая включает: • информирование о возможных реакциях и откликах прессы на предлагаемую тему мероприятия; • определение сильных и слабых сторон проводимого мероприятия, внесение предложений по устранению слабых моментов и, совместно с руководством, доработка темы и сценария пресс-конференции;
• информирование об отношении СМИ и настрое журналистов; • напоминание всем спикерам о нормах и правилах взаимоотношения со СМИ; • обсуждение списка сложных вопросов и совместная выработка ответов. 17. На мероприятие PR-менеджеры должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда должна соответствовать стилистике мероприятия. Обязательно должен быть именной нагрудный бедж. Помимо этого менеджеры должны иметь с собой: • сформированные пресс-папки для журналистов; • именные бэджи для журналистов с названием изданий; • бэджи для спикеров; • списки для регистрации и собственные визитки в достаточном количестве; • таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие; • настольные таблички с именами спикеров; • табличку «Регистрация» на стол регистрации; • элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию. 18. Необходимо проверить степень готовности залов для пресс-конференции и фуршета, наличие стола для регистрации, а также украсить («отбрэндить») помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Заранее, до мероприятия (еще лучше, до появления журналистов), необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами. 19. На регистрации должно присутствовать не менее двух менеджеров. В больших отелях (помещениях) один из представителей компании должен встречать журналистов у входа. В случае доставки журналистов собственным транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия. 20. Во время регистрации следует зафиксировать в списках посещаемость журналистов, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им пресс-папки и дополнительную информацию.
21. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки. 22. PR-менеджер должен следить за регламентом проведения пресс-конференции. Время официальной части не должно превышать 40 минут, не менее 10-15 минут необходимо отвести на вопросы журналистов. 23. По окончании официальной части во время фуршета PR-менеджеры должны активно общаться с журналистами для выявления информационных пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини-интервью со спикерами компании. Также следует узнать об их впечатлениях, предложить журналистам выслать дополнительную информацию и фотографии. В это же время организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам. 24. По окончании пресс-конференции PR-менеджер не должен покидать место проведения мероприятия до ухода последнего журналиста. Следует поблагодарить журналистов за участие в пресс-конференции. 25. В тот же день после проведения пресс-конференции необходимо распространить пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии. 26. В течение 2-3 дней готовятся фотографии по мероприятию, которые могут предоставляться журналистам по их запросу. 27. В течение 3-5 дней необходимо провести телефонные беседы с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления дополнительной информации для развития темы. (Рекомендации в отношении очередности телефонных звонков смотри в методике по рассылке пресс-релиза.) По результатам этой работы составляется план выхода публикаций. 28. Публикации собираются по мере их выхода, подшиваются, а копии рассылаются по компании.
Дата добавления: 2017-01-13; Просмотров: 312; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |