Завдання для обговорення

План

Семінарське заняття

Завдання№1

Додаткові завдання

Завдання №1

Обов’язкові завдання

Підготуйте наказ про призначення на посаду бухгалтера з дотриманням усіх реквізитів документа.

Сформулюйте письмово основні правила щодо організації роботи з документами у підприємстві.

Література: [1,2].

6. Організація діловодства (2 години)

1. Організація діловодства у підприємстві.

2. Роботи з документами, що надходять у підприємство.

3. Робота з вихідними документами.

Навчальні цілі:

- Ознайомити із сутністю та формами діловодства;

- Визначити вимоги до раціональної організації документообігу у підприємствах;

- Розкрити основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у торговельних підприємствах;

- Висвітлити зміст роботи з документами,що надходять у підприємство;

- Розкрити специфіку роботи з вихідними документами;

- Визначити особливості роботи з документами власного архіву керівника;

- Ознайомити із сутністю та методами контролю за станом документаційного забезпечення управління.

Вивчивши тему, студент повинен знати:

Ступінь та форми діловодства; вимоги до раціональної організації документо обігу у підприємствах; основні напрямки удосконалення діловодства у документо обігу;зміст робот из документами, що надходять у підприємство; робота з вихідними документами; особливості робот из документами власного архіву керівника; сутність та методи контролю за станом документаційного забезпечення управління.

1. Розкрийте сутність поняття «діловодство».

2. Назвіть та охарактеризуйте форми діловодства, які застосовуються у підприємствах.

3. Вкажіть вимоги до раціональної організації документообігу у підприємствах.

4. Розкрийте основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу у підприємствах.

5. У чому полягає зміст роботи з документами, що надходять у підприємство?

6. Висвітліть особливості роботи з вхідними документами.

7. Визначте особливості роботи з документами власного архіву керівника.

8. Назвіть та охарактеризуйте методи контролю за станом документаційного забезпечення управління.

Тести для самоконтролю

1. На що має звернути увагу менеджер при роботі з текстовими матеріалами, щоб перед читанням визначити, яку інформацію несе текст в цілому?

1. Назва, передмова та введення, зміст та підзаголовки глав, резюме та висновки.

2. Аргументація, статистичні дані, докладні описи і відступи автора.

3. Назва, зміст та підзаголовки глав, аргументація, докладні описи та відступи автора, анотація.

4. Ключові слова «особливо», «також», «оскільки», «однак».

2. Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати:

1. Коли виникне в цьому необхідність.

2. За вказівкою керівника підприємства.

3. У день їх надходження.

4. Не пізніше, ніж на третій день після надходження.

3. Яка з організаційних форм діловодства передбачає, що частину операції роботи з документами покладено на спеціалізовану службу (наприклад, канцелярію, секретаря), а решту операцій виконують структурні підрозділи?

1. Децентралізована.

2. Змішана.

3. Централізована.

4. Уніфікована.

4. Для контролю за організацією зберігання документів у підприємстві застосовують наступні методи:

1. Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення.

2. Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.

3. Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління; виявлення причин, що затримують проходження документів.

4. Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління; з’ясування причин збільшення обсягу документообігу.

5. Формами уніфікації тексту документа є:

1. Стандартизація, трафаретизація.

2. Таблиця, анкета.

3. Стандарт, трафарет, таблиця.

4. Анкета, трафарет, таблиця.

6. Виділяють такі організаційні форми діловодства:

1. Централізована, децентралізована.

2. Регламентована, вільна.

3. Централізована, децентралізована, змішана.

4. Уніфікована, централізована.

7. Які дії, окрім власне читання, включає опрацювання текстів?

1. Маркування тексту (умовні знаки і записи на полях, підкреслювання) та виписування (цитування та конспектування).

2. Копіювання текстів.

3. Цілеспрямований відбір матеріалів, використання швидко читання та конспектування.

4. Формування тез документів.

8. Які фактори вирішальною мірою визначають успішність праці менеджера з документами?

1. Особистісні якості менеджера.

2. Розподіл праці та організація діловодства у підприємстві.

3. Розмір підприємства, наявність секретаря та канцелярії.

4. Обсяг документообороту.

9. Яких вимог потрібен дотримуватися менеджер, оформлюючи адресат резолюції?

1. Адресатом повинен бути один єдиний виконавець, кілька виконавців неприпустимі.

2. При об’єктивній необхідності виконання рішення кількома особами слід взагалі відмовитися від резолюції.

3. Треба прагнути до єдиного виконавця, але при об’єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.

4. Адресатом повинен бути лише один виконавець, зазначені терміни та контроль за виконанням.

10. До основних напрямків удосконалення діловодства і документообігу у підприємствах належать:

1. Уніфікація тексту документів; стандартизація.

2. Прямоточність руху потоків документів; додержання принципу паралельності.

3. Стандартизація; уніфікація тексту документів; використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки.

4. Додержання принципу паралельності; виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділу або в одного виконавця.

11. Що називається номенклатурою справ?

1. Це систематизований список справ, переданих до архіву.

2. Це систематизований список усіх документів, які задіяні у документообігу підприємства.

3. Це систематизований список заголовків справ, які заведено у підприємстві, з визначенням термінів зберігання.

4. Це систематизований список документів, які складено у підприємстві, з визначенням термінів зберігання.

12. Яка з організаційних форм діловодства передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах (наприклад, канцелярії, друкарському бюро)?

1. Уніфікована.

2. Децентралізована.

3. Змішана.

4. Централізована.

13. Встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування – це:

1. Уніфікація.

2. Регламентація.

3. Стандартизація.

4. Типізація.

14. У чому полягає сутність негайної відповіді («блискавки») на діловому листі з метою раціоналізації особистої праці менеджера?

1. Накладання на оригінал візитної картки (особистої або підприємства), копіювання обох документів, написання від руки свого прохання на ці копії та відсилання адресатові.

2. Швидкочитання та використання уніфікованого бланку листів підприємства.

3. Написання відповіді чи прохання на документі та відсилання відправнику.

4. Написання від руки на отриманому листі відповіді, датування, підписання, відсилання оригіналу відправникові (копія залишається у справі).

15. Яким є раціональний спосіб обробки пошти, що надійшла на підприємство?

1. Вся вона повинна надходити на розгляд виключно до керівника.

2. Керівник отримує пошту, відкриває, сортує (за пріоритетністю), розподіляє по виконавцям, накладає резолюції.

3. Секретар отримує пошту, відкриває, сортує (за пріоритетністю та виконавцями), реєструє.

4. Секретар отримує пошту, відкриває, сортує (для керівника, заступників, безпосередніх виконавців), додає при необхідності пояснювальні матеріали, керівник розглядає свою частину, розподіляє за пріоритетністю, приймає рішення, накладає резолюції.

16. Для контролю за обсягом документообігу у підприємстві застосовують такі методи:

1. Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх введення.

2. Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління; з’ясування причин збільшення обсягу документообігу.

3. Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління; виявлення причин, що затримують проходження документів.

4. Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.

17. Операції щодо створення, приймання – передавання, зберігання, опрацювання документів, складають зміст:

1. Документообігу.

2. Діловодства.

3. Документаційного забезпечення.

4. Стандартизації.

18. Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах є:

1. Прямоточність руху потоків документів.

2. Виконання принципу одноразово перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

3. Додержання принципу паралельності.

4. Ваш варіант відповіді.

19. Формами уніфікації тексту документа є:

1.Стандартизація, трафетаризація.

2. Таблиця, анкета.

3. Стандарт, трафарет, таблиця.

4. Анкета, трафарет, таблиця.

20. Для контролю за наявністю і виконанням номенклатури справ у підприємстві застосовують такі методи:

1. Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і неврахованих справ, правильності їх ведення.

2. Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості оброблених документів в апараті управління, з’ясування причин збільшення обсягу документообігу.

3. Перевірка картотек, журналів і документів з погляду наявності позначення про виконання і додержання строків проходження документів в апараті управління; виявлення причин, що затримують проходження документів.

4. Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб.

Дата добавления: 2017-02-01