Выбор первичного ключа

Создание таблицы в режиме конструктора

Построение таблиц вручную

Создание таблиц с помощью мастера

В отличие от мастера базы данных, который сразу создает целое приложение со множеством объектов, таких как формы, запросы или отчеты, мастер таблиц создает структуру одной таблицы (и, по вашему желанию, простейшую форму для ввода в нее данных). Такой подход адресован, в первую очередь, новичкам и полезен, прежде всего, тем, что позволяет выбрать из предлагаемых заготовок необходимые характеристики для того объекта реального мира, сведения о котором будут храниться в будущей таблице.

Мастер предлагает большой набор готовых полей из 25 таблиц для делового приме­нения (например, таблицы Контакты, Клиенты, Сотрудники, Товары,- Основные фонды, Задачи) и 20 таблиц для личного пользования (например, таблицы Адреса, Рецепты, Растения, Книги, Альбомы). Многие таблицы из категории Деловые мало чем отличаются от таблиц учебной базы данных Борей. Выбрав в качестве помощника мастера создания таблиц, пользователь может сам выбрать поля, которые будут включены в таблицу, изме­нить имена стандартных полей, указать имя таблицы и определить первичный ключ.

Самый первый шаг при создании таблиц любым способом — открыть требуемую базу данных. Для создания таблицы с помощью мастера необ­ходимо выполнить следующее.

1. Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных, а затем дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера. На экране откроется первое окно мастера.

В результате откроется диалоговое окно Новая таблица, где из списка дос­тупных методов и режимов создания новой таблицы необходимо выбрать пункт Мастер таблиц и щелкнуть на кнопке ОК.

2. В окне мастера на выбор предложено два типа таблиц: Деловые и Личные. Выберите подходящий вам тип таблиц, установив соответствующий переключатель.

3. Просмотрите список стандартных таблиц (список Образцы таблиц), обращая вни­мание на набор полей, которые для каждой из них предусмотрены (список Образцы
полей отображается на средней панели окна). Выберите из списка ту таблицу,
структура которой вам больше всего подходит.

4. Включите в новую таблицу подходящее поле из списка Образцы полей. Чтобы сделать это, выделите нужное поле, а затем щелкните на кнопке со значком ">" (или просто дважды щелкните на имени поля). Выбранное поле появится в списке Поля новой таблицы. Кнопка "»" —включает в новую таблицу сразу все поля из списка Образцы полей. Кнопка "<" — исключает из списка полей новой таблицы ранее включенное туда поле. Кнопка "«"— позволяет начать процесс выбора полей сначала (щелчок на этой кнопке удаляет из списка Образцы полей все ранее выбранные поля). Кнопка Переименовать поле — если вы хотите назвать поле как-то иначе, щелкните на этой кнопке, введите в открывшемся окне Переименование поля свой вариант и вернитесь в окно мастера, щелкнув на кнопке ОК.

5. Чтобы включить в таблицу все необходимые вам поля, повторите шаг 4 требуемое число раз. Мастер позволяет включать в новую таблицу поля из других таблиц. Когда все поля выбраны, щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему этапу создания таблицы.

6. Следующее окно мастера создания таблиц предлагает задать имя для новой таблицы (оно может отличаться от указанного в образцах таблиц) и выбрать способ определения первичного ключа. Если при создании таблицы выбор первичного ключа вызывает у вас затруднения, поручите это дело мастеру, выбрав опцию Microsoft Access автоматически определяет ключ.

7. В том случае если ключ вы задаете самостоятельно, мастер предложит вам выбрать нужное поле, а также указать, какие данные должны в нем содержаться. Поэтому из раскрывающегося списка в верхней части окна мастера выберите поле КодТовара, а в качестве значений данного поля — автоматически генерируемую последовательность номеров. Щелкните на кнопке ОК, чтобы перейти к заключительному окну мастера.

8. Итак, мастер готов создать для вас новую таблицу. Выбрав одну из трех предложенных опций, вы можете сразу же проанализировать и изменить структуру таблицы, открыть таблицу и непосредственно ввести в нее данные или дать указание мастеру создать форму, с помощью которой будете вводить данные в таблицу. Кроме того, если вам необходима помощь, установите флажок Вывести справку по работе с таблицей, и в окне справки будет открыт раздел Работа с данными таблицы. Чтобы увидеть результат работы мастера под вашим чутким руководством, оставьте принятую по умолчанию опцию Ввести данные непо­средственно в таблицу и щелкните на кнопке Готово.

Чтобы создать требуемую вам таблицу действительно "с нуля", без использования каких-либо шаблонов и полностью контролируя все этапы разработки структуры таб­лицы, в Access предусмотрен режим конструктора. Кроме того, Access позволяет соз­давать таблицу еще одним оригинальным способом, сразу в режиме таблицы: минуя стадию разработки структуры таблицы, в нее сразу вводятся данные, а затем на основе этой информации программа Access сама определяет для них тип и формат.

Чтобы создать таблицу в режиме таблицы, выполните следующее.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы, а затем дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы путем ввода данных. В рабочем пространстве приложе­ния Access появится новая таблица — Таблица! — в режиме таблицы.

2. Укажите имена полей для новой таблицы. Для этого достаточно дважды щелк­
нуть на заголовке нужного столбца (Поле1, Поле2 и т.д.) и ввести имя поля.

3. Задав имена полей, можно вводить в таблицу данные. Чем больше данных будет введено, тем точнее программа Access сможет определить тип данных для полей и размеры полей.

4. Закончив ввод, сохраните новую таблицу, щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов (или выберите команду Файл=>Сохранить) и в открывшемся окне Сохранение введите имя новой таблицы и щелкните на кнопке ОК. При сохране­нии таблицы все пустые столбцы, которые не были переименованы, удаляются.

По окончании ввода данных програм­ма Access анализирует содержимое полей таблицы и сама задает для них тип данных, который более всего им соответствует. Однако рано или поздно вам все равно придет­ся перейти в режим конструктора, чтобы уточнить типы полей (если Access их Невер­но истолкует), задать требуемые свойства полей, определить первичный ключ и вы­полнить другие важные операции, касающиеся структуры таблицы.

Чтобы переключиться в режим конструктора из режима таблицы, щелкните на кнопке Вид панели инструментов Таблица в режиме таблицы или щелкните правой кнопкой на заголовке окна таблицы и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Конструктор таблиц.

В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описания полей.

Порядок действий будет следующим.

1. В окне открытой базы данных щелкните на кнопке Таблицы, а затем в области объектов дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы в режиме конструктора. На экране появится пустая форма для проектирования таблицы в режиме конструктора.

2. В первой строке столбца Имя поля введите имя поля для первого поля таблицы. Затем нажмите клавишу <Enter> или <ТаЬ>, чтобы переместиться в столбец Тип данных.

3. Как только вы перейдете в ячейку столбца Тип данных, в ней появится принятое по умолчанию значение Текстовый, а справа — знакомая кнопка со стрелочкой (В), указывающая на то, что ячейка представляет собой раскрывающийся список. В этом списке, как и следовало ожидать, перечислены все доступные в Access типы полей. Щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы выбрать из раскрывающегося списка необходимый тип данных.

4. Выбрав тип данных, снова нажмите клавишу <Enter> или <ТаЬ>, чтобы перейти в столбец Описание. Введите краткое и ясное описание для этого поля. Текст описания будет выводиться в строке состояния при вводе данных в поле и поможет вам выбрать допустимые значения этого поля.

5. Выполните шаги 2—4 требуемое число раз, чтобы указать в структуре таблицы все необходимые поля.

Данная операция не является обязательной и можно оставить это поле пустым, однако опыт показывает, что подобная пунктуальность никогда не оказывается излишней, причем не только для ваших коллег, которым впоследствии приходится постигать логику вашего мышления, но — с течением времени — и для вас самих.

Для каждого типа полей данных в СУБД Access предусмотрены свои свойства, и спи­сок их достаточно обширен (например, Размер поля, Формат поля, Маска ввода, Под­пись, Условие на значение).

6. Следующий шаг — это установка первичного ключа. Рассмотрим этот этап подробнее.

Первичный ключ — это поле или набор полей таблицы, которые од­нозначно идентифицируют каждую запись.

Следуя этому определению, к полю, которое претендует на роль первичного клю­ча, предъявляются довольно жесткие требования, и выбрать первичный ключ из обычного набора полей, которые описывают какой-либо реальный объект, достаточно сложно. Поэтому общепринятой практикой считается создание специального иденти­фицирующего поля, которое выполняет функции первичного ключа. С добавлением каждой новой записи в таблицу в это поле зано­сится специальное значение (как правило, числовое), уникально определяющее за­пись. В приложении Access организовать такую нумерацию можно благодаря типу данных Счетчик, который присваивает каждой новой записи свой номер, генерируя последовательность чисел с шагом 1 (или случайным образом).

Однако, если позволяют условия (точнее, информационное наполнение таблицы), программа Access готова поддерживать и два других типа первичных ключей: простой ключ и составной ключ.

В роли простого ключа может выступать одно из уже существующих полей таблицы, если оно содержит уникальные значения. Примерами таких полей могут быть {номера машин, инвентарные номера, идентификационные коды.

Составной ключ строится как комбинация двух и более элементов данных. Для некоторой таблицы Сотрудники, например, таким ключом могла бы стать комбинация I полей Фамилия, Имя, Отчество (для небольшой организации). Однако, если в штате такой организации есть служащие-однофамильцы, имена и отчества которых также совпадают, теоретически можно включить в такой составной ключ какой-либо дополнительный атрибут, например поле ДатаРождения.

Еще один распространенный способ определения первичного ключа — это использование простых текстовых кодов. Для заполнения поля такого идентификатора используются простые правила.

Использование алфавитного кода вместо цифрового имеет свои преимущества, глав­ным образом благодаря тому, что легче воспринимается. Если есть вероятность того, что текстовые коды могут совпасть, можно дополнить алфавитную часть ключа не­сколькими цифрами.

Чтобы самостоятельно установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, выполните следующее.

В режиме конструктора выделите поле (или несколько полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>), которое будет играть роль первичного ключа.

1. Щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов Конструктор таблиц или выберите команду главного меню Правка=>Ключевое поле.

2. Теперь, когда указаны все поля таблицы и определен первичный ключ, таблицу необходимо сохранить. Для этого щелкните на кнопке Сохранить панели инст­рументов Конструктор таблиц, в открывшемся диалоговом окне Сохранение вве­дите имя таблицы и щелкните на кнопке ОК.

При работе с базой данных все вносимые в таблицу записи, а также любые изменения уже существующих в таблице данных сохраняются программой Access автоматически. Однако если в режиме конструктора создается или модифицируется структура объек­тов Access (таблиц, форм, запросов или отчетов), перед выходом из режима конструк­тора эти изменения необходимо обязательно сохранить.

3. Сохранив таблицу, можно либо сразу вводить в нее данные, щелкнув на кноп­ке Вид панели инструментов, либо закрыть таблицу, щелкнув для этого на служебной кнопке Закрыть, расположенной в правом верхнем углу окна конструктора.

Вопросы для самопроверки:

Опишите последовательность действий при создании таблицы при помощи мастера создания таблиц.

Опишите последовательность действий при создании таблицы при помощи конструктора таблиц.

Опишите последовательность действий при создании таблицы путем непосредственного ввода данных.

Расскажите о возможностях установки первичного ключа.

Литература:

Тимошок Т.В. Microsoft Access 2003. Самоучитель.

Дата добавления: 2014-01-14