Системы управления документами

Прежде всего, это относится к комплексу операций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота. Для реализации таких функций необходимо объединить Workflow-систему с системой управления документами (СУД), которые, как правило, имеют встроенные возможности по интеграции с внешними приложениями (офисными и прикладными программами), которые обеспечивают СУД документами. Кроме того, СУД изначально были ориентирован на КИС масштаба предприятия, в связи с чем все промышленные системы выполнены в архитектуре клиент-сервер и способны работать практически на всех программно-аппаратных платформах, т. е. характеризуются отличной масштабируемостью, переносимостью, безопасностью и надежностью хранения данных, а также обеспечивают распределенный режим работы. Если составные части КИС поддерживают довольно широкий список оборудования и серверного программного обеспечения, это дает возможность уменьшить затраты, так как увеличивается вероятность того, что необходимые базовые продукты в организации уже есть. На сегодняшний день основными платформами, на которых должны функционировать формирующие КИС СУД, САБП и прикладное программное обеспечение, следует считать Windows, Novell NetWare, основные разновидности UNIX и промышленные СУБД Oracle, Microsoft SQL Server, Oracle или Sybase. Системы автоматизации бизнес-процессов - САБП Важно отметить, что КИС на основе систем автоматизации бизнес-процессов (САБП) и СУД являются довольно универсальными. Подобные комплексы, благодаря имеющимся инструментам интеграции, позволяют объединить офисный, (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, в который входит техническая, технологическая и чертежно-конструкторская документация (она, как правило, разрабатывается в САПР и ГИС), а также любые другие виды информации, вплоть до мультимедиа. Кроме того, в состав КИС могут входить программы бухгалтерского, складского, кадрового учета и др. Следует обратить внимание, что интеграция осуществляется только между программами, отвечающими некоему набору технических требований. Минимальный уровень интеграции обеспечивает наличие открытых кодов командной строки: лучше, если программа поддерживает стандарт OLE Automation, а еще лучше, если она имеет сетевую версию, использующую для хранения своих структурированных данных SQL-сервер. Тогда возможно создание мощного и гибкого инструмента, отвечающего современным требованиям по безопасности и надежности. Справедливости ради нужно заметить, что большинство фирм-разработчиков ПО уже выпустили или в ближайшее время выпустят версии программ, соответствующие промышленным стандартам межпрограммного взаимодействия, поэтому данное ограничение на интеграцию, скорее всего, не окажется существенным препятствием на пути построения КИС. Маршрутизация в системах автоматизации бизнес-процессов (САБП) Существующие САБП, как правило, поддерживают один из двух способов маршрутизации:

жесткую. Определяется разработанной заранее моделью бизнес-процесса. Таким образом, применение жесткой маршрутизации допустимо там, где технология обработки документов или просто выполнения заданий хорошо формализуется. Большинство зарубежных систем управления относится именно к этому классу программ.
свободную. Так как особенностью отечественного ведения хозяйства является наличие случайного или субъективного фактора, вносящего некоторую неопределенность в структуру бизнес-процессов, то в большинстве отечественных организаций обычно используется свободная маршрутизация, когда последовательность этапов бизнес-процессов определяется (и доопределяется) на стадии выполнения заданий.

Таким образом, можно сделать вывод, что САБП должна учитывать и национальные особенности управления, и потому поддерживать оба способа маршрутизации. Подобный симбиоз двух разных подходов позволяет избежать крайностей и получить то сочетание жесткой и свободной маршрутизации, которое наиболее оптимально соответствует специфике предприятия.

Системы управления документами - СУД