Зависимость документа от документообразующих признаков

ЛЕКЦИЯ №5

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ - главное средство закрепления различным способом на специальном материале (носителе) информации, получаемой в процессе развития науки и практической деятельности людей. В них закрепляется и концентрируется информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Основная функция документа - обеспечение передачи информации в пространстве и времени между различными пользователями.

Данный класс информационных ресурсов является наиболее исследованным. Фактически все работы по созданию и развитию информационных систем направлены на формирование документальных информационных ресурсов и обеспечение доступа пользователей к ведомственным, национальным и международным документальным ресурсам.

Обобщенная модель документа, как показывает анализ существующих определений, является функцией следующих документообразующих признаков:

(1)

где Д - документ;

- содержание информации, отражаемой в документе;

- носитель информации;

- алфавит представления информации;

- метод (способ) фиксации информации (данных), зафиксированной в документе;

- устройство (техническое средство), обеспечивающее как воспроизводство документа в форме, пригодной для восприятия человеком, так и регистрацию (фиксацию), сбор, передачу, хранение и обработку, ввода-вывода документов;

- правила (способы, методы, алгоритмы, программы) преобразования документов (информации (данных)) при изменении носителя информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода документов;

- метаинформация о документе (информация, описывающая документ).

В первом приближении документообразующие признаки могут быть заданы следующим перечнем.

1. Содержание информации, отражаемой в документе ().

1.1. Проблемная область информации, отраженной в документе.

1.1.1. Научно-техническая информация.

1.1.2. Экономическая информация.

1.1.3. Управленческая информация.

1.1.4. Технологическая информация.

1.1.5. Производственная информация.

1.1.6. Юридическая информация.

1.1.7. Справочная информация.

1.1.8. Социальная информация.

1.1.9. Медицинская информация.

1.1.10. Прочая (в том числе художественная, религиозная, музыка, искусство, литература и т. д.).

1.2. Описательная информация о документе (информация, описывающая документ).

1.2.1. Реферативно-библиографические данные (в соответствии с принятыми нормами описания конкретного вида документа).

1.2.2. Лингвистические средства, раскрывающие содержание документа (классификации, классификаторы, рубрикаторы, тезаурусы и дескрипторные словари, прочие словарно-терминологические средства).

1.2.3. Идентификационная информация, способствующая однозначной идентификации документа и его места в совокупности взаимосвязанных документов, а также связей документа с другими документами, фондами документов, владельцами и пр.

2. Носитель информации ().

2.1. Бумажный носитель:

2.1.1. Документы, подготовленные с помощью традиционных средств полиграфии.

2.1.2. Бумажный носитель для устройств типа принтера.

2.1.3. Перфолента.

2.1.4. Перфокарта.

2.1.5. Носители для устройств отображения.

2.2. Магнитные и магнитооптические (CD ROM) носители:

2.2.1. Магнитная лента.

2.2.2. Магнитные диски и дискеты.

2.2.3. Жесткие диски (винчестеры).

2.2.4. CD ROM.

2.2.5. Оперативная память.

2.3. Микрофильмовые носители и кинофотоматериалы:

2.3.1. Микрофильмы.

2.3.2. Микрофиши.

2.3.3. Фотоносители.

2.3.4. Киноматериалы.

2.4. Устройства отображения:

2.4.1. Табло для алфавитно-цифровой информации.

2.4.2. Экраны.

2.4.3. Самописцы.

2.5. Сообщения по линиям связи.

3. Алфавит представления информации ().

3.1. Цифры.

3.2. Буквы.

3.3. Символы иероглифических систем письменности.

3.4. Знаки:

3.4.1. Математические и химические знаки.

3.4.2. Почтовые знаки.

3.4.3. Картографические знаки.

3.4.4. Железнодорожные и пароходные знаки, знаки правил уличного движения и пр.

3.4.5. Метеорологические знаки.

3.4.6. Астрономические и лунные знаки.

3.5. Прочие системы специальных знаков и условных обозначений (знаки радиоэлектронных схем, технологических процессов и пр.).

4. Метод (способ) фиксации информации (данных), зафиксированной в документе ().

4.1. Тексты.

4.2. Формульная информация (в том числе различные методы представления химических формул и структур).

4.3. Табличная информация (в том числе бланковая, анкетная).

4.4. Графика (рисунки, чертежи, карты, изображения, видеоматериалы и пр.).

4.5. Представление пространственных данных.

4.6. Аудиоинформация.

4.7. Аудиовизуальная информация.

4.8. Цифровая и аналоговая информация, записываемая различной регистрирующей аппаратурой.

4.9. Перфорация (от азбуки для слепых до кодовых комбинаций на перфоносителях).

5. Устройство (техническое средство), обеспечивающее как воспроизводство документа в форме, пригодной для восприятия человеком, так и регистрацию (фиксацию), сбор, передачу, хранение и обработку, ввода вывода документов ().

5.1. Средства ручной обработки.

5.2. Оргтехника.

5.3. Микрофильмовая техника (все средства кинофототехники).

5.4. Электронно-вычислительная техника (в том числе ЭВМ, телевизионная техника).

5.5. Средства и каналы связи.

6. Правила (способы, методы, алгоритмы, программы) преобразования документов (информации (данных)) при изменении носителя информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода документов ().

6.1. Преобразования:

6.1.1. Информации (данных).

6.1.2. Носителей.

6.1.3. Технических средств.

6.1.4. Алгоритмов, программ, правил.

6.2. Операции обработки:

6.2.1. Копирование.

6.2.2. Контроль.

6.2.3. Поиск.

6.2.4. Восстановление.

6.2.5. Защита.

6.2.6. Ввод-вывод.

6.2.7. Преобразование:

6.2.7.1. Редактирование (включение, замена, извлечение, объединение, сегментирование, гашение, уничтожение, создание связи, изменение положения, упорядочение, слияние, группировка).

6.2.7.2. Кодирование-декодирование, транслитерация, транскрибирование.

6.2.8. Просмотр.

6.2.9. Обмен.

6.2.10. Хранение.

6.2.11. Прочие операции.

7. Метаинформация о документе (информация, описывающая документ) ().

7.1. Описание структуры документа.

7.2. Описание системы кодирования, включаемой в документ.

7.3. Описание операций, разрешенных над информацией, включаемой в документ.

7.4. Описание информации, включаемой в документ.

7.5. Описание информации, идентифицирующей документ.

7.6. Описание технических средств, необходимых для обработки документов и информации, включенной в документ.

7.7. Описание правил, алгоритмов, программ, обеспечивающих работу с документом.

Перечень составлен на основании анализа документов, циркулирующих в различных сферах человеческой деятельности. Проведенный анализ признаков показал, что указанные параметры не учитывают конфиденциальности информации, жизненного цикла (времени переработки документа). С учетом вышесказанного в обобщенную модель документообразующих признаков были внесены следующие признаки:

Уровень конфиденциальности разрабатываемого документа ().

(2)

Разрабатываемые документы, относятся к информации составляющей конфиденциальную информацию, к ним предъявляется ряд требований, указанных в нормативных документах, например, таких как ФЗ149-06 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» и многих других.

Жизненный цикл ().

– указывается для каждого документа в зависимости от требований нормативно-правовых документов (отсчитывается с даты подписания документа или срок действия документа).

Большинство организационно-распорядительных документов по технической защите информации действуют на протяжении некоторого периода времени – жизненного цикла документа. По истечении этого срока, документ прекращает свое действие и требует переработки.

Таким образом, обобщенная модель документа, является функцией следующих документообразующих признаков:

(3)

Приведенный перечень с достаточной полнотой отражает состояние (уровень развития) современных информационных технологий, опирающихся на документальные информационные ресурсы.

Каждый документ характеризуется своим набором признаков. С другой стороны, один и тот же по содержанию документ может иметь различную форму представления в зависимости от того, в какой информационной структуре он функционирует. Все это должно быть учтено при организации документооборота.

Дата добавления: 2014-01-15