Система управления

Оценка реальной эффективности управления

Условия применения системного подхода

Несмотря на то, что системный подход отличается универсальностью, его

успешное применение в значительной мере зависит от профессиональной

подготовки эксперта, который должен иметь четкое представление о

специфических особенностях изучаемого объекта и уметь выявить эффективные

показатели. Искусство выявления оцениваемых показателей основывается на

четком представлении преимуществ, недостатков и специфики различных

методов оценки.

В первом приближении можно сформулировать следующую

последовательность действий, которые составляют содержание процесса

выявления оцениваемых показателей:

• установление границы объекта подлежащего оценке, т.е. представление

объекта в виде некоторой изолированной части реального мира.

Расширение границ объекта повышает размерность и сложность

многокомпонентного объекта и, тем самым, затрудняет анализ.

Следовательно, в практике следует разделять сложные объекты на

подсистемы, которые можно изучать по отдельности без излишнего

упрощения реальной ситуации;

• определение показателя эффективности, на основе которого можно

оценить характеристики объекта с тем, чтобы сравнить с "наилучшим"

показателем функционирования объекта. Обычно выбираются

показатели экономического (издержки, прибыль и т.д.) или

технологического (производительность, энергоемкость,

материалоемкость и т.д.) характера;

• выбор внутрисистемных независимых переменных, которые должны

адекватно описывать показатели или условия функционирования объекта

и способствовать тому, чтобы все важнейшие технико-экономические

решения нашли отражение в оцениваемых показателях;

• выбор метода анализа, охватывающего все показатели и отражающего

влияние независимых переменных на значение показателя

эффективности.

Специфика управления состоит в том, что реализация целей управления

осуществляется как в рамках системы управления (субъект управления), так и в

рамках управляемого объекта. Эта сложность взаимодействия целей в рамках

системы управление-производства требует рассмотрения результатов

деятельности обеих подсистем - управляющей и управляемой. Каждая из этих

подсистем обладает своими ресурсами, эффективность использования которых

необходимо учитывать.

Итак, можно обобщить основные характеристики системы управления и,

соответственно, критерии ее эффективности (рис. 3).

Рис. 3. Структура оценки эффективности управления при системном подходе.

Направлениями оценки являются:

• Достижение цели;

• Качество функционирования;

• Экономичность;

• Изменение в технологическом базисе производства;

• Изменения в качестве рабочей силы;

• Внешние социально-экономические условия.

Совокупность направлений оценки по достижению цели, качеству

функционирования и экономичности оценивают деятельность субъекта

управления (управляющей системы) и формируют прямую эффективность

управления, оценивающую в основном деятельность управляющей системы и

вносящую наибольший вес в оценку реальной эффективности системы

управления.

Другим вкладом в оценку реальной эффективности именно системы управления

организации являются результаты деятельности объекта управления по

выполнению управляющих воздействий.

Основная деятельность объекта управления, связанная с выпуском продукции и

услуг оценивает деятельность фирмы в целом. Потенциальная эффективность

управления учитывает и оценивает те изменения в объекте управления, которые

проводятся управляющими органами субъекта управления.

Основными из них являются: изменения в технологическом базисе

производства, изменения в качестве рабочей силы, внешние и внутренние

условия.

Критерии оценки эффективности системы управления в целом должны быть

дополнены частными критериями ее элементов. Во-первых, их включение в

общую систему критериев эффективности обеспечивает полноту охвата и

комплексность оценки.

Во-вторых, это позволяет установить и измерить и источники, факторы

повышения эффективности управления, обеспечивающие рост его качества и

снижение издержек. Находясь в непрерывном взаимодействии, так что

изменение одних элементов вызывает соответствующие изменения других, они

и придают в системе в целом новые, присущие только ей качества.

Качество функционирования оценивается по двум направлениям:

1. Организационные структуры;

2. Информационное обеспечение.

• Эффективность организационных структур связывается, в первую

очередь, с исторически меняющимся соотношением централизации и

децентрализации, с ростом гибкости организационных форм. Критерии

эффективности, в основном, относятся к оценке числа связей в структуре

и взаимодействии уровней управления, степени структуризации целей и

соотношений между ними и структурой, горизонтальными и

вертикальными связями.

• Также используется критерий управляемости информацией в рамках

организационной структуры, степень взаимодействия различных

аспектов управленческой деятельности. Отсюда вытекает требование

уменьшения иерархических уровней. Используется критерий

оценивающей соответствие структуры и целей по уровне иерархии.

• Критерии информационного обеспечения отражают регулярность и

надежность обслуживания управляющих оперативной документацией и

оценивается по следующим направлениям:

Эффективность текущей обработки информации, включая ее комплексность;

Скорость и точность выдачи информации по специальным запросам

(качество отбора необходимой информации и минимизацию времени,

затрачиваемого на подготовку ответа);

Надежность и безопасность информации;

Своевременность информации;

Наличие необходимой информации;

Отсутствие избыточной информации;

Качество межфункциональных связей;

Экономия от масштабов сбора, обработки и передачи данных.

Экономичность. Выделяется три направления оценки экономичности:

1. Материальные ресурсы;

2. Управляющие;

3. Управленческие решения.

Критериями эффективности материальных ресурсов, в первую очередь,

финансовых, необходимых для функционирования системы управления

являются:

• Показатели затрат на управление и их доля в общих расходах на отдельных

уровнях и подразделениях;

• Затраты на обеспечение деятельности системы управления;

• Затраты на подготовку управляющих и затраты на привлечение

специалистов-консультантов;

Критерии эффективности управляющего учитывают, что эффективный

управляющий знает, как распределяется его рабочее время и каким образом

оно используется; он несет ответственность за свой информационный поток

- входящую и выходящую информацию; он осознает свой реальный вклад в

организацию и сосредотачивается на нем; он концентрирует усилия

организации и рационально распределяет свои силы.

В целом же критерии эффективного управляющего сводятся к его высокой

результативности, а не к объему проделанной работы, к широкому кругозору и

политической компетентности.

Основными критериями оценки являются;

• Уровень деловой атмосферы;

• Качество системного контроля;

• Степень взаимоувязки принимаемых решений;

• Характеристика участия работников и специалистов разных уровней в

разработке целей и задач организации.

Оценка эффективности трудовых ресурсов в системе управления должна

отражать как социально-психологическую, так и экономическую

эффективность, поэтому могут быть использованы следующие критерии:

• Минимальная численность управленческого аппарата;

• Обеспеченность квалифицированными управляющими;

• Возможность приложения управляющими своих сил, способностей и

инициативы.

Эффективность управленческих решений может быть связана с тем, каким

образом решения способствуют достижению целей организации:

• Точность решения, включающая точность сбора исходных данных и

выполнения стоящих задач;

• Надежность решений, связанная с их обоснованностью;

• Быстрота подготовки и принятия решений;

• Гибкость и последовательность принимаемых решений.

Конкретными показателями качества решений являются:

• Задержка во времени в процессе принятия решений;

• Своевременность выявления потребности в решениях;

• Соответствие анализа важности решений;

• Подробность и ясность исходных данных;

• Наличие резервов в процессе принятия решений.

Изменения в технологическом базисе производства. Основные критерии:

• Прибыльность;

• Индивидуальная и групповая производительность труда;

• Объем выпускаемой продукции;

• Качество продукции;

• Сбалансированность товарно-материальных запасов;

• Текущие прямые и накладные расходы;

• Наличие соответствующих мощностей;

• Производственные резервы.

Изменения в качестве рабочей силы. Основные критерии:

• Гибкость системы продвижения по службе;

• Полномочия работников и их ответственность;

• Степень удовлетворения выполняемой работой.

Внешние и внутренние социально-экономические условия:

• Гибкость и приспособляемость к изменяющимся условиям внешней среды;

• Способность организации правильно воспринимать, анализировать и

прогнозировать реальные внешние условия и своевременно

перераспределять ресурсы;

• Наличие обоснованных и хорошо сформулированных целей;

• Способность эффективно использовать ресурсы для достижения

производственного результата;

• Степень интеграции основных подразделений предприятия,

обеспечивающей согласованность их действия для достижения общих целей.

Выбор приоритетов и критериев эффективности зависит от ряда факторов:

размеров фирмы, функции или цели фирмы, тип фирмы (применяемые

технологии: индивидуальное производство, сборочный конвейер, ремонт,

технические процессы), зрелость фирмы в аспектах управления, кадров,

технологий, организационной структуры, окружающая среда (политические,

экономические и социальные факторы). Описанные критерии оценки

эффективности являются лишь показательным инструментарием анализа.

Одним из преимуществ системного подхода является неограниченность выбора

оцениваемых показателей, количество и качество которых зависит от структуры

оцениваемого объекта и направленности деятельности.

При использовании критериев для оценки эффективности управления,

менеджеры должны определить для фирмы:

1. Приоритеты или веса каждого критерия эффективности;

2. Измерить каждый критерий (качественно или количественно);

3. Связать систему оценки критериев с обеспечением необходимых изменений

или улучшений.

Пример расчета системы управления организации по предлагаемым

направлениям оценки и системе показателей представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Дата добавления: 2014-01-15