Форматы бумаги и поля

Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага.

Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в работе и доступным по своей стоимости.

Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использовать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO) [6].

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 × 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда - А, В, С (табл. 1).

Таблица 1
Потребительские форматы бумаги, мм
Ряд А	Ряд В	Ряд С
А0	841 × 1189	В0	1000 × 1414	С0	917 × 1297
А1	594 × 841	В1	707 × 1000	С1	648 × 917
А2	420 × 594	В2	500 × 707	С2	458 × 648
А3	297 × 420	В3	353 × 500	С3	324 × 458
А4	210 × 297	В4	250 × 353	С4	229 × 324
А5	148 × 210	В5	176 × 250	С5	162 × 229
А6	105 × 148	В6	125 × 176	С6	114 × 162
А7	74 × 105	В7	88 × 125	С7	81 × 114
А8	52 × 74	В8	62 × 88	С8	57 × 81
А9	37 × 52	В9	44 × 62
А10	26 × 37	В10	31 × 44
А11	18 × 26	В11	22 × 31
А12	13 × 18	В12	15 × 22
А13	9 × 13

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и пр., оформляются на формате A3 (297 × 420 мм).

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Это минимальные размеры полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.

В соответствии со стандартом ISO 3535-1977 «Структура бланков и схема расположения» за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: левое - 20 мм ± 10 мм; верхнее - 10 мм ± 10 мм.

Контрольные вопросы и задания:

1. Что составляет формуляр документа?

2. Назовите обязательный состав реквизитов документа.

3. Что представляет собой термин «вид документа»?

4. Юридическая сила документа и ее значение в документоведении.

5. На чем основывается юридическая сила документа?

6. Дайте определение понятию «реквизит документа».

7. Какие различают реквизиты документа?

8. Назначение основных реквизитов документа.

9. Назовите форматы бумаги и порядок их деления.

10. Основные поля бумаги документа.

Преподаватель: Г.Леоновец

Текст лекции рассмотрен на заседании кафедры государственного и муниципального управления «» ноября 2011 года, протокол №__.

[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[2] ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца, утв. постановлением Госстандарта СССР от 30.03.1987 № 1056.

[3] Там же.

[4] См. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) // Делопроизводство. 2002. №3. С. 7-12.

[5] ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[6] ISO 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В.

Дата добавления: 2014-01-15