Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення машино-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки

Реквізити	Пояснення до заповнення
Вид документа	Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор, кореспондент	Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається назва установи (особи) - автора документа. При реєстрації документа, що відправляється, записується назва установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченої назви організації
Дата складання документа	Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс документа	Індекс, наданий документу автором переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	Дата надходження документа в установу переноситься на РКК також трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс надходження	Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК - з реєстраційного штампа. Після виконання документу доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок або короткий зміст документа	Переноситься заголовок, сформульований на документі, у разі відсутності формулюється згідно з правилами
Резолюція	Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, автор і дата резолюції
Відповідальний виконавець	Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	Ставляться число, місяць, рік трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується дата очікуваної відповіді
Позначка про виконання	Короткий запис про вирішення питання або дата та індекс документа відповіді

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: відомості про виконавця, його розписка про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає фірма.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі й конкретні вказівки щодо виконання і встановити реальні терміни.

Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна з основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними. Опрацювання вихідних документів включає такі операції:

o складання проекту документа;

o узгодження проекту документа;

o перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

o підписання документа керівником (затвердження за необхідності);

o реєстрація документа;

o відправка документа адресату;

o підшивка другого екземпляра (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом підприємства.

Вихідні документи оформляються в двох екземплярах, за винятком факсів і телефонограм, які мають бути в одному екземплярі.

Вся кореспонденція, яка підлягають відправці, здається секретарю-референту в день підписання, а та, що надійшла в другій половині дня - не пізніше першої половини наступного дня. Документи передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими.

Секретар-референт, який оформляє підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

o перевірити правильність адреси одержувача;

o перевірити наявність підпису на першому екземплярі документа;

o поставити на документі номер листування;

o поставити на документі посилання на вхідний пропуск;

o вказати на копії документа дату підписання та номер листування;

o перевірити наявність додатка, вказано виконавцем у листі;

o внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;

o поставити на першій сторінці супроводжуючого листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.

Дата добавления: 2014-01-11