Унифицированные системы документов

При исследовании потоков производственной информации выделяют и рассматривают элементы потока, отношения между элементами, а также некоторые характеристики элементов потока и отношений между ними.

Одним из основных элементов потока информации на производстве является документ.

Подавляющее большинство информации в производственной системе управления передается в виде недокументированной информации (запись в произвольной форме, с использованием средств связи, голосом). Вполне естественно, что это возможно только лишь в условиях неавтоматизированной обработки информации. В условиях машинной обработки информации возможны также случаи, когда исходная информация передается и принимается с использованием средств связи (например, электронная почта), технических средств (дисплей, например) и не записывается в документе.

Промежуточная информация хранится в системе на машинных носителях, а результирующая информация частично или полностью выдается в виде документов. Однако при любой системе управления документ остается существенным элементом потока информации. Первичные документы в настоящее время являются основными носителями исходных данных, с их помощью производится оформление хозяйственных операций.

Правильно разработанная документация позволяет значительно сократить объем по регистрации исходных данных и подготовке машинных носителей. Четкое построение документов, унификация их форм способствуют сокращению цикла обработки информации и повышению ее надежности.

Поэтому проектирование первичных документов является одним из важнейших направлений работ по созданию информационного обеспечения.

Проектирование первичных документов обычно сводится к изменению существующих форм, которые не отвечают требованиям машинной обработки. При этом составляются таблицы, содержащие перечень применяемых форм первичных документов по каждой функциональной подсистеме с указанием вида документа, периодичности его составления, наименований реквизитов, входящих в документ и значность реквизитов. Затем анализируются все сведения, подлежащие внесению в проектируемую форму документа.

Проектируемые первичные документы должны содержать минимальный, но достаточный объем исходных данных, необходимых для получения максимальной информации, используемой для управления. Первичные документы должны содержать своевременные и данные о состоянии объекта управления. Информация первичных документов должна обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства.

Проектирование первичных документов сводится к следующему:

1) Выявляются реквизиты, намеченные для внесения в документы по каждой функциональной подсистеме. Состав реквизитов определяется постановкой задачи.

2) Из общего состава необходимой информации по каждой подсистеме отбирается круг реквизитов для конкретной формы документов.

3) Выбранные реквизиты подразделяются на две группы – переносимые или непереносимые на машинный носитель.

4) Осуществляется проектирование эскизов формы первичного документа и машинного носителя информации.

5) Формы первичных документов уточняются, вычерчиваются на бланках стандартного размера и заказываются в типографии.

Проектирование первичных форм документов ведется с учетом расположения реквизитов в соответствующих зонах. Любой бланк документа можно разбить на зоны, предназначенные для записи определенных групп реквизитов, имеющих логическую или математическую зависимость, связанных одновременностью обработки или заполнения.

Отдельные зоны документа могут быть построены по линейной, анкетной, табличной форме.

Линейная форма предусматривает для каждого реквизита две клетки: одну – для наименования, другую – для записи значения реквизита.

Таблица 1. Зона реквизитов.

Наименование документа	Дата	Цех	Участок	Вид оплаты

Анкетная форма предусматривает размещение реквизитов в вертикальной последовательности друг за другом. При этом для наименования реквизита отводится левая часть строки, а правая – для записи данных.

Табличная форма предусматривает размещение реквизитов документа в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Конкретные наименования и значения реквизитов проставляются в соответствующих строко-графах. По табличной форме строятся многие зоны многострочных первичных документов – рапорты о выработке, накладные на сдачу готовой продукции, многие разделы статистической отчетности и т.д.

Линейная, анкетная, табличная формы в чистом виде встречаются редко. В основном на практике получили распространение документы, сочетающие различные формы размещения реквизитов. При проектировании первичных документов учитываются преимущества и недостатки различных форм размещения реквизитов и выбирается наилучшая для построения отдельных зон и документа в целом.

Требования к первичным документам

При проектировании первичных документов необходимо учитывать ряд требований, предъявляемых к ним в связи с машинной обработкой.

1. Размещение реквизитов на бланке в определенной последовательности. Целесообразна такая последовательность: справочно - группировочные реквизиты-признаки, постоянные для группы документов; справочно-группировочные переменные реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

2. Реквизиты, переносимые на машинный носитель, должны быть обведены утолщенной линией (0,7 – 1,0 мм). Их следует группировать и выделять в специальные зоны.

3. Исключение из первичных документов постоянной информации (справочной, расценочной, нормативной, плановой), а также производных показателей, которые могут получены в результате обработки. Производные данные допускается включать в зоны для данных, не подлежащих машинной обработке. Постоянная же информация в АИТ размещается во внешней памяти ЭВМ и используется по мере надобности для решения комплекса задач.

Это существенно упрощает формы документов, их заполнение и обработку, а также повышает надежность информации.

4. Унификация первичной документации. Это требование записано в ГОСТ. Документы, отражающие однородные операции, должны иметь определенный состав реквизитов и одинаковую, строго определенную последовательность размещения их на бланке. Унифицированные формы документов должны создаваться на всех уровнях управления. Это обеспечит информационное единство АИТ различных уровней. В связи с созданием ОГАС и ОАСУ большое значение приобретает типизация первичных документов на общегосударственном и отраслевом уровне. Рассмотрим порядок унификации документов.

f Классификация документов.

Документы отражающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия, весьма разнообразны. Они содержат, например, сведения о планах производственно-хозяйственной деятельности, конструкциях изделий, технологии производства, нормативах расхода ресурсов предприятия и т.д.

Все существующие документы классифицируются по вполне определенным признакам:

1. С точки зрения источника формирования документы делятся на внутренние и внешние. Внешние документы разрабатываются вне данного предприятия и характеризуют его производственно-хозяйственные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями. Так, например, при покупке материалов от поставщиков поступают счета, платежные требования; при реализации продукции – денежные переводы, подтверждения, рекламации и т.д. Внутренние документы составляются на предприятии и отражают внутризаводские операции. К ним относятся, например, требования на отпуск материалов, платежные ведомости на выплату заработной платы и т.д.

Такая группировка документов позволяет выделить те документы, которые можно совершенствовать или изменять маршруты движения их, а также документы, для которых эти процедуры затруднительны. В частности, документы, связанные с внешней средой, могут быть изменены только после согласования с соответствующими внешними организациями. В настоящее время также документы, как правило, являются типовыми и утверждаются Министерством финансов. Поэтому изменение их вида или содержания может осуществляться только в централизованном порядке. Внутренние документы, создаваемые и циркулирующие внутри предприятия, могут быть подвергнуты изменениям как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения.

2. Документы, отражающие процессы функционирования подразделений предприятия различны по своему назначению. По этому признаку документы разделяются на конструкторско-технологические, учетно-отчетные, плановые, нормативные, административно-организационные и др.

Группировка документов по назначению необходима для того, чтобы выявлять общую закономерность движения документов любого подразделения в зависимости от выполняемых им функций.

3. Документы могут быть сгруппированы по принципу принадлежности к функциям управления:

- общее линейное руководство;

- разработка и совершенствование конструкций изделий;

- технологическая подготовка производства;

- обеспечение производства инструментом и оснасткой;

- организация труда и заработной платы;

- ремонтное и энергетическое обслуживание;

- контроль качества продукции;

- оперативное управление основным производством;

- технико-экономическое планирование;

- бухгалтерский учет и финансовая деятельность;

- материально-техническое снабжение, кооперирование и сбыт продукции;

- комплектование и подготовка кадров;

- охрана труда и техника безопасности;

- общее делопроизводство и хозяйственное обслуживание;

- капитальное строительство.

4. По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т.д. Накопительные документы содержат информацию об однородных, периодически повторяющихся хозяйственных операциях за определенный промежуток времени (смену, сутки, неделю и т.д.). Примером такого документа может служить рапорт о выработке, в котором накапливаются данные о выработке одного рабочего и всей бригады.

5. Большое значение при изучении существующих потоков производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии. Поэтому анализ документов «на периодичность их составления» очень важен для совершенствования системы производственной информации.

По периодичности документы делятся на текущие, ежесменные, ежедневные, еженедельные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые и внеочередные.

Классификация документов по периодичности обработки имеет большое практическое значение для организации памяти автоматизированной системы и определения длительности хранения информации.

6. Другим важным вопросом при исследовании потоков производственной информации является группировка документов в зависимости от способа их получения. Здесь можно выделить следующие две группы документов: первичные и производные. Для рационализации потоков информации особенно важное значение имеет анализ форм первичных документов, действующих на промышленном предприятии. Это объясняется значительным количеством форм первичных документов, массовостью их поступления, использованием первичных документов для составления сводных документов.

7. По размещению информации первичные документы классифицируются на анкетные, зональные, табличные и комбинированные.

8. Все рассмотренные типы документов могут быть односторонними и двусторонними. Односторонние документы более удобны для чтения и организации их обработки. Двусторонние же документы позволяют записывать большие объемы информации.

9. По количеству отражаемых хозяйственных операций документы делятся на однострочные и многострочные. К однострочным относятся документы, в которые записывают одну хозяйственную операцию. Например, отпуск материала одного наименования. В многострочный документ записывают несколько операций, например, отпуск материалов нескольких наименований.

10. По полноте информации документы классифицируются на документы с обязательным минимумом реквизитов и документы с частью обязательных реквизитов.

В настоящее время, когда в производственных условиях обработка данных ведется с помощью ЭВМ в ряде документов могут не записываться нормативные данные, которые хранятся на машинных носителях ЭВМ. При ручной же обработке все необходимые данные для расчетов заносятся в документ.

11. По степени автоматизации заполнения данными документы подразделяются на заполняемые неавтоматизированным путем, заполняемые частично автоматизированно, заполняемые полностью автоматизированным путем.

К документам первой группы относятся все формы, которые изготовляются вручную, а заполняются вручную. Вторую группу документов образуют также формы, которые частично заполняются данными (в основном нормативными) с помощью тех или иных технических средств, а остальные вписываются вручную. Третью группу составляют документы, приспособленные для автоматического. заполнения данными.

12. По способу обработки документы классифицируются на приспособленные к обработке вручную, приспособленные к обработке на ЭВМ.

13. Кроме рассмотренной классификации принята группировка документов по степени их использования для образования других документов. Такая группировка показывает, что около половины как внутренних, так и поступающих извне документов являются конечными и служат основанием для принятия решений или уходят во внешние организации. Около четверти внутренних и поступающих извне документов относятся к группе документов, используемых для образования только одной формы документа. Почти 20% приходится на долю документов, каждый из которых используется для образования двух, трех и четырех документов. Рассмотренная классификация необходима для анализа процессов формирования и использования различных форм документов. Формы документов по-разному используются в документообороте и процессе обработки данных. Многие из них только используются для формирования других документов; другие только формируются, т.е. являются конечными; а остальные – формируются и используются (т.е. являются промежуточными).

Процесс образования конечных документов обусловлен использованием первичных и промежуточных форм.

В результате этого различные формы документов в процессе их движения находятся на разных уровнях иерархической схемы взаимосвязей. Поэтому анализ структуры документооборота целесообразно проводить путем расчленения всех форм документов на группы в зависимости от уровня их образования.

f Унифицированные системы документов.

Существующие формы документов не отвечают требованиям, предъявляемым современной вычислительной и организационной техники, не обеспечивают сопоставимость показателей, обрабатываемых в различных автоматизированных системах народного хозяйства. Поэтому создание унифицированной документации является задачей, которая решается в настоящий момент на общегосударственном уровне.

ГОСТ устанавливает общие требования к унифицированным системам документации, используемых в АИТ, а также к разработке, согласованию и утверждению документации. Стандарт устанавливает также требования к составу реквизитов и формам документов, входящих в унифицированные системы документации.

При унификации документов необходимо учитывать следующие факторы:

- цель или цели, для которых предназначаются создаваемые документы;

- условия применения документа, число использующих его исполнителей, длительность использования и т.д.;

- возможность представления и использования в документе информации об отклонениях показателей от заданных значений, а не информации об их абсолютных значениях;

- затраты на исполнение документа;

- возможность использования различных признаков, облегчающих сортировку документов (цвет, заголовки, угловые среды и т.д.);

- размещение показателей на бланке документов.

Унификация систем документации должна проводиться с учетом комплекса решаемых задач. Количество форм документов в каждой унифицированной системе документации должно быть минимальным. Унифицированные формы документов должны быть согласованы со стандартом и заинтересованными организациями.

В унифицированных формах документов следует применять коды общесогосударственных классификаторов технико-экономической информации, а при их отсутствии – коды локальных классификаторов. Сокращение слов в документах регламентировано ГОСТ. К построению унифицированных форм документов предъявляются следующие требования:

1. Основой для построения унифицированных форм документов являются формуляры-образцы, установленные стандартами.

2. Унифицированные формы документов должны быть удобны для восприятия человеком и приспособлены для машинной обработки.

3. Название документа должно быть напечатано на бланке типографским способом и соответствовать названиям, содержащимся в общесоюзном классификаторе управленческой документации.

4. Основными частями унифицированных форм документов являются: заголовочная, содержательная и оформляющая. Заголовочная часть документа должна содержать реквизиты, дающие полное и четкое представление о виде документа. Содержательная часть документа может быть числовой и текстовой. Оформляющая часть содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и ее расшифровку, дату подписания.

Реквизиты-признаки, включаемые в таблицу, бывают переменными и постоянными. Наименования постоянных реквизитов и их коды отпечатываются типографским способом при изготовлении бланка документа, а переменные реквизиты-признаки проставляются в процессе заполнения документа.

5. Графы таблицы должны быть пронумерованы, причем графы для реквизитов-оснований должны иметь сквозную порядковую нумерацию.

6. Если реквизиты-основания подлежат суммированию, то таблицу следует строить с вертикальным расположением их. Если реквизиты-основания подлежат сравнению, то в таблице их следует располагать горизонтально. Для контроля правильности записи реквизитов-оснований отводятся специальные графы для записи контрольных сумм.

ГОСТом установлены термины и основные понятия унифицированных систем документов.

Унифицированная система документации – это система документации, представляющая собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники.

По каждой из функциональных систем определены виды основных документов.

Дата добавления: 2014-01-15