Тема 1. Объекты и виды профессиональной деятельности специалиста-документоведа

Лекция 9.

1.Объекты профессиональной деятельности специалиста-документоведа

Специалист, получивший образование по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления" может работать в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности..

Он должен быть "подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления". Специалист может работать на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис менеджером и секретарем-референтом руководителя организации. Служба документационного обеспечения управления часто имеет сложную структуру и большой штат.

Вставить ГСДОУ

"При овладении основной образовательной программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления можетосуществлять следующие виды профессиональной деятельности:

· организационно-управленческую;

· оргпроектную;

· аналитическую;

· исследовательскую;

· педагогическую;

· консультационную".

Рассмотрим их подробнее.

Организационно-управленческая деятельность. Вдумайтесь сначала в слово "организационная". Оно означает, что вы организуете работу. "Управленческая" - вы управляете деятельностью каких-то других людей. Сле­довательно, организационно-управленческая деятельность предполагает, что вы руководите работой службы документационного обеспечения управле­ния в целом или каким-то отдельным участком работы по документационному обеспечению управления. При этом, закончив вуз, вы организуете ра­боту на научных основах, зная передовые методики и лучшие методы рабо­ты. А если вы будете работать секретарем-референтом небольшой фирмы, то на вас будут возложены все функции по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности фирмы и вы должны организовать и обеспечить полностью этот участок работы.

Оргпроектная деятельность. Это, пожалуй, работа, требующая наивысшей квалификации. Оргпроектанты, придя в организацию, изучают по­становку документационного обеспечения управленческой деятельности на данный момент. Проанализировав собранные данные, выявляют слабые стороны, т.е. те участки, которые нуждаются в совершенствовании. Для того чтобы провести оценку существующего порядка постановки делопроизводства, надо хорошо знать, как наилучшим образом должно быть по­ставлено делопроизводство. Как бы знать эталоны. Кроме того, требуются безупречные знания законодательных, нормативных и методических документов, в которых отражены проблемы документирования и организации документационного обеспечения управления. Сравнивая существующее положение с нормативными требованиями и зная, как наилучшим образом этот участок или вид работы должен быть организован, и делают предложе­ния о направлениях совершенствования ДОУ. Если организация эти пред­ложения принимает, оргпроектанты детально разрабатывают конкретные участки работы. Сегодня это делается с использованием компьютерной тех­ники и специального программного обеспечения. Принятые новые техно­логии закрепляются в соответствующих документах - инструкциях, прави­лах. Обычно работу по оргпроектированию завершает целый пакет разра­ботанных организационных и нормативно-методических документов. К группе оргпроектантов, если предполагается внедрение новых компьютер­ных программ, подключается программист. Документоведы, занимающие­ся оргпроектной деятельностью, должны постоянно быть в курсе всех но­вейших компьютерных технологий по документационному обеспечению управления и знать фирмы, занимающиеся их разработкой и внедрением. Это позволит им, разрабатывая оргпроект, подобрать программу, которая будет экономична и будет наиболее соответствовать потребностям и осо­бенностям конкретной организации.

Аналитическая деятельность. Этот вид деятельности основан на применении анализа. Аналитиком может выступить специалист, умеющий хо­рошо анализировать, имеющий склонность к аналитическому мышлению. Аналитический анализ является частью оргпроектных работ. Собрать исходный материал - это одна задача, а суметь его проанализировать, систематизировав и сопоставив, другая, и это умеет делать не каждый. Анали­тический вид деятельности в разной степени используется во всех видах работ. Например, при составлении справок с анализом работы структурно­го подразделения и т. д.

Исследовательская деятельность. В нее составной частью входит и аналитическая, так как всякое научное исследование предполагает сбор ис­ходных данных и их анализ. Исследовательской деятельностью занимают­ся научно-исследовательские институты, сектора, отделы. Первым научно-исследовательским институтом был Институт техники управления. Сегод­ня головным в документоведческих исследованиях является Всероссийс­кий научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Этот институт разрабатывал стандарты на организационно-распорядительную документацию, на термины и определения в области делопроизводства, все нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управления: Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Типовую инструкцию но делопроизводству в феде­ральных органах исполнительной власти; Перечень типовых управленчес­ких документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Методические рекомендации по оформлению докумен­тов на основе требований государственных стандартов и многие другие.

Вся практическая работа по постановке делопроизводства базируется на научных разработках этого института. Но в своей профессиональной деятельности вы будете опираться и на научные разработки Института тру­да, составляющего квалификационные характеристики специалистов. Они регламентируют содержание выполняемых функций работников, способствуют обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, ра­ционального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте. На основании этих типовых квалификационных характеристик вам придется составлять должностные инструк­ции для каждого конкретного работника службы делопроизводства. Чтобы составить типовую квалификационную характеристику, научные работни­ки анализируют и сопоставляют работу многих специалистов, выполняю­щих одни и те же обязанности.

Одно из направлений научной деятельности документоведов - унификация систем документации. Оно тесно связано с деятельностью Всероссий­ского научно-исследовательского института классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИКИ) Госстандарта России.

Научно-исследовательская работа всегда служит основой для совершенствования любого направления деятельности. Однако к такой работе надо иметь склонность и она требует дальнейшего обучения в аспирантуре.

Педагогическая деятельность. Выпускник может преподавать документоведческие дисциплины в школах, лицеях, во всех учреждениях начального профессионального образования, техникумах, вузах. В лицеях и школах, как правило, изучается делопроизводство и секретарское дело. В техникумах гото­вят специалистов по делопроизводству со средним специальным образовани­ем. И, наконец, специалистов высшей квалификации по документоведению и документационному обеспечению управления выпускают многие вузы стра­ны. Сегодня педагогических кадров не хватает на каждом уровне подготовки.

Консультационный вид деятельности. В последнее десятилетие появились фирмы, специализирующиеся на консультационных (консалтинговых) услугах. В них работают и документоведы, ведущие консультации по всем аспектам проблем, связанных с информационно-документационным обеспечением деятельности организации, особенно на базе внедрения ком­пьютерных технологий.

Специальность документоведение и ДОУ, как уже указывалось выше, относится к разделу междисциплинарных специальностей. Поэтому документоведу легко адаптироваться путем специализации к другим видам про­фессиональной деятельности, связанной с разными видами информационно-документационных систем и с информационными технологиями. Напри­мер, уже сегодня вузы ведут специализации:

• Документирование деятельности кадровой службы (делопроизвод­ство в кадровой службе);

• Информационно-документационное обеспечение управления (на иностранном языке);

• Проектирование информационно-документационных систем управления;

• Информационно-документационное обеспечение маркетинговой деятельности;

• Офис-менеджер;

• Информационные технологии документационного обеспечения управления;

• Организация нормативно-правового информационного обеспечения управления;

• Документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления.

И, конечно, все выпускники-документоведы, освоившие основную образовательную программу высшего профессионального образования по специальности "Документоведение и документационное обеспече­ние управления", имеют возможность при желании продолжать свое обра­зование в аспирантуре.

В условиях современных тенденций глобализации одним из ключевых решений явилось создание международного стандарта по управлению документацией ИСО 15489-2001 «Информация и документация – управление документами» и его российского аналога ГОСТ Р 15489-1-2007 «Управление документами». В соответствии с требованиями стандарта ответственность и полномочия в области управления документацией следует распределять между всеми сотрудниками организации, включая управляющих документацией, специалистов смежных информационных профессий, руководство, менеджеров, системных администраторов и других лиц, для которых создание документов является частью их работы. Стандарт устанавливает ответственность руководства за управление документацией в организации. На управляющих документацией возлагается проведение единой политики управления документами, применения единых процедур и стандартов.

Дата добавления: 2014-01-15