Характеристика уровней ценности информации

Формулировка закона информированности-упорядоченности, варианты и следствия его реализации

Формулировка закона: «Каждая система (социальная или биоло­гическая) стремится получить как можно больше достоверной, цен­ной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)».

Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

где Vi, Di, Ci, Hi — соответственно уровни характеристик инфор­мации: объем, ценность, достоверность и насыщенность в i-ой области (финансы, экономика, персонал и т.д.). Каждая из приведенных формул обозначает стремление полу­чить информацию с максимальными средними значениями соот­ветствующих характеристик. Так, первая формула вынуждает ру­ководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности, вторая — наиболее достовер­ную информацию; третья — наиболее ценную и четвертая — наи­более насыщенную информацию. Казалось бы, что все это на пользу делу. Однако, как будет показано в дальнейшем, руководи­тель оказывается заложником этого объективного закона и вопре­ки здравому смыслу будет тратить время и деньги на приобретение информации, большей частью ненужной.

Рассмотрим три варианта реализации этого закона.

Первый вариант. Руководитель и подчиненные не знают о законе информированности—упорядоченности.

Характер стихийного действия закона. Персонал, заботясь об устойчивом положении своей компании будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не всегда задумываясь об ее упорядоченности и объеме.

Обычно в компаниях хранится много рекламных листков, ксеро­копий каких-либо «важных» сообщений, досье на какие-то лица или компании, текстовых файлов в компьютерах о предстоящих или прошедших событиях. Немалая часть этих данных является информационным «мусором». Ряд компаний тратит деньги на со­держание явной или неявной службы информационной разведки для увеличения достоверности и ценности получаемой информа­ции, так как конкуренты могут подбросить и ложную информа­цию. Иногда компании выходят на сомнительные источники яко­бы «очень ценной» информации, многие из этих источников носят криминальный характер.

Много информации собирается «на всякий случай». При этом руководителю кажется, что он тем самым создает для себя и своей компании зону безопасного предпринимательства, хотя на это мо­жет уйти много материальных и финансовых ресурсов. Так, неко­торые венчурные компании США при стоимости разработок ме­нее 10 тыс. долл. не тратят деньги на поиск информации о воз­можных аналогах, а сами создают новые проекты. Таким образом, в результате бессистемной, но естественной гонки за информаци­ей компания может понести серьезные убытки.

Второй вариант. Руководитель знает о законе, а его подчи­ненные нет.

Характер действия закона. Знания как правило реализуются в поступках. Таким образом, профессиональный руководитель за­ранее планирует использование тех или иных источников с задан­ными характеристиками информации. Обо всех этих источниках и самой информации подчиненные могут и не знать. Однако их будет беспокоить слабая, на их взгляд, информационная под­держка деятельности компании. Поэтому они будут стараться принести руководителю как можно больше информации о конку­рентах, рынках сбыта и др. Руководителю придется тратить время на просмотр этой информации и отбор существенной, объяснять информатору каковы польза или вред его информации. Излиш­няя информационная активность персонала может вызвать подо­зрения у других компаний. Бывают случаи, когда очень ретивые работники решаются даже выкрасть в другой компании или в органе государственной власти информацию, являющуюся кон­фиденциальной. Несогласованность информационных процессов в данном варианте обычно приносит вред компании, хотя все хотели сделать как можно лучше. Этот вариант является самым тяжелым для руководителя, так как порядок и беспорядок редко уживаются.

Третий вариант. Руководитель и подчиненные знают о законе информированности—упорядоченности.

Характер действия закона. Руководитель и подчиненные осве­домлены о деталях выполняемого задания, используемых средст­вах и методах, источниках и характере необходимой информации. Заранее выбирают компании, предоставляющие надежную инфор­мацию общего либо локального характера, и подписывают с ними договоры. Каждой группе работников в рамках их полномочий и ответственности определяют источники необходимой информа­ции и порядок информационного взаимодействия. При таком ва­рианте дополнительная информация будет практически не нужна. Поэтому у персонала не будет возникать стремление к поиску каких-то новых данных. А если новая информация и появляется, то быстро оценивают, насколько она важна.

В рамках третьего варианта руководители должны:

• формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

• находить или создавать свои источники с требуемыми харак­теристиками информации;

• повышать квалификацию своих сотрудников;

• внедрять передовые информационные технологии. Третий вариант реализации закона дает наиболее благоприят­ный результат.

Из закона вытекают следующие следствия.

Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характе­ристик информации приводит к дезинформации».

Существует естественное максималистское стремление челове­ка и компании приобрести больше информации абсолютно до­стоверной, сверхвысокой ценности, да еще секретной. Это приво­дит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, криминальным источникам, к перенасыщению ин­формации цифрами, таблицами, графиками и т.д. В результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации.

Следствие 2. «Информированность работника после достижения ею верхнего критического уровня переходит в компетентность ра­ботника».

Каждый работник повышает свою квалификацию, изучая ли­тературу, посещая лекции и семинары. При этом, информация не сразу переходит на уровень теоретических или практических зна­ний. Часть ее теряется, часть постепенно накапливается, объеди­няется с другой, создавая некоторый цельный набор в какой-либо области. Достигнув необходимого объема и пропорций эта инфор­мация становится полезной для решения конкретных задач, а ее носитель приобретает новый уровень компетентности (рис. 1).

3. Особенности основных характеристик информации: объём воспринимаемой информации, достоверность, ценность и насыщенность

Управленческая информация используется для подготовки ре­шений в социальной системе. Эти решения направлены на страте­гическое планирование, управление управленческой деятельнос­тью, управление человеческими ресурсами, управление производственной и обслуживающей деятельностью, формирование систе­мы управления компании (методология, структура, процесс, меха­низм), управленческое консультирование, коммуникации с внеш­ней средой. Управленческую информацию достаточно полно опи­сывают пять основных характеристик: объем, достоверность, цен­ность, насыщенность.

Рис.1. Качественное влияние объема информации на уровень компетентности

Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Для информацион­ных систем более важное значение имеет объем символьной ин­формации, который измеряется количеством букв, знаков, симво­лов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 кбайт, 20 страниц и т.д.). Для социальных систем (персонала, компаний) основное значение имеет объем вос­принимаемой информации, который характеризует необходимую пол­ноту информации о каком-либо объекте управления. Объем вос­принимаемой человеком информации зависит от символьного объ­ема, формы представления (текст, графика, формулы, звук, изобра­жение), сложности самой информации или алгоритма ее обработки, временного интервала на ее обработку, индивидуальных характери­стик человека, текущего состояния объекта управления (стабиль­ное, меняющееся, аварийное (паническое)).

Выделяют три уровня объема воспринимаемой информации: информационная избыточность, субминимальный уровень, не­достаток информации (информационный голод). Информацион­ная избыточность необходима для подготовки особо ответствен­ных решений. Информационная избыточность достигается в ре­зультате дублирования информации о каком-либо явлении или процессе, поступающей от разных источников. При этом качест­во решения повышается, однако увеличивается время на подго­товку решения и общая стоимость информации. Недостаток ин­формации получается из-за отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны яв­ления или процесса, недостаточного профессионализма инфор­мационных работников, искусственной монополизации инфор­мации различными организациями (частная или государственная коррупция).

Монополизация реализуется в засекречивании (обоснованном или необоснованном) части необходимой информации, а также в стрем­лении отдельных лиц или организаций монопольно обладать ин­формацией для повышения их социального и материального статуса.

Недостаток информации увеличивает затраты времени и затруд­няет выработку правильного решения, а также повышает неопределенность и риск. В то же время, как показывает практика, недоста­ток информации способствует активизации творческой мысли ра­ботников по поиску нестандартных решений. Иногда это приводит к положительным результатам, однако чаще — к отрицательным. Увеличению объема информации способствует процесс демократи­зации продвижения информационных потоков (internet, intranet и другие сети глобальной и локальной связи). При этом обеспечива­ется широкий доступ к интересующей информации всех заинтере­сованных лиц. Параметры объема управленческой информации яв­ляются, в общем случае, величиной субъективной. Один и тот же набор информации для одного специалиста может оказаться избы­точным, а для другого — недостаточным. Поэтому часто в компани­ях стремятся получить как можно больше информации («информа­ция для дурака»). Общий объем информации обычно оценивается как избыточный. Субминимальный уровень — это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при ко­тором он может принять обоснованное управленческое решение. Этот уровень следует подстраивать под конкретного человека. Дан­ный уровень имеет лучшее соотношение между затратами на ин­формацию и полученными результатами.

Руководители компаний постоянно решают довольно слож­ную задачу: какую информацию и в каком объеме следует пред­ставлять тому или иному работнику?

Достоверность информации — это отношение набора верной (истинной) информации к общему объему информации, получен­ной информантом и выраженной в процентах. Достоверность имеет три уровня: абсолютный (100%), доверительный (80-90%) и нега­тивный (менее 70%). Она во многом зависит от методики докумен­тооборота, количества людей, принимающих участие в сборе, пере­даче и обработке информации, а также от их профессионализма. Об одном и том же событии можно получкгь разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки (рис. 2 и 3).

Достоверность зависит также от времени обработки и передачи информации. Многие компьютерные системы поддержки реше­ний основаны на выдаче требуемых сведений в реальном масштабе времени, то есть время, выделяемое на получение первичной ин­формации, создание различных справок и отчетов ничтожно мало. В противном случае даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к руководителю или специалисту из надежного источ­ника, но слишком поздно, может стать недостоверной и дезориен­тировать его. Например, информация о конъюнктуре цен на рын­ке, курсах валют.

Рис. 2. Эффективная система документооборота

Достоверность может быть повышена за счет:

- создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки;

- формирования собственной системы информаторов;

- повышения профессионализма информационных работни­ков и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении;

- информационной избыточности сведений.

Ценность характеризует информацию как материальную или интеллектуальную продукцию, имеющую потребительную стои­мость. Она определяется снижением затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или по­вышением прибыли на принятие правильного управленческого решения. Выделяют четыре уровня ценности информации: нуле­вой, средний, высокий и сверхвысокий (табл. 1).

Таблица 1

Уровень ценности	Уровень снижения затрат или повышения прибыли от использования
нулевой средний высокий сверхвысокий	в 1,1 - 1,5 раза в 2 - 5 раз более, чем в 10 раз

Нулевому уровню соответствует искаженная, некачественная, ложная, неверная, недостаточная, недостоверная, неточная, неэф­фективная, ошибочная, повторяющаяся, противоречивая и фиктивная информация. Данный уровень переводит термин «инфор­мация» в термин «данные». Часто нулевой уровень приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компаниям.

Среднему уровню соответствует информация, полученная от вы­сокопрофессиональных специалистов компании, работающих в системе программно-целевого или регламентного управления. Ее наделяют такими характеристиками как доказательная, досто­верная, качественная, лаконичная, материальная, необходимая, основная, полезная, своевременная, точная. К ней относятся ра­ционализаторские предложения, новые проекты, товары и услуги, удовлетворяющие новый набор интересов человека или общества.

Высокому уровню соответствует информация, созданная в науч­но-исследовательских учреждениях, венчурных компаниях, рабо­тающих в системе инициативных технологий управления. К ней относятся изобретения, научные открытия, новые идеи, иннова­ционные технологии, маркетинговые исследования, имитацион­ные модели организаций, товары и услуги, удовлетворяющие но­вому актуализированному набору существующих потребностей или даже новым потребностям человека или общества.

Сверхвысокому уровню соответствует информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). К ней относится информация, полученная в работах ряда Нобелев­ских лауреатов (табл. 2).

Представленные уровни носят субъективный характер. Для од­ного специалиста поступившая информация может иметь нулевой уровень, а для другого - средний, в зависимости от квалификации специалиста и сложности порученного задания.

Насыщенность информации (Н) характеризуется соотношением объема профессиональной (П) и фоновой (Ф) информации в ка­ком-либо тексте документа или сообщения, предназначенных для ознакомления с ними работников организации

Н = [П/(П + Ф)] х 100%.

Таблица 2

Дата добавления: 2014-01-15