Повышение производительности

Давайте поговорим о том, как увеличить вашу производительность. Это системная задача, что-то вроде приготовления блюд по рецептам. Бывают такие повара, которым достаточно зайти на кухню, и они смогут быстро приготовить вкуснейшее блюдо. А бывают такие, что из хороших продуктов и на прекрасном оборудовании сделают абсолютно несъедобные вещи. Существует система, которая позволяет, словно по рецепту удвоить вашу производительность. И, воплотив такую систему на практике, вы сможете существенно улучшить свой тайм-менеджмент.

Первое. Нужно каждый день составлять список всех задач. Каждый день перед началом работы записывайте на бумаге все, что нужно сделать. Лучше составлять такой список накануне, перед тем, как вы пойдете спать. Запишите все завтрашние задачи вечером и перенесите все текущие задачи на завтра, чтобы вы могли со спокойной душой выключить свет на рабочем месте и идти домой без тягостных мыслей, зная, что ваш день распланирован.

Никогда не работайте без списка. Если появилась новая задача — включите ее в список. Нужно сделать телефонный звонок — запишите это туда же. Список хорош вот чем: внося в него все в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить прекрасное ощущение сделанной работы. Вы будете чувствовать себя победителем. Это даст вам ощущение счастья, добавит адреналина в кровь, подарит энергию и разбудит новые творческие силы. Но если вы работаете без списка, то ведете себя, как алкоголик, шатающийся от бара к бару: никогда не можете сказать точно, где вы были и что сделали, у вас нет истории событий. Поэтому всегда пользуйтесь списком.

Ведущие специалисты по тайм-мендежменту обнаружили следующее: в первый же день работы со списком эффективность работы повышается на 25%. Вы просто поднимаете свою продуктивность на невиданную высоту и экономите два часа напряженного рабочего дня. 25% от восьми часов — это два часа. И экономятся они всего лишь работой со списком.

Второе. Применяйте к своему списку правило 80/20. Как мы уже говорили, оно гласит: 80% полезного эффекта достигаются 20% действий. Вам нужно всего лишь спросить себя: «Какие 20% моих действий дают 80% эффекта?» Кстати, иногда это соотношение выглядит как 90/10: 10% действий, один пункт списка, важнее всего остального. И именно напротив этого пункта всегда нужно ставить букву А.

Чему вам действительно нужно научиться — это творческому подходу к перепланировке задач. Творческий перенос подразумевает, что переносить задачи придется в любом случае, потому что всего сделать нельзя. Поэтому необходимо сознательно и взвешенно откладывать те 80% задач, которые несут самую маленькую ценность, чтобы освободить время на те вещи, которые действительно влияют на вашу жизнь.

Третье ключевое правило для удвоения производительности — это учет ваших результатов и возможность точно определять последствия всего, что вы делаете или не делаете. Это одно из самых важных умений

в жизни.

Для этого можно использовать так называемый метод АБВГД. Его основа — учет последствий. Задачи А — это то, что вы обязательно должны сделать, что имеет серьезные последствия. Например, звонок клиенту, заключение контракта, общение с поставщиками, выполнение поручений начальника и т.д. Задачи А важнее всего. Возьмите список задач и поставьте А напротив тех пунктов, которые вы обязаны выполнить сегодня или в ближайшем будущем.

Задачи категории Б — это то, что надо

бы сделать. Они не так важны, как задачи А, и имеют последствия средней серьезности. Букву Б необходимо поставить у всех задач, которые нужно выполнить, как только появится такая возможность.

Задачи В — это то, что неплохо бы сделать, но последствий это не имеет. Выпить еще один кофе, поговорить с коллегами, посмотреть газету. Все это приятные вещи, но они ничего не несут. И здесь кроется очень серьезная проблема: добрая половина рабочего времени тратится на задачи В. На что-то приятное, желанное, удобное, но ненужное и совершенно бесполезное. Если бы вы взяли себя в руки и прекратили заниматься задачами В и занялись бы вместо этого задачами А и Б, вы легко могли бы удвоить и даже утроить продуктивность своей работы.

Необходимо усвоить железное правило: никогда не занимайтесь задачами Б, если в списке еще осталась хотя бы одна задача А. Если задач А несколько, спросите себя: «Какая из них важнее всего? Какая из моих задач — самая важная?» Выберите ее и обозначьте А1. Это задача, с которой нужно начинать и работать над ней весь день, пока она не будет сделана.

Мы обнаружили вот что: даже если вы не выполните свою задачу А1, то будете знать, что весь день делали самое важное дело, работая над ней. Если вы разовьете у себя привычку работать над задачей А1, то эта привычка сделает гораздо больше для удвоения вашей производительности и доходов, чем любая другая.

Задачи категории Г — это то, что вы перепоручаете подчиненным или коллегам. Нужно перепоручить все, что только можно, чтобы освободить время на те немногие задачи, которыми можете заниматься только вы.

Весьма полезно использовать метод, который называется работа с почасовой оплатой. Спросите себя: «Сколько я получаю в час?» Положим, вы зарабатываете 100 000 долл. в год. В год вы работаете примерно 2000 часов. Значит, в час вы получаете 50 долл. Вы никогда не должны делать того, что не стоит 50 долл. в час. Не нужно заниматься ксерокопированием или варить кофе, или просматривать газеты и т.д. Не нужно делать то, что стоит 5 долл. в час, если вы хотите зарабатывать 50. Нужно передавать такие задачи, назначать их другим, делать так, чтобы эти задачи выполняли люди с меньшей почасовой зарплатой, чтобы вы могли заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с вашим уровнем почасовой зарплаты.

Д в формуле АБВГД — это лишние задачи. Нужно избавляться от таких ненужных и бесполезных действий. Например, покупая много одежды, вы рано или поздно сталкиваетесь с необходимостью выбрасывать ненужную, когда просматриваете гардероб. То же самое с задачами: нужно внимательно посмотреть на те мелкие задачки, которые накапливаются и которые вы делаете постоянно. Нужно приучать себя выделять их и выбрасывать из своей жизни. Контролировать свою жизнь можно, только прекратив заниматься мелкими ненужными вещами, чтобы освободить время на важные занятия.

И это подводит нас к четвертому правилу удвоения производительности: оно называется ищите слабые места. Это один из самых эффективных способов человеческого мышления. Суть его сводится к тому, что вы спрашиваете себя: «Делаю ли я сегодня что-нибудь такое, чего я бы никогда не начал еще раз, зная все, что я знаю теперь?» Постоянно применяйте это правило, думая о прошлом. Спросите себя: «От чего я отказался бы сразу, знай я тогда все, что знаю сейчас?»

Это правило можно применять к трем областям. Первая из них —это отношения.

Есть ли у вас сейчас отношения, личные или деловые, которых вы бы никогда не завели, зная то, что знаете сейчас? Многие компании, глядя на своих клиентов и отвечая на этот вопрос, обнаруживают, что у них есть куча клиентов, которые им больше не нужны. Часто это те, кто очень мало покупает, много жалуется, их тяжело обслуживать и т.д. Вы можете существенно повысить качество своей работы, прекратив обслуживать таких клиентов.

То же в личной жизни. Есть ли у вас сейчас такие отношения, которые, зная все теперешнее, вы бы не начинали? Если ответ положительный, то следующим вопросом будет: 2Как их закончить и как быстро это можно сделать?»

Следующая область ваших слабых мест — это бизнес и деловые операции. Есть ли у вас сейчас какие-либо продукты или услуги, которые вы бы никогда не стали предлагать, если бы пришлось начать все заново? Есть ли какие-то способы ведения бизнеса, которые вы бы не начали использовать снова? Есть ли какие-то процессы, процедуры, способы маркетинга или продаж, или рекламы, которые вы бы никогда не стали использовать снова, потому что они не работают? Если ответ «да», то задайте себе следующий вопрос: «Как с этим покончить и как быстро это можно сделать?»

Третий важный вопрос — это инвестиции. Какие вложения времени, денег или эмоций, сделанные в прошлом, вы бы никогда не сделали снова, знай вы то, что знаете сейчас? Многие люди, задав себе этот вопрос, понимают, как много времени они отнимали сами у себя. И они отказываются от дел, которые отнимали время, необходимое на семью. Они уходят из бизнес-клубов и организаций, которые не давали общаться с детьми. Поэтому не переставайте спрашивать себя о таких инвестициях, и помните, что многие ранее сделанные инвестиции можно назвать мертвыми.

Мертвая инвестиция — это вложение, которое потеряно навсегда. Другими словами, вы никогда не вернете то, что вкладывали. Это могут быть плохие отношения, из которых ничего не вышло. В них не стоит больше вкладывать чувства. Они пропали безвозвратно. Или плохие финансовые вложения. Вы навсегда потеряли свои деньги — так не беспокойтесь об этом. Не думайте больше про эти деньги, просто повернитесь и идите своим путем.

Пятое правило удвоения производительности — это деление всей работы по важности и срочности на четыре категории. Представьте себе квадрат, поделенный на четыре равные части (см. рисунок). Теперь поделим эти квадраты по важности и срочности.

Квадрат № 1 — это срочные и важные дела. Это вещи, которые нужно сделать. Ваши прямые служебные обязанности или то, что вы должны сделать по отношению к другим людям. Телефонные звонки, задачи начальства, обязательные дела и др. Многие люди большую часть своего рабочего времени занимаются делами из первого квадрата — одновременно важными и срочными. Этот квадрат называется квадратом результата, поскольку все входящие в него действия напрямую определяют вашу продуктивность как сотрудника компании.

Дальше идет квадрат № 2 —дела важные, но не срочные. Это то, что может сильно повлиять на вашу жизнь, если вы будете это делать и делать хорошо, но их очень легко отложить, поскольку они еще не срочны. Если вы когда-либо учились в институте, то знаете, что все важные лекции ждут своего часа до последней ночи перед экзаменом, когда есть реальный риск его завалить. Иногда мы откладываем очень важные дела до самого последнего момента. Но каждое важное дело, которое пока не стало срочным, станет таковым рано или поздно. Оно перейдет в квадрат № 1 и станет очень срочным, тем, что просто необходимо сделать, чтобы спасти задачу или карьеру. Второй квадрат называется квадратом потенциала. Многое из того, что вы делаете —самосовершенствуетесь, учитесь чему то, планируете и ставите себе цели, участвуете в каких-либо семинарах или конференциях или просто проводите время с семьей, —не срочно, но важно, поскольку имеет или может иметь далеко идущие последствия в вашей жизни.

Квадрат № 3 —это дела, которые срочны, но не важны. Телефон звонит, коллега зашел поболтать, кто-то вас зовет, вам захотелось кому-то позвонить или что-то сделать —это все срочно, потому что делать нужно сейчас, но не важно, потому что никак не помогает достижению ваших основных целей. Этот квадрат называется квадратом иллюзий. Именно так, потому что вы делаете эти вещи, находясь на работе, и они как будто имеют к ней отношение, но на самом деле ничего вам не дают. По сути, вы занимаетесь самообманом.

Квадрат № 4 включает занятия неважные и несрочные. Его называют квадратом растрат. Просто удивительно, сколько людей проводят время впустую. Они поздно приходят, долго пьют кофе, читают газеты, говорят с друзьями, звонят домой узнать, что будет на ужин, останавливаются надороге посмотреть, что продают, рано уходят и т.д. Все это способы растратить свое время.

Отсюда — шестое правило: проводите как можно больше времени в квадратах № 1 и № 2, занимаясь важными и срочными делами, а также делами, которые важны, но еще не успели стать срочными, и как можно меньше —в квадратах № 3 и № 4, квадратах иллюзий и растрат. Вот четыре вопроса, которые помогут вам все время заниматься только важными задачами.

Вопрос первый: «Почему я получаю зарплату?» Другими словами —а за что вам платят? Если бы вам пришлось описать свою работу и те результаты, которые вы добиваетесь, что бы вы сказали?

Второй вопрос —«Какие мои действия стоят больше всего? Что из дел, которыми я занимаюсь на работе, имеет самую большую ценность в денежном выражении?»

Третий вопрос: «Что могу я, и только я, сделать хорошо, чтобы это было важно для компании?» Задавайте себе этот вопрос каждый час. Что именно вы можете сделать такого, что будет действительно ценно? Все довольно просто: если вы этого не сделаете, этого не сделает никто. Но если вы этим займетесь и сделаете это хорошо, это серьезно повлияет на вашу жизнь. Главный вопрос — что это такое?

И последний, четвертый вопрос звучит так: «Как можно наиболее эффективно использовать мое время?» Чем бы вы ни занимались каждую минуту, каждый час, не переставайте спрашивать себя: как я могу наиболее эффективно использовать свое время прямо сейчас? Как эффективнее всего я могу потратить ближайший час? И каким бы ни был ответ, занимайтесь этим делом и только им, и до тех пор, пока оно не будет сделано.

Седьмое правило управления временем и удвоения производительности: это полная концентрация на одном деле. Я много лет учился успеху и нашел много полезных правил. Но абсолютно необходимо только одно — это соблюдать принцип полной концентрации внимания. Если вы можете все внимание и силы уделить одной задаче, четко понимаете, что это за задача, и думаете только о ней, пока она не будет завершена, — вы сможете завоевать мир. Вы сможете добиться любой цели, преодолеть любое препятствие, стать богатым, успешным, счастливым и прожить долгую жизнь, и тому есть множество причин. Главное, что вам нужно сделать сегодня, — принять решение о том, что вы, не отрываясь от основных дел, выработаете в себе привычку полностью концентрироваться на одной, самой важной задаче, и заниматься только ею, пока она не будет до конца завершена.

Итак, если вы зададите себе вопросы:

· какая из моих задач самая важная и срочная на сегодня;

· за что мне платят зарплату;

· какие из моих задач — самые ценные;

· что могу сделать я, и только я, такого, что, сделанное хорошо, действительно повлияет на мою жизнь;

· как можно наиболее эффективно использовать мое время прямо сейчас;

то вы поймете, что все упражнения и идеи тайм-менеджмента ведут к одному и тому же: вы должны точно определить самую важную и ценную задачу на текущий момент и затем приложить все усилия, максимально работать над собой, воспитывая характер, до тех пор, пока не выполните эту задачу как можно лучше.

Известно следующее: если вы занимаетесь только одной задачей, то экономите 80% времени, необходимого на ее выполнение. Почему так происходит? Ведущие специалисты тайм-менеджмента обнаружили, что если вы начинаете выполнять задачу, потом оставляете ее и возвращаетесь через какое-то время, вам необходимо просмотреть сделанное, понять, что еще осталось, освежить память, снова организовать себя, и опять начинать решать эту задачу. Если отложить задачу еще раз, все эти этапы придется повторить заново. Если же не отрываться от дела, начать его и делать до победного конца, то можно обнаружить удивительное явление: на его выполнение потребуется в пять раз, на 80% меньше времени, чем если постоянно отрываться и возвращаться к нему. Итак, это первая причина, почему вы должны полностью концентрироваться: концентрация позволяет кардинально уменьшить время, необходимое для выполнения любой задачи.

Работа в режиме концентрации может служить источником энергии и энтузиазма. Чем больше вы сосредоточиваетесь на важной задаче, тем больше энергии вы излучаете. Вы чувствуете себя счастливее, ощущаете, что дело идет, процесс двигается, подходит к концу, и, наконец вы завершаете его. Такой подход придает вам ускорение, позволяет чувствовать себя счастливым и мотивирует на следующую задачу. Это проявляется даже физически —ваш мозг выбрасывает в организм массу гормонов. Можно сказать, что вы получаете пушечное ускорение, концентрируясь на самой важной задаче и занимаясь только ею до тех пор, пока она не будет выполнена. Кстати, если вы заставляете себя работать допоздна, до ночи, иногда до утра, мало спите и полностью выжаты к моменту завершения работы, вы будете чувствовать себя прекрасно.

Итак, самое важное, что вы можете делать в своей жизни, — это четко определять свои цели и находить среди них приоритеты, устанавливать важность задач, выбирать самые важные и делать их и только их до победного конца. И это будет подстегивать вас и позволит браться за новую задачу с удвоенной силой, придаст сил, усилит иммунитет, сделает нечувствительным к простудам, гриппам и многому другому. Вы автоматически станете меньше спать, но будете просыпаться полными сил.

Теперь следует рассказать про семь способов тайм-менеджмента, гарантирующих высокую производительность. Точнее говоря, это способы правильной организации собственного мышления. Назовем их «семь R», потому, что название каждого из них на английском языке начинается с этой буквы.

Первое R — Resistance (реакция, сопротивление). Каждый раз, испытывая сопротивление, трудности в работе, сталкиваясь с неудачей, вы расстраиваетесь и чувствуете себя несчастным. В такой ситуации нужно мысленно вернуться назад и, вместо того чтобы форсировать события, заняться анализом, спросить себя: «Почему это происходит?» В случае неудачи мы начинаем «давить» на ситуацию — на отношения, работу, расстраиваемся и злимся, но самый лучший способ в этой ситуации — отступить назад и спросить себя: «Может быть, есть путь лучше?»

Второе R — Reevaluate (пересмотр, повторное рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, заново рассматривайте все происходящее и задавайте себе три вопроса. Первый: чего я пытаюсь сейчас добиться? Что я действительно пытаюсь сделать? Второй: как я пытаюсь это сделать? Это действительно самый лучший способ? И третий вопрос: а есть ли лучший способ добиться моих главных целей, нежели тот, что я использую сейчас? И спрашивайте о том же самом других людей.

Третье R, дающее нам высокую эффективность работы, — это Reorganization (реорганизация). Вам необходимо постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и больше самых важных дел. Не потеряйтесь и не увлекитесь рутинной работой. Будьте готовы к реорганизации.

Четвертое R — Restructuring (реструктуризация). Она подразумевает, что необходимо проводить как можно больше времени, занимаясь теми 20% работы, которые имеют самую высокую ценность, и как можно меньше времени — всем остальным. Реструктуризация продвигает вас вперед, позволяя выполнять все больше и больше ценной и, соответственно, высокооплачиваемой работы.

Пятое R — Reengineering (реинжиниринг). Это постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Составьте список всех этапов вашего рабочего процесса. Например, первый этап — это телефонный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом, выработка предложения и т.д. Сделайте полный список шагов и поставьте себе цель — уменьшить число шагов. Составьте список и просмотрите его, спрашивая себя: как я могу уменьшить количество этапов? Второй этап реинжиниринга — передать все малоценные дела другим людям. Перепоручайте все несущественные, неприбыльные действия и избавляйтесь от всевозможных малоценных задач. Это и есть настоящий реинжиниринг.

Шестое R —это Reinventing (переосмысление). Подумайте о том, что вам пришлось начать все сначала и заняться чем-то абсолютно другим. Вы не обязаны менять карьеру, но на подсознательном уровне всегда должна быть мысль: «А что, если бы мне пришлось полностью сменить род деятельности? Что, если бы моя карьера, или работа, или компания исчезла бы за ночь, и мне пришлось бы начинать все сначала в сегодняшнем состоянии?»

Думайте о своей работе, помня принцип слабых мест. Представьте, что вы провели линию в прошлое, и спросите себя: «Есть ли в моей сегодняшней жизни что-то такое, чего я бы никогда не начал снова?» Иногда, когда люди задают себе этот вопрос, ответ на него становится настоящим открытием. Представьте, что ваша работа или компания исчезла за ночь, как это происходит, кстати, со многими компаниями в реальной жизни. Вспомните дефолт, когда сотни тысяч опытных и талантливых людей неожиданно остались без работы и им пришлось искать себе совершенно новое занятие.

Подумайте, что вам действительно нравится делать, и как можно заново себя изобрести. Многие люди, которые теряют работу, думают: «Ну хорошо, а сейчас я займусь тем, что мне действительно очень нравится делать». И они находят способ хорошо зарабатывать на жизнь этим занятием.

Два самых опасных способа потерять время в жизни — это не нежданные телефонные звонки и не то, что отвлекает вас от дел. Это неподходящая работа и неподходящие отношения. Во-первых, многие люди тратят годы, работая не там, где им следовало бы. Они никогда не бывают по-настоящему довольны своей работой, никогда не бывают действительно успешны и не зарабатывают хороших денег, но продолжают работать на том же месте, потому что им так удобно, вместо того чтобы заняться действительно любимым делом, в котором они могут преуспеть.

Второе — многие поддерживают тесные отношения не с теми людьми, потому что привыкают к ним. Проходят годы, и ничего не выходит, но времени уже не вернуть. Будьте по-настоящему строги к себе. Если вы испытываете негативные эмоции или трудности в работе или личных отношениях, спросите себя: «Мое ли это место? Стоит ли мне быть с этим человеком?» И еще: «Если бы я начинал свою жизнь сначала, что бы я сделал иначе?»

И, наконец, последнее R — Regain control (возврат контроля). Начав снова контролировать свою жизнь, вы берете на себя полную ответственность за все, что с вами происходит. Вы прекращаете делать себе поблажки или винить кого-то другого. Если вам не нравится что-то в вашей жизни, скажите себе: «Я сам за это отвечаю, и я изменю это». Бенджамин Дизраэли как-то сказал: «Никогда не жалуйтесь и не оправдывайтесь». Если вам что-то не нравится, меняйте это, но не вините других людей.

Выводы

Подведем итоги, еще раз последовательно повторим основные шаги тайм-менеджмента. Первое — решите, чего именно вы хотите, и запишите это на бумаге. Второе — установите крайний срок и составьте план по достижению цели к этому сроку. Третье — решите, что вам необходимо сделать, и составьте список. Четвертое — упорядочьте список и установите приоритеты задач по методу АБВГД. Пятое — немедленно начинайте с самой важной задачи. Шестое — упорно работайте без перерыва, пока не выполните эту задачу, и седьмое — никогда не сдавайтесь. Не уставайте повторять себе, что провал — не ваш вариант.

Литература

1. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 271с.

2. Литвак Б.Г. Управленческие решения. — М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ», ЭКМОС, 1998.

3. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. — М.:Альпина Бизнес Букс, 2008. — 160 с.

4. Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем /

5. Брайан Трейси; [пер. с англ. А. Евтеева]. — М.:СмартБук, 2007. — 79 с.

6. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Поли Берд. — Пер. с англ. К. Ткаченко. —М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. — 288 с.

7. Управление временем / Йорг Кноблаух, Хольгер Вёльте; [пер.с нем.Д.В.Ковалевой]. – 2-е изд.,стер.-Москва: Омега-Л, 2006. – 144с.

8. Надлер Дж., Хибино Ш. Мышление прорыва / Пер. с англ. С.И. Ананин; - Мн.: ООО “Попурри”, 1999. – 496с.:ил.

9. Марк Х. Маккормак. Чему не учат в Гарвардской школе бизнеса. – Мн.:ООО «Попурри», 2004. – 384с.

Дата добавления: 2014-01-15