Лабораторная работа № 2. Основы работы в MS Word

Текстовый редактор MS Word предназначен для создания, редактирования и форматирования текста с включенными таблицами, рисунками и другими объектами. Размер документа практически не ограничен ни по количеству страниц, ни по размеру файла.

Запустить программу MS Word можно несколькими способами:

§ Через Главное меню: Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Word;

§ с помощью ярлыка на рабочем столе.

Внешний вид программы можно увидеть на рисунке 1:

Рис. 1. Внешний вид Microsoft Word

Основными элементами окна являются:

o строка заголовок – в ней отображается название программы, а также располагается имя документа, с которым в данный момент работает пользователь;

o строка меню – содержит список команд сгруппированных по категориям.

o стандартная панель инструментов - часто выполняемые операции оформляются в виде кнопок, расположенных на панели инструментов. Кнопки позволяют быстро выполнить необходимую операцию.

o панель форматирования – содержит набор команд для быстрого форматирования (видоизменения) текста;

o рабочая область – область для ввода текста;

o строка состояния - содержит справочную информацию об активном документе.

Стр.1 – номер текущей страницы;

Разд 1 – текущий раздел документа;

1/1 – текущая страница/общее количество страниц в документе;

на 2,5 см – отступ от верхнего края документа;

Ст 1 – текущая строка;

Кол 1 – количество символов от левого края строки до курсора.

Создать новый документ можно выполнить, выбрав пункт меню Файл – Создать.

Для того чтобы открыть существующий документ, нужно выбрать пункт меню Файл – Открыть.

Рис. 2. Окно открытия файлов

В появившемся диалоговом окне можно указать:

§ диск и каталог, в котором расположен файл (строка Папка) (см. рис.2);

§ имя одного или нескольких файлов, разделенных знаком "точка с запятой" (строка Имя файла);

§ тип файла для открытия (по умолчанию рассматриваются только файлы стандартного формата MS Word, которые имеют расширение .doc - строка Тип файлов).

После заполнения всех строк нужно щелкнуть по кнопке Открыть и через некоторое время в текстовом редакторе появится содержимое выбранных документов.

В конце каждого сеанса работы, во время которого документ подвергался изменениям, следует сохранять результаты работы. Это делается посредством выбора пункта меню Файл – Сохранить.

Документ MS Word можно сохранять под другим именем, при этом файл со старым именем также остается на диске, а дальнейшие изменения будут относиться только к файлу с новым именем. Сохранение файла под новым именем осуществляется в пункте меню Файл – Сохранить как. При этом появится окно сохранения документа.

В этом окне заполняются следующие поля:

• в списке Папка необходимо выбрать диск или имя папки, в которой хотите сохранить документ;
• в поле Имя файла нужно указать новое имя файла;
• выбрать из списка Тип файла другой формат сохранения.

После заполнения всех полей нужно щелкнуть по кнопке Сохранить.

Окно для указания имени файла появляется при первом сохранении файла, то есть тогда, когда выбирается пункт меню Файл – Сохранить.

При первом сохранении файла в качестве имени MS Word берет содержимое первой строки документа. Лучше придавать файлам содержательные имена.

Если файл сохраняется первый раз, то выполняется пункт меню Файл – Сохранить или Файл – Сохранить как. В этих случаях на экране появляется окно, похожее на окно открытия файла.

При необходимости сохранить файл на том же самом диске под другим именем, или на другом диске под тем же или другим именем, выполняется пункт меню Файл – Сохранить как.

Наиболее часто используемыми являются следующие типы расширений файлов, созданных в текстовом редакторе MS Word:

1. Документ MS Word (файлы с расширением doc) - это сжатый файл, который занимает на диске значительно меньше места, что важно при работе с документами большого объема.

2. Текст в формате RTF (файлы с расширением rtf) - в результате получается файл больший по объему (иногда значительно), чем файл с расширением doc. Однако, данный файл можно открыть текстовым редактором MS Word любой версии.

Иногда при загрузке MS Word отсутствуют некоторые панели инструментов. Добавить их можно, выбрав необходимую панель из списка Панели инструментов пункта меню Вид.

Создатели MSWord предусмотрели, что редактор будет использоваться для нескольких целей: набора, допечатной подготовки, работы с большими документами. Соответственно этому в меню " Вид " имеется ряд пунктов, мы рассмотрим на пункты "Обычный", "Разметка", "Схема документа".

"Обычный" вид документа предназначен для набора текста, когда временно не нужно думать о расположении абзацев и заголовков-разделов на страницах. Также можно с удобством установить любой масштаб. Единственная проблема, которая при этом возникает, - это то, что при вводе текста строка оказывается шире экрана, и при наборе экран "скачет" вправо-влево. Это не может не раздражать и, в частности, может являться объяснением, почему пользователи предпочитают нажимать Enter в конце каждой строки. Проблема решается установкой опции "Перенос по границе окна" в пункте меню Сервис - Параметры - Вид.

"Разметка страницы" предполагает, что пользователь может просматривать разбиение документа на страницы. При этом стоит, например, обратить внимание на то, чтобы заголовки не располагались в конце страницы, а абзацам в начале страницы не предшествовали отступы. Кроме того, если выбрано выравнивание "по ширине", то тем, кто не использует автоматическую расстановку переносов, придется изменять интервалы между словами.

"Схема документа" может быть явлением бесполезным, если до этого пользователь отказался от использования стилей заголовков. Если построена правильная структура документа (глава - заголовок 1-го уровня, раздел - заголовок 2-го уровня и т. д.), то схема документа будет содержать дерево документа, выбирая пункты которого можно моментально переходить по документу к нужной части.

Страницы можно просматривать с различной степенью увеличения (от 10% до 500%). MS Word позволяет видеть несколько страниц одновременно. Для быстрого изменения масштаба изображения страницы используется поле со списком, содержащееся в стандартной панели инструментов.

Нужный масштаб можно выбирать из списка, а также вводить непосредственно. Кроме того, список масштабов содержит такие значения:

• По ширине текста - масштаб автоматически выбирается так, чтобы страница была всегда видна во всю ширину;
• По ширине страницы - масштаб автоматически выбирается так, чтобы область текста занимала всю ширину экрана;
• Страница целиком - масштаб автоматически выбирается так, чтобы страница всегда была видна целиком;
• Две страницы - масштаб автоматически выбирается так, чтобы всегда были видны две страницы документа.

Для выбора не только масштаба изображения, но и числа видимых страниц служит диалоговое окно Масштаб. Для его вызова нужно выполнить одноименную команду из меню Вид.

Установка размера страницы выполняется в диалоговом окне Параметры страницы. Для его вызова нужно выполнить одноименную команду из меню Файл, а затем активизировать вкладку Размер бумаги. Размер можно либо выбрать из предложенного списка, либо, установив Другой, задать вручную и ширину, и высоту. Ориентацию можно выбрать из двух вариантов: книжной или альбомной. Наконец, областью применения установок может быть весь документ, текст ниже курсора, текущий раздел.

К основным операциям редактирования принято относить следующие:

- удаление фрагмента текста;

- перемещение и копирование фрагмента текста;

- операцию поиска и контекстной замены.

Под фрагментом понимается область текста, выделенная пользователем. Выделение текста является одним из основных принципов работы текстового процессора, согласно которому прежде чем производить какую либо операцию с объектом необходимо сначала его выделить. Выделение фрагмента документа может производиться с помощью мыши или клавиатуры (удерживая клавишу Shift выделять области текста клавишами управления). Выделенный фрагмент отмечается негативным изображением. Снять маркировку с фрагмента можно, щелкнув мышью за пределами выделенной области.

Для копирования информации необходимо выделить копируемый текст, а затем специальной командой “Копировать” поместить его во временный буфер хранения, при этом в буфер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа.

Для ввода и редактирования текста используют определенные сочетания клавиш. (Таблица 1, Таблица 2)

Таблица 1. Сочетание клавиш и их назначение

Клавиша	Описание
Delete	Удаление символа справа от курсора или выделенного фрагмента
Ctrl+Delete[1]	Удаление слова справа от курсора
Backspace	Удаление символа слева от курсора
Ctrl+Backspace	Удаление слова слева от курсора
Ctrl+Insert	Копирование выделенного объекта в буфер обмена
Shift+Insert	Вставка в документ содержимого буфера обмена
Shift+Delete	Перемещение фрагмента в буфер обмена (с удалением из документа)

Таблица 2. Знаки препинания

Сочетание клавиш	Описание
?/	Точка
Shift +?/	Запятая
Shift + 1	Восклицательный знак
Shift + 2	Кавычки («»)
Shift + 3	Знак номера (№)
Shift + 4	Точка с запятой (;)
Shift + 5	Знак процентов (%)
Shift + 6	Двоеточие (:)
Shift + 7	Вопросительный знак
Shift + 8	Знак звездочка (*)
Shift + 9	Открывающая скобка
Shift + 0	Закрывающая скобка
Shift+Любая буква	Заглавная буква
Caps Lock	Включает режим ввода только заглавных букв

Для установки отступов от краев листа бумаги используется вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы: если страницы должны иметь зеркальные поля, нужно включить соответствующую опцию на этой странице.

Границы полосы набора можно увидеть, если включить опцию Границы текста на странице Вид диалогового окна Параметры. Вызвать ее можно с помощью пункта меню Сервис – Параметры.

Ряд других параметров страницы устанавливается с помощью вкладки Макет (в других версиях MS Word она называется Источник бумаги) окна Параметры страницы.

К ним относятся:

• определение места начала раздела;
• задание отличий между колонтитулами на четных и нечетных страницах;
• вертикальное распределение текста по листу.

Колонтитул (от франц. colonne - столбец и титул) - заголовочные данные, помещаемые над текстом страницы (иногда сбоку, внизу) книги, журнала, газеты.

Переход в режим редактирования колонтитулов выполняется с помощью меню Вид – Колонтитулы. Происходит активизация палитры инструментов Колонтитулы, курсор ввода перемещается в колонтитул, а весь основной текст документа отходит на второй план. В обычном режиме, при редактировании основного текста, напротив, колонтитул показан светло-серым цветом на заднем плане.

MS Word позволяет включить автоматическую расстановку переносов. Для этого необходимо выбрать команду Расстановка переносов из пункта меню Сервис – Язык и включить обе опции Автоматическую расстановку переносов и Переносы в словах из прописных букв.

Рис. 3. Режим расстановки переносов.

MS Word обладает средствами проверки орфографии во всем документе, включая колонтитулы и скрытый текст. В MS Word допускается непрерывная автоматическая проверка правописания. В этом случае MS Word проверяет правописание документов при наборе, подчеркивая незнакомые слова красной волнистой линией.

Выбрав в пункт меню Сервис – Правописание можно обратиться к основному окну проверки орфографии.

Настройка проверки орфографии и грамматики осуществляется в диалоговом окне Параметры в меню Сервис. Вкладка Правописание содержит две группы пунктов: Орфография и Грамматика.

Рассмотрим параметры настройки Правописания.

Автоматически проверять орфографию - включение или отключение постоянной проверки правописания. Этот параметр отменяет подчеркивание незнакомых слов красной линией.

Не выделять слова с ошибками - скрытие красных волнистых линий, которыми помечаются возможные орфографические ошибки. Эти линии отображаются на экране, но не выводятся на печать.

Всегда предлагать замену - автоматический вывод списка вариантов правильного написания слов с ошибками во время проверки орфографии.

Пропускать слова из прописных букв, Пропускать слова с цифрами, Пропускать имена Internet и имена файлов - исключение из проверки орфографии определенных слов или адресов Internet (например, http://www.yandex.ru).

Словари - активизация, создание, правка, добавление вспомогательных словарей. Активные словари отображаются в списке Вспомогательные словари.

Во второй группе параметров осуществляется настройка проверки грамматики.

Автоматически проверять грамматику - автоматическая проверка грамматики во вводимом тексте и пометка возможных ошибок.

Не выделять снова с ошибками - скрытие зеленых волнистых линий, которыми помечаются возможные грамматические ошибки. Эта линии отображаются на экране, но не выводятся на печать.

Также проверять орфографию - установите этот флажок, если требуется проверить только орфографию. Этот флажок недоступен, если не установлена программа проверки грамматики для языка, выделенного фрагмента. Состояние этого флажка не влияет на фоновую проверку грамматики.

Набор правил - выбор набора грамматических и стилистических правил, которые следует использовать при проверке грамматики в данном документе.

Средство Тезаурус (меню Сервис – Язык) позволяет подыскать синонимы к выделенному слову.

Дата добавления: 2014-01-20