Тема 7.Анализ трудового процесса

Тема №6. Контроль над трудовым процессом

Тема № 5 Организация рабочего процесса

Правила начала дня:

1. начинать день с позитивным настроением;
2. начинайте работу по возможности в одно и то же время;
3. перепроверка плана дня, составленного накануне
4. вначале – ключевые задачи;
5. приступать без раскачки;
6. согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных помех);
7. утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычно бывает, занят текущими делами;

Правила основной части дня:

1. Хорошая подготовка работы;
2. Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
3. Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;
4. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;
5. Избегать незапланированных импульсивных действий;
6. Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;
7. Небольшие однородные задачи выполнять сериями (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности процесса достигается экономия времени);
8. Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение к работе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводить до конца, либо прерывать в целесообразном месте)
9. Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
10. Работать антициклично (т.е. в начале дня целесообразно заниматься важнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);
11. Выкраивать спокойный час;
12. Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

1. Завершить начатые небольшие дела;
2. Контроль за результатами и самоконтроль;
3. План на следующий день.

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

• осмысление физического состояния
• сравнение запланированного с достигнутым
• корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ представляет собой реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Принцип Эйзенхауэра—это техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил её и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям — важности и срочности.

· Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять самому руководителю без промедления.

· Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому.

· Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т. п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать, их следует делегировать.

· Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). От их выполнения следует воздержаться

Дата добавления: 2014-01-20