Этапы и отражение результатов в бухгалтерском учете

Любая инвентаризация проводится в три этапа: подготовительный, основной, заключительный.

2.1. Подготовительный этап

На данном этапе для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Примечание: При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает приказом руководитель организации в начале отчетного года.

Если затруднительно обеспечить работу постоянно действующей инвентаризационной комиссии, при проведении каждой конкретной инвентаризации может определяться отдельный состав комиссии.

В любом случае перед проведением конкретной инвентаризации персональный состав комиссии указывается в приказе о проведении инвентаризации, оформляемом по форме № ИНВ-22

Каждый из таких приказов регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который ведется по форме № ИНВ-23.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Также в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Примечание: Необходимо отметить специфический состав комиссии при проведении инвентаризации на предприятиях и учреждениях, где предметом инвентаризации являются изделия и документы, отнесенные к сведениям, составляющим государственную тайну.

В таком случае включение в комиссию лица, не допущенного к государственной тайне по соответствующей форме, приведет не только к признанию результатов инвентаризации недействительными, но и к целому ряду негативных последствий вплоть до лишения специальной лицензии предприятия ил уголовной ответственности согласно действующему УК РФ.

Проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Обязательным условием объективности инвентаризации при проверке фактического наличия имущества является также участие в ней материально ответственных лиц.

Примечание: Согласно Закону о бухгалтерском учете, если на предприятии отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель предприятия.

При коллективной материальной ответственности в инвентаризации могут участвовать одно или несколько лиц по поручению коллектива.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Типовая форма расписки имеется на бланках инвентаризационных описей.

Образец

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно- материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное (ые) лицо (а): ____________________ ________________

(должность) (подпись)

____________________ ________________

(должность) (подпись)

Перед началом инвентаризации фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков клеймения.

Примечание: В случае сомнения в исправности приборов необходимо проверить их, пригласив работников Комитета стандартов, мер и измерительных приборов РФ. Если приборы оказались неисправными, то следует составить акт за подписью контролера-ревизора, указанных представителей и материально ответственного лица. В акте нужно указать точное отклонение весоизмерительного прибора и продолжительность пользования им.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализации;

2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственными лицами условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Снятие натуральных остатков материальных ценностей на складах и других местах хранения нужно проводить в такой последовательности, чтобы исключались какие-либо ошибки, повторные включения в инвентаризационные описи одних и тех же ценностей. Для этого перед инвентризацией материальные ценности рассортировываются и укладываются по наименованиям, артикулам, размерам и т.д., готовится место для проинвентаризованных ценностей.

Для обеспечения непрерывности производственного процесса перед налом инвентаризации целесообразно создание специальных кладовых, где хранятся материальные ценности, расходуемые в период ее проведения. Поскольку при инвентаризации фактических остатков предусматривается прекращение операций по приему или отпуску ценностей, наиболее подходящим моментом для проведения внезапных инвентаризаций является окончание рабочего дня или предвыходной (выходной) день.

4.2. Основной этап

Основной этап инвентаризации заключается в непосредственном установлении фактического наличия материальных ценностей в натуре (снятие остатков).

Проводится путем взвешивания, обмера, таксировки, подсчета.

Проверка проводится сплошным методом, упрощенные способы инвентаризации разрешено применять лишь в немногих случаях (например, если товар хранится в неповрежденной упаковке).

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены.

Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы только после инвентаризации. В инвентаризационные описи эти ценности не включаются. После проведения инвентаризации такие ценности принимаются к учету материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

В исключительных случаях при длительном проведении инвентаризации и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации допускается отпускать материальные ценности материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии. На такие ценности составляются отдельные описи под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации" и "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". На приходных и расходных документах председателем комиссии производится отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую они записываются.

Примечание: В тех случаях, когда в период инвентаризации прием и отпуск со склада материальных ценностей не прекращается, их фактическое наличие на день инвентаризации определяется расчетным путем. К количеству фактического наличия проинвентаризованных материальных ценностей прибавляется количество отпущенных и вычитаются поступившие материальные ценности за период инвентаризации.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Определение веса (или объема) навалочных материалов (наливных продуктов) допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Акты обмеров, технические расчеты и другие документы, послужившие основанием для установления фактического наличия имущества, прикладываются к инвентаризационным описям, которыми оформляются результаты проверки.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Данные проверки фактического наличия материальных ценностей заносятся в акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. N 88:

- Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1);

- Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма N ИНВ-1а);

- Инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2);

- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3);

- Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4);

- Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5);

- Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (форма N ИНВ-6);

- Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма N ИНВ-8);

- Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма N ИНВ-8а);

- Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (форма N ИНВ-9);

- Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10);

- Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

- Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15);

- Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

- Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17);

- Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме N ИНВ-17).

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами. Данные формы обязательны для применения всеми организациями в силу требований ст.6 Закона "О бухгалтерском учете".

Примечание: Поскольку в настоящее время в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, утвержденном вышеназванным постановлением Госкомстата России, отсутствуют типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации финансовых вложений, безналичных денежных средств, резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов и ряда других объектов, то организации должны разработать их самостоятельно, соблюдая требования п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете, и утвердить их в приложении к приказу по учетной политике организации на соответствующий год.

Инвентаризационные описи и акты могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи и акты заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй остается у материально ответственного лица.

Примечание: В случае передачи ценностей от одного материально ответственного лица другому, а также при проведении инвентаризации по инициативе правоохранительных органов число экземпляров может быть увеличено.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, и в том порядке, в котором производилось снятие остатков (например, если инвентаризация проводилась во всем магазине, то не могут составляться отдельные инвентаризационные описи на каждый отдел или склад).

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Чтобы исключить возможность подлогов в описи в конце каждой ее страницы подсчитывается и проставляется прописью количество заполненных строк.

При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка инвентаризируемого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей и актов: неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры. Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываются ими.

В описях и актах не допускается оставлять незаполненные строки, они должны быть перечеркнуты.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Все экземпляры описи и акта считаются подлинниками, каждая страница всех экземпляров сверяется и затем подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-24) и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма № МНВ-25).

Если проводится инвентаризация:

- материальных ценностей, находящихся в собственности организации (учитываемых на балансе), но за сохранность которых работники организации не отвечают (к таким ценностям относятся материальные ценности: находящиеся в пути, отгруженные, переданные на хранение другим организациям, переданные в переработку, в аренду, в управление);

- всех видов расчетов (с дебиторами, кредиторами, заемщиками и займодавцами);

- нематериальных объектов (например, нематериальных активов, финансовых вложений в бездокументарной форме, оценочных резервов, резервов предстоящих расходов и платежей и т.п.), - то такая инвентаризация проводится на основании первичных документов (товарно-транспортных, счетов-фактур, актов, выписок и т.п.) и оформляется не инвентаризационной описью, а актом инвентаризации.

В качестве первичных документов возможно использование документов сторонних организаций, составленных ими в процессе инвентаризации имущества организации. К таким документам, в частности, относятся:

- инвентаризационная опись, составленная организацией-арендатором по форме N ИНВ-1 по арендованному имуществу;

- сохранные расписки, переоформленные на дату, близкую к дате инвентаризации;

- оборотные ведомости по ответственному хранению, предоставленные на дату, предшествующую дате инвентаризации.

При проведении инвентаризации на основании документов сличению подлежат не фактические данные и данные бухгалтерского учета, а данные по документам и данные бухгалтерского учета.

При инвентаризации незавершенных капитальных вложений в форме приобретения отдельных объектов основных средств, нематериальных активов, капитального строительства инвентаризация проводится как в натуре, так и по документам.

Данные, выявленные комиссией, подлежат сличению с данными бухгалтерского учета и плановыми показателями (сметами, инвестиционными программами). Выявленный перерасход по отношению к сметным (плановым) показаниям должен рассматриваться особо.

4.3. Заключительный этап

Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии.

Комиссией выявляются расхождения между данными инвентаризационных описей, в которых зафиксированы фактические остатки, с данными бухгалтерского учета (книжные остатки). Расхождения между показателями отражают в сличительных ведомостях (при количественно-сортовом учете) и в актах результатов инвентаризации (при суммовом учете).

***

Сличительные ведомости составляются по формам ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" и ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей", которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В сличительных ведомостях отражаются выявленные расхождения в количественном измерении и в денежной оценке (как излишки, так и недостачи).

Суммы излишков и недостач товарно - материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Итоговые данные по всем видам имущества и обязательств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26). Данная ведомость утверждена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

Данная ведомость прилагается к пояснительной записке к годовому отчету в качестве обязательной расшифровки раздела "Инвентаризация".

Необходимо отметить, что данный документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, так как окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Поэтому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (т.е. выявленные излишки или недостачи должны быть отражены в бухгалтерском учете проводками за декабрь отчетного года).

Налоговый аспект: В Налоговом кодексе не установлено какой-либо отдельной даты для признания доходов, выявленных в результате инвентаризации. Поэтому налогоплательщик вправе признать их в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место, то есть в месяце проведения инвентаризации (Постановление ФАС МО от 20.11.2007 N КА-А40/11809-07).

Результаты инвентаризации могут показать:

- Совпадение фактических и книжных остатков, т.е положительный результат инвентаризации

- Превышение книжных остатков над фактическими, т.е. недостачу

- Превышение фактических остатков над книжными, т.е. излишки

По всем недостачам и излишкам инвентаризационная комиссия получает письменные объяснения от соответствующих работников.

Недостачи и излишки могут быть в равной степени как следствием злоупотреблений материально-ответственных лиц (обман покупателей, завоз неучтенного товара, присвоение), так и ошибок в бухгалтерском учете либо при проведении инвентаризации, а также в результате пересортицы.

О выявленных при проведении инвентаризации расхождениях председатель инвентаризационной комиссии докладывает руководителю организации. По результатам рассмотрения представленных материалов руководитель организации должен принять одно из следующих решений:

- о взаимном зачете излишков и недостач (пересортица);

- о списании выявленных недостач в пределах норм естественной убыли.

Примечание: Данное решение принимается, после зачета недостач ценностей излишками по пересортице;

- о привлечении виновных лиц к ответственности за недостачи ценностей сверх норм естественной убыли (в том числе с передачей дел в следственные или судебные органы).

Примечание: В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается повторная сплошная инвентаризация с новым составом инвентаризационной комиссии.

Деятельность рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации и инвентаризации проверок состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности ценностей. В протоколе комиссия высказывает предложения по устранению выявленных недостатков, зачету недостач и излишков, списанию недостач в пределах норм естественной убыли. По окончанию инвентаризации все материалы и протокол рабочей комиссии передаются постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Дата добавления: 2014-01-11