Система стандартов по управлению и информации

Управление и информация тесно связаны между собой. Своевременная и полная информация - необходимое условие принятия правильного управленческого решения. Важнейшей задачей стандартов данного направления является унификация документов, как по управленческим процессам, так и по информационной технологии.

Стандарты по управленческой документации. Необходимость фиксации управленческих решений существует в любомуправленческом аппарате - от высших органов государственной власти иуправления до небольших коммерческих организаций. В результате закрепленияпрактики управленческой деятельности создается совокупность документов -управленческая документация.

Увеличение объема информации, связанное с развитием народного хозяйства и общественной жизни страны, приводит к устойчивому росту количества управленческих документов, достигающего, по укрупненным оценкам, сотен миллиардов листов в год. Создание и обработка документов требуют все больших затрат. Из-за небрежно составленных деловых писем компании несут убытки.

Одним из путей снижения затрат на управленческие документы могут быть унификация и стандартизация их за счет сокращения избыточности информации, создания общей модели построения документов, применения единой терминологии, типизации текста. Проведенная в этом направлении работа в 1970 – 1980 г.г. завершилась разработкой унифицированной системы документации (УСД). К управленческой документации относятся организационно-распорядительная, внешнеторговая, отчетно-статистическая, бухгалтерско-финансовая, расчетно-денежная и другие ее разновидности.

Организационно-распорядительная документация (ОРД)выполняет особую роль среди УСД в силу своей универсальности. Распорядительная и исполнительская деятельность характерна для всех без исключения управленческих структур независимо от их уровня, юридического статуса и направлений деятельности. Требования к ОРД установлены ГОСТ 6.30-2003. Указанный стандарт регламентирует оформление следующих документов: приказов, распоряжений, актов, протоколов, объяснительных и докладных записок, инструкций, служебных писем, заявлений, анкет, представлений,

решений, постановлений, предписаний, штатных расписаний, указаний, уставов.

Стандарты по информационным технологиям. Как известно, информационная технология (ИТ) это совокупность средств иметодов, которые позволяют обеспечить общество всей необходимойинформацией.Более половины населения наиболее развитых стран принимаетнепосредственное участие в процессах производства и распространенияинформации; в ряде стран до половины национального продукта связано синформационной деятельностью. Поэтому сфера ИТ является одним из наиболееперспективных направлений развития международной и национальной системыстандартизации.

Современная ИТ - это совокупность, с одной стороны, средств вычислительной техники, информационных и коммуникационных систем, с другой - методов обработки, передачи, хранения и использования информации. В настоящее время стандарты по ИТ как самостоятельный комплекс стандартов находятся в стадии формирования.

На формирование комплекса современных гармонизированных стандартов нацелена Программа комплексной стандартизации ИТ. Полная реализация этой программы позволит внедрить в стране свыше 500 стандартов, соответствующих ИСО/МЭК. Комплексная программа предусматривает разработку стандартов по 18 направлениям, среди которых:

- взаимосвязь открытых систем (в частности, локальные вычислительные сети);

- языки и системы программирования и технические средства;

- элементы данных и кодированию информации и носители информации;

- методы и средства защиты информации;

- микропроцессорные системы (включая персональные ЭВМ);

- микрография и оптическая память для записи, ведения и использования документов и изображений.

Важное место в программе занимают стандарты по применению ИТ в различных областях: в работе учреждений, в промышленности, банковском и издательском деле, в области научно-технической информации, на транспорте, в торговле и управлении.

К стандартам по ИТ относится Система информационно- библиографической документации (СИБИД). Ее задачами являются:

- совершенствование организации и управления деятельностью в области научно- технической информации (НТИ);

- повышение производительности труда информационных работников в результате применения эффективной технологии, прогрессивных норм и требований;

- обеспечение условий для рационального взаимодействия органов информации различных уровней.

СИБИД включает три подсистемы: научно-техническая информация, библиотечное дело и библиография, редакционно-издательская работа.

В стандартах по представлению информации и по документам даны требования к содержанию, структуре и оформлению рефератов и аннотаций (ГОСТ 7.9), промышленных каталогов (ГОСТ 7.22), информационных изданий (ГОСТ 7.23) и отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32).

В рамках комплекса стандартов ИТ разработаны стандарты по штриховому кодированию (ГОСТ Р 51001), которые используются предприятиями-изготовителями для налаживания автоматизированного учета продукции (товаров) при ее изготовлении, хранении, транспортировании и реализации.

Дата добавления: 2014-01-20