Характеристика управленческой деятельности. Уровни управления

Основные методологические подходы к управлению

Управление как социальный процесс

Тема 3. Управление в организациях

1. Разумеется, центральной осью функционирования формальных организаций является управление. Понятие«управление» широко используется в различных науках. Существует огромное количество определений этого понятия. В самом общем виде под управлением понимается элемент. Функция, обеспечивающая сохранение определенной структуры, организационных систем, поддержание режима их деятельности, реализацию их программы и целей.

Сущность социологического подхода к управлению состоит в выделении трех компонентов. Первый – целенаправленное управляющее воздействие, включающее целеполагание и целеосуществление, составляет ядро управления. Такое воздействие бывает внешним (когда орган управления находится за рамками самих объектов), а также самоуправлением (когда воздействие осуществляется подразделением или субъектом, входящим в состав самого объекта). Второй – социальная самоорганизация, т.е. спонтанные процессы внутри-коллективного регулирования (лидерство, “шкала престижа”, неформальное группообразование, социальные нормы). Оба названных компонента образуют третий – организационный порядок, включающий в себя как продукты “прошлого” управленческого труда (решения, объективированные в стабильной должностной структуре, административном распорядке), так и систему стихийно сложившихся правил и норм отношений в коллективе.

Оптимальное соотношение данных элементов предполагает их интеграцию на основе использования возможностей и учета границ каждого из них, снятия возможных противоречий. Так, руководитель заинтересован как можно больший объем решений (приказов, заданий) перевести из формы разовых воздействий в форму долговременного порядка или “подключить” спонтанные регуляторы к целям, поставленным перед организацией.

Таким образом, в социальном управлении, в отличие от других видов, главными компонентами выступают либо люди как члены различных организаций. Либо организационные подразделения в целом. Индивиды (либо самостоятельно, либо в составе социальной группы), представленные в сложной системе управленческих взаимоотношений, могут выступать субъектами и объектами управления.

Субъект управленческой деятельности – это источник управленческой активности, направленной на определенный объект управления.

Объект управления – часть объективной действительности, на которую направлено управленческое воздействие.

Между субъектами и объектами управления существует диалектическое взаимодействие и взаимовлияние. При этом важным условием эффективности управления является соответствие субъекта управления его объекту.

Итак, управление предстает как социальный процесс сознательного, на достоверном знании основанного систематического воздействия субъекта управления (управляющей подсистемы) на социальный объект (управляемую подсистему) посредством принятия решения, осуществления планирования, организации и контроля, необходимых для того, чтобы обеспечить эффективное функционирование и развитие социальной системы (организации), достижение ею поставленной цели.

Один из самых известных и влиятельных теоретиком в области управления американский социолог и экономист П. Друкер так сформулировал сущность рассматриваемого явления: "Управление- это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу. Управление как таковое является и стимулирующим элементом социальных изменений, и примером значительных социальных перемен".

Процесс управления это всегда деятельность объединенных в определенную систему субъектов управления, направленная на достижение целей организации (предприятия) путем реализации определенных функций с использованием методов управления.

Методы управления – это комплекс социальных методов целенаправленного воздействия на работников, группы и коллективы.

На каждом уровне управление сталкивается со специфическими проблемами, а значит, и вырабатывает соответствующие методы, одни из них применимы в каждом из трех случаев, применение других ограничено каким-либо одним случаем. По отношению к отдельному работнику предприятия можно выделить разные виды воздействия (методы социального управления) на его поведение:

• прямое (приказ, задание);
• через мотивы и потребности (стимулирование);
• через систему ценностей (воспитание, образование и т.д.);
• через окружающую социальную среду (изменение условий труда, статуса в административной и неформальной организации и др.).

Применительно к группе, входящей в производственный коллектив предприятия, используются следующие методы социального управления:

• целенаправленное формирование состава группы (по квалификационным, демографическим, психологическим признакам, количеству, размещению рабочих мест и т.д.);
• сплочение группы (посредством организации соревнования, совершенствования стиля руководства, использования социально-психологических факторов и т.п.).

На уровне социальной организации предприятия используются методы:

• согласования формальной и неформальной структур (преодоление противоречий между запланированными и действительными связями и нормами);
• демократизации управления (посредством повышения роли общественных организаций, широкого привлечения работников к выработке общих решений, выборности некоторых руководителей производства, развития трудовой активности и т.д.);
• социального планирования (повышение квалификации работников, совершенствование социальной структуры коллектива, улучшение благосостояния и другие мероприятия).

2. Существуют три основных подхода к управлению: ситуационный, процессный и системный.

Ситуационный подход (другое его название — "конкретный подход"). При его использовании руководители исходят из того, что конкретная ситуация является основой применения возможных методов управления. При этом наиболее эффективным считают тот метод, который в большей степени соответствует данной управленческой ситуации.

Ситуационный подход — концепция, согласно которой оптимальное решение есть функция факторов среды в самой организации (внутренние переменные) и в окружающей среде (внешние переменные). В данном подходе концентрируются основные положения известных школ управления путем сочетания определенных приемов. Данная концепция пригодна для более эффективного достижения целей организации.

Процессный подход основывается на концепции, согласно которой управление есть непрерывная цепь функций управления, осуществляемая в результате выполнения связанных между собой действий.

Главным методологическим подходом к управлению является системный подход. С его помощью организация рассматривается как единое целое со всеми сложнейшими ее связями и отношениями, а также согласованием деятельности всех ее подсистем.

Системный подход требует использования принципа обратной связи между частями и целым; целым и окружением (т. е. средой), а также между частями и окружением. Этот принцип есть проявление диалектики взаимозависимости между различными свойствами.

Четкое функционирование организации влияет на множество факторов, наиболее важными из которых являются психологические и социально-психологические феномены.

Система (system) — единство, состоящее из взаимозависимых частей, каждая из которых привносит что-то конкретное в уникальные характеристики целого. Организации считаются открытыми системами, потому что они динамично взаимодействуют с внешней средой.

Применительно к управленческим проблемам в системном подходе важнейшим является выполнение следующих действий:

а) выделение объекта исследования;

б) определение иерархии целей системы и ее отражение в целях подсистем;

в) описание влияния каждой из подсистем на систему, в которой они функционируют и обратного влияния системы на объекты подсистемы;

г) определение возможных путей совершенствования деятельности изучаемых подсистем.

Сама сущность управления при системном подходе рассматривается как совокупность следующих понятий: организация управления, процесс управления; информация. Взаимосвязи этих элементов сущности управления позволяют выделить три основных блока, состоящих, в свою очередь, из целого ряда элементов.

Информация:

Правильность и эффективность принятого управленческого решения во многом определяется качеством экономической, организационной, социальной и других видов информации. Условно все виды информации, которые используются при принятии управленческих решений, можно подразделить на:

· Описывающую и мотивирующую;

· входящую и исходящую;

· обрабатываемую и необрабатываемую;

· текстовую и графическую;

· постоянную и переменную;

· нормативную, аналитическую, статистическую;

· первичную и вторичную;

· директивную, распределительную, отчетную.

Ценность получаемой информации зависит от точности задачи, так как правильно поставленная задача предопределяет необходимость конкретной информации для принятия решения.

В управлении выделяют следующие важные характеристики информации.

1. Объем. Существует объем символьной информации (количество букв, знаков, символов) и объем воспринимаемой информации (полнота информации о каком-либо объекте для принятия обоснованного решения).

2. Достоверность. Это процент реальных сведений в общем объеме информации.

3. Ценность. Характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие правильного решения.

4. Насыщенность. Это соотношение полезной и фоновой информации.

5. Открытость. Это возможность предоставления информации различным группам людей (секретная, конфиденциальная, публичная).

Идеальная информация должна быть полной, своевременной, достоверной, взвешенной и опережающей. Для этого в организации надо определить минимально необходимые источники информации. Ими могут быть (кроме вербальных источников), две группы документов: документы, содержащие сведения о состоянии решаемого вопроса, а также документы юридического характера.

Организация управления:

1.) содержание (люди, машины);

2.) структура (совокупность отношений между компонентами системы при выполнении ее цели);

3.) связи (взаимосвязь между компонентами системы);

4.) процесс принятия решений (способ и методы выработки инструкции на базе мотивации).

Процесс управления:

1.) анализ и синтез (построение дерева целей, количественное определение состояния системы);

2.) прогнозирование (предвидение будущего состояния системы);

3.) планирование (упреждающее управление или разработка планов);

4.) организация процессов (координация работ по выполнению планов);

5.) учет и контроль (сопоставление плановых и фактических состояний);

6.) мотивация (побуждения выполнения плана).

3. Современные специалисты в области менеджмента считают, что произошла смена четырех концепций, каждая из которых по-своему раскрывает различные аспекты проблемы управления персоналом и подходы к ее решению.

1. Использование трудовых ресурсов (labour resources use) с конца XIX в. до 60-х гг.XX в. Вместо человека в производстве рассматривалась лишь его функция - труд, измеряемый затратами рабочего времени и зарплатой. На Западе эта концепция нашла отражение в марксизме и тейлоризме, а в СССР - в эксплуатации труда государством.

2. Управление персоналом (personnel management). Научной основой этой концепции, развивавшейся с 30-х гг., была теория бюрократических организаций, когда человек рассматривался через формальную роль - должность, а управление осуществлялось черезадминистративные механизмы (принципы, методы, полномочия, функции).

3. Управление человеческими ресурсами (human resource management). Человек стал рассматриваться не как должность (элемент структуры), а как невозобновляемый ресурс- элемент социальной организации в единстве трех основных компонентов (трудовой функции, социальных отношений, состояния работника). В российской практике эта концепция используется фрагментарно более 30 лет и в годы перестройки получила распространение в "активизации человеческого фактора".

4. Управление человеком (human being management). В соответствии с этой концепцией человек - главный субъект организации и особый объект управления, который не может рассматриваться как "ресурс". Исходя из желаний и способностей человека должны строиться стратегия и структура организации. Основоположниками данной концепции считаются лидеры японского менеджмента К. Мацусита, А. Морита. Однако она тесно связана с концепцией всестороннего развития личности, созданной российскими философами (Л. А. Зеленов и др.).

Происходящие в нашей стране экономические и социальные преобразования сопровождаются серьезной работой по совершенствованию форм и методов управления. Это требует качественных изменений в организации и управлении на всех его уровнях и во всех звеньях.

Под управленческой деятельностью будем понимать вид трудовой деятельности по выполнению функций управления в организации, назначением которого является обеспечение целенаправленной и скоординированной деятельности трудового коллектива по решению стоящих перед ним задач.

Объектом управленческой деятельности является сфера ее приложения — организация, структурное подразделение.

Предмет управленческой деятельности — информация о состоянии объекта и о необходимых изменениях в его функционировании и развитии.

Продукт управленческой деятельности — управленческие решения и практические действия, необходимые для обеспечения функционирования объекта в требуемом режиме.

Содержание управленческой деятельности применительно к конкретному объекту определяется составом функций управления. К. их числу можно отнести: определение целей и планирование, организацию исполнения, координацию и стимулирование деятельности исполнителей, учет и контроль исполнения. Каждая функция отражает определенную форму и способ управленческого воздействия на управляемый объект, обусловливая соответствующие стиль и методы управления.

Отношения руководство-подчинение. Понятие “руководство” близко к понятию “управление” и используется для выделения особого типа организационных отношений, а именно: работы руководителя с подчиненными в непосредственном контакте по решению служебных задач.

Исходя из этого социологический подход предполагает анализ руководства как особого, триединого отношения между людьми в организации. Во-первых, руководство – это отношение между разными статусами, уровнями административной структуры, имеющее правовую основу и проявляющееся в виде односторонней зависимости одного работника (должности) от другого. Во-вторых, руководство – это отношение между отдельными рабочими функциями общего трудового процесса: одной – более “общей”, другой – более “частной”. В трудовом процессе связываются, с одной стороны, функция организации, с другой – функция исполнения. В-третьих, руководство – это также отношение между личностями, специфический тип общения. В последнем случае рассматривается его социально-психологическое содержание – взаимное признание, влияние, стиль, интересы.

Перечисленные стороны отношения руководство-подчинение не могут существовать в отрыве друг от друга, они переплетены, хотя и имеют относительную самостоятельность. Социология исследует отношение руководство-подчинение как проявление на межличностном уровне более общих отношений по управлению. Воздействие руководства на подчиненных имеет цель побуждать их к определенному трудовому поведению как в соответствии с требованиями организации, так и согласно собственным представлениям.

Возможны два способа воздействия: прямой (приказ, задание) и опосредованный, мотивирующий (через стимулы). При первом способе руководство направлено непосредственно на деятельность подчиненных и необходимость соответствующего поведения подкрепляется санкциями за отклонение от него. Результат достигается за счет того, что для работника “потери” от возможных санкций за невыполнение требуемого превышают его “затраты” на выполнение. В своей крайней форме такое отношение руководство–подчинение выступает как принуждение, т.е. цели руководства не связываются с интересами исполнителя, противостоят им. Второй способ предполагает воздействие на мотивы и потребности работника. Побуждение к труду происходит через удовлетворение потребности личности, что выступает как компенсация за трудовой вклад. При прямом воздействии такой компенсацией служит отсутствие негативных санкций, а эффект достигается за счет “самоусиления” воздействия соответствующей мотивацией индивида.

В процессе руководства проявляются личные особенности руководителя, поэтому складываются разные стили руководства. Стиль руководства можно определить как систематическое проявление каких-либо личных качеств руководителя в его отношениях с подчиненными, в способах решения деловых проблем.

Рамки формальной организации оставляют некоторый диапазон для выбора руководителем той или иной линии служебного поведения по отношению к подчиненным ему работникам и служебным задачам. Сознательный выбор или спонтанные колебания в этих рамках неизбежны и зависят от индивидуальности руководителя – его культуры, установок, характера, опыта, знаний, т.е. детерминируются психологическими и социокультурными факторами, присущими как руководителю, так и коллективу, профессии, региону, социальной категории. Различают следующие основные разновидности стиля руководства: авторитарный, когда руководитель не считается с мнением подчиненных, навязывает им свою волю; демократический, когда подчиненные привлекаются к выработке общих решений; слабый, когда руководитель самоустраняется от руководства, его влияние в коллективе незначительно, слабо выражено. Стиль руководства тесно связан с культурой управления.

Стиль руководства проявляется в стимулировании труда. Стимулирование – метод опосредованного воздействия на трудовое поведение работника, его мотивацию через удовлетворение потребностей личности, что выступает как компенсация за трудовое усилие. Ориентация на получение удовлетворения в целом сильнее побуждает человека к определенному поведению, чем прямое управленческое воздействие на него посредством приказа. Однако организация стимулирования сложнее прямого воздействия. Системе стимулов противостоит система мотивов и потребностей. Стимулирование эффективно в той степени, в какой эти две системы сочетаются.

Деление стимулов на “материальные” и “моральные” условно. Так, премия – не только денежное вознаграждение, но и свидетельство признания, уважения. В задачи эффективного управления входит расширение системы стимулов, применяемых в социальном управлении. Стимулами могут быть условия труда, гибкие системы рабочего времени, отношения в коллективе и т.д., но главным стимулом остается материальная заинтересованность, более полное осуществление принципа оплаты по труду, его результатам. В связи с особенностями современного производства, прежде всего его сложностью, вследствие чего вклад отдельного работника в конечный продукт неочевиден, особое значение приобретают коллективные формы оплаты труда и стимулирования (бригадные методы, коллективный подряд и т.д.).

Самоорганизация. Деятельность по управлению включает в себя не только вертикальные отношения руководства-подчинения. Организациям присуще также и самоуправление. Понятие “самоуправление” обычно имеет два смысла – широкий и узкий. В широком смысле “самоуправление” означает автономное функционирование какой-либо организационной системы (подсистемы), правомочное принятие ею решений по внутренним проблемам. В этом смысле та или иная степень самоуправления свойственна любым предприятиям, учреждениям, поселениям и т.п. Но с социологической точки зрения, т.е. в узком смысле слова, самоуправление выступает как коллективное управление, как участие всех членов организации, населения в работе соответствующего органа управления, включение исполнителей в процессы выработки общих решений.

Самоорганизация есть продукт социального взаимодействия в массовом, коллективном или групповом масштабах. Использование самоорганизации в управлении существенно повышает его эффективность и составляет важный фактор развития в трудовых организациях. Процессы самоорганизации могут играть как конструктивную, так и деструктивную роль, т.е. проявляться как дезорганизация.

Социальное регулирование – целенаправленное управляющее воздействие, ориентированное на поддержание равновесия в управляемом объекте и развитие его посредством введения регуляторов (норм, правил, целей, связей). Социальное регулирование представляет собой “косвенное” управление и осуществляется (наряду с “прямым”) через задание объекту требуемого результата и путей его достижения. Посредством социального регулирования создаются возможности и ограничения деятельности, которые должны вызвать в управляемом объекте мотивацию и целеполагание, желаемые с точки зрения субъекта управления.

Как правило, процессы управления очень многообразны, многомерны и имеют сложную структуру (состоят из большого числа стадий и фаз). В общем смысле процесс управленческой деятельности состоит из общих функций управления, которые объединяются в циклы управления (рис.2).

Можно сказать, что сутью профессии руководителя является принятие решений. В широком смысле это понятие включает и подготовку решения (планирование), в узком смысле это выбор альтернативы. В рамках перспективного планирования принимаются основополагающие решения (что делать?), затем в процессе текущего планирования, организации, мотивации, координации, регулирования, изменений планов — решения в узком смысле (как делать?), хотя такая граница является условной.

Рисунок 2. – Цикл управленческой деятельности

Таким образом, главный продукт управления – производимые им решения. Управленческое решение есть формально зафиксированный проект какого-либо изменения в организации. На этой основе выделяются следующие разновидности управленческих решений.

Жестко детерминированные решения, на содержании которых индивидуальные особенности руководителя совершенно не сказываются или сказываются незначительно. В этом случае личность субъекта решения как бы “не втягивается” в процесс его принятия, поскольку содержание решения предопределено организационными условиями (законом, инструкцией, распоряжением вышестоящей инстанции и т.д.). Такие решения в свою очередь могут быть двоякого рода: стандартизованные, рутинные (например, решения о выдаче очередной заработной платы, увольнении работника после подачи им заявления, выплате пособий по профзаболеваниям и т.п.) и производные, вторичные решения, т.е. принятые во исполнение, в развитие других решений и неизбежно вытекающие из них (ранее принятых, “спущенных” извне и т.д.).

“Инициативные” решения (т.е. не жестко детерминированные), содержание которых предполагает индивидуальный вклад субъекта решения. Диапазон колебаний при этом может быть значительным, что для организации имеет важные последствия. Здесь также можно выделить две разновидности: решения ситуационные, имеющие преимущественно эпизодический или локальный характер (поощрения, наказания, отдельные назначения и пр.), решения реорганизационные, т.е. направленные на изменение какого-либо элемента организации (перераспределение ресурсов, разработка новых задач, изменение административной структуры и т.д.).В менеджменте различают два вида разделения труда: по горизонтали и по вертикали. Горизонтальное разделение труда может не проявляться в мелких организациях.

Внутри больших организаций, которые имеют сложную структуру, существуют различные "горизонтальные" подразделения, например, отделы, службы, участки, и т. п.

Горизонтальный характер разделения труда характеризуется тем, что производится расстановка руководителей по различным подразделениям организации. Особенность ее заключается в том, что горизонтально разделенная работа должна быть обязательно скоординирована.

Наряду с горизонтальным разделением труда может иметь место и вертикальное разделение труда. Основное назначение этого вида разделения труда — координирование действий людей, объединенных общей структурой данной организации для выполнения общих целей.

Вертикальное развертывание разделения труда, при котором вышестоящий руководитель координирует работу нижестоящих руководителей, способствует образованию различных уровней управления. При этом название должности, которую занимает тот или иной руководитель, дает возможность определить, на каком уровне управления находится этот руководитель.

Размер организации — это один из важнейших факторов, который определяет количество уровней управления. Все уровни управления внутри организаций обычно делятся на три основные категории:

1) институциональный уровень (руководители высшего звена);

2) управленческий уровень (руководители среднего звена управления);

3) технический уровень (руководители низового звена управления).

На институциональном уровне разрабатываются стратегические, т.е. перспективные, планы и цели.

Институциональный уровеньуправления организацией — самый малочисленный по сравнению с другими уровнями. Наиболее распространенные должности руководителей высшего звена управления — президент, вице-президент, председатель Совета директоров компаний. В среде государственных служащих — это, например, министры, в армии — генералы и т.д. Руководители высшего звена управления являются лицами, ответственными за принятие важнейших организационных решений. Их работа очень напряженная и интенсивная. Руководители такого ранга непрерывно заняты поиском новой информации, которая имеет непосредственное отношение к деятельности всей организации. Особенность работы руководителей высшего звена управления характеризуется также и тем, что она не имеет четких границ, пока существует данная организация.

Основное содержание деятельности руководителей высшего уровня управления: выбор основного направления деятельности организации с учетом внешних внутренних факторов работы. Постановка стратегических целей, организация стратегического планирования; прогнозирование работы предприятия на определенный отрезок времени. Предвидение будущих результатов эффективности предприятия. Ответственность за все решаемые в организации задачи и принимаемые решения. Полное владение информацией о задачах, средствах их решения, внешних факторах. Реализация власти и полномочий в соответствии с имеющимся статусом и ролями.

Руководители среднего звена управления подчинены руководителям высшего звена управления, осуществляя координацию и контроль работы руководителей низового (технического) уровня. Если организация имеет большую разветвленную структуру, тогда руководители среднего звена разделяются на два дополнительных уровня (на верхний уровень среднего звена управления и на низший уровень среднего звена управления).

Наиболее типичными должностями руководителей среднего звена управления являются: начальник отдела, декан (в высшем учебном заведении и т.п. Во многих организациях руководители среднегозвена управления принимают участие в принятии решений, готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена.

Основное содержание деятельности руководителей среднего уровня управления: знание полной информации о задачах данного уровня. Руководство малыми (рабочими) группами. Ответственность за деятельность этих групп. Осуществление лидерских функций. Управление групподинамическими процессами. Ответственное поведение за сплоченность групп, групповое единство, групповое мотивирование, принятие всеми членами групп организационных целей, формирование ценностно-ориентационного единства. Мотивирование отдельных работников, а также всей группы. Участие в выполнении всех функций управления. Борьба с конфликтами.

Руководители низового звена управления осуществляют контроль над выполнением производственных заданий. Это — организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими или представителями неквалифицированной рабочей силы. Руководители низового уровня выполняют очень напряженную работу с большим наличием самых разнообразных действий. Им приходится переходить от одной задачи к другой.

Основное содержание деятельности руководителей среднего уровня управления: оперативное управление функционированием организации. Непосредственный контакт с каждым членом рабочей группы. Осуществление индивидуального мотивирования каждого работника. Постоянное общение с членами группы. Организация деятельности исполнителей. Контроль над выполнением заданий. Разрешение деловых и межличностных конфликтов. Решение текущих задач управления. Осуществление обратной связи с персоналом.

Дата добавления: 2014-01-20