Использование электронной почты

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.

Современные технологии не стоят на месте, и каждый день в этой сфере можно ожидать новинок. С недавнего времени предприниматели могут оценить очередное новшество: чтобы подписать документ, теперь не обязательно выходить из офиса — достаточно отправить его по электронной почте.

Электронный документооборот в нынешнее время развивается с каждым днем, хотя технологии, которые сделали это возможным, появились совсем недавно. Стоит ли говорить о том, что это очень удобно.

Сейчас практически не найти офиса или фирмы, где не было бы персонального компьютера у руководителя или главного бухгалтера. Теоретически перевод большого количества документов из бумажной формы в электронную должен ускорить и упростить их движение, а также повысить качество работы с ними. Но при этом встает новый вопрос: а что же делать с подписью и печатями? Ведь если наносить их вручную и передавать документы уже в таком виде, то отпадает смысл во всех технологических новинках.

Однако выход найден и здесь. Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная подпись. Специальное программное обеспечение для внедрения этой новинки уже создано, хотя оно в настоящее время дорабатывается и адаптируется для наших условий. Впрочем, это не мешает некоторым компаниям опробовать это технологическое достижение на себе.

Закон об электронной цифровой подписи был принят еще в 2001 году. Согласно его содержанию электронная подпись документа с юридической точки зрения равнозначна подписи «от руки». Что же она из себя представляет?

Прежде всего компания, решившая использовать эту новинку, должна получить государственный сертификат на право использования подписи. Каждая подпись имеет свой уникальный ключ, что помогает оградить фирму от мошеннических сделок. Причем одна и та же компания может иметь несколько подписей, имеющих разные ключи. Каждый ключ, в свою очередь, имеет свой сертификат, который наделен номером, а также сроком годности. Наконец, он содержит данные о хозяине ключа. Как правило, им становится руководитель или главный бухгалтер, т.е. люди, чьи подписи считаются решающими. Поменять их форму или ключи могут сами владельцы, подав соответствующее заявление.

На первый взгляд, процедура получения подписи кажется непростой, но если в ней разобраться, то в дальнейшем можно сэкономить время на подписании договоров и ликвидации лишних встреч с партнерами.

Одна и та же компания может иметь несколько подписей, имеющих разные ключи.

Многие компании принципиально не признают подобные договоры, а некоторые юристы считают их недействительными. Что же касается факсимиле, то они не считаются официальной подписью или штампом. В конце концов, их может заказать любой человек, и конфиденциальности они не гарантируют. Да и печати не всегда признаются действительными. Вот и получается, что, несмотря на модернизацию и постоянные новшества, наши граждане не спешат их опробовать. Подобным способом подписания договоров пользуется лишь 25% всех компаний, да и то в основном тогда, когда речь идет о небольших сделках.

Что касательно юридической стороны договора по электронной почте, то подписью может считаться не только Ваша собственноручная подпись (подпись, поставленная Вами от руки на бумаге), но и любой аналог собственноручной подписи, если стороны договора особо согласуют такую возможность и оговорят, что будет являться таким аналогом собственноручной подписи.

Таким образом, чтобы Ваш договор имел юридическую силу и считался заключенным, необходимо согласовать (в условиях договора или в переписке по электронной почте), что вы признаете юридическую силу за документами, направляемыми по соответствующим адресам электронной почты, и считаете такие документы подписанными аналогом собственноручной подписи — адресом электронной почты.

При этом, такой договор считается заключенным в письменной форме. Электронная форма договора не является самостоятельной формой, а представляет собой вид письменной формы договора (наравне с бумажной письменной формой).

Дата добавления: 2014-01-20