Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс

Любой руководитель нуждает­ся в помощнике - секретаре, ко­торый отвечает не только за де­лопроизводство, но и берет на себя организацию информацион­ного обслуживания, используя в своей профессиональной дея­тельности современную компью­терную технологию. На помощь секретарю для решения этого вопроса приходит справочно-пра­вовая система Консультант Плюс, содержащая в подсистеме Деловые Бумаги электронные библио­течные образцы и шаблоны типо­вых документов.

Основные функциональные возможности системы Консультант Плюс, не­обходимые в работе секретаря:

- наличие многих типо­вых форм, используемых в по­вседневной деятельности пред­приятия;

- наличие документов, из которых пользователь при состав­лении своих собственных доку­ментов, может выб­рать стандартные фразы, абзацы, пункты;

- возможность сравнить вариант документа секрета­ря с анало­гичным документом в системе и использовать его формули­ровки, которые сделают разраба­тываемый документ более коррек­тным и полным.

В систему включены наиболее используемые формы и документы, проверенные време­нем и практикой делового обо­рота, например гарантийные письма. Определить первоисточ­ник таких документов весьма про­блематично. Представленные в системе документы можно разделить на две категории: официально утвер­жденные формы документов и нео­фициальные формы документов.

Документы представлены в виде шаблонов (неза­полненных форм) или в виде об­разцов (заполненных форм). Если имеются инструкции, реко­мендации по заполнению формы или у документа есть приложения, это указывается в гипер­текстовой ссылке.

Если типовая форма была из­менена, то форма из­меняется и в системе. При этом указывается дата редакции официального до­кумента. Другими словами, в сис­теме всегда представлена после­дняя редакция формы документа.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённого аппарата, его компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможность появления ошибок при подготовке отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Снижаются и физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на работу, существенно уменьшается. Это положительно повлияет на работоспособность сотрудников. У персонала появляется дополнительное время для анализа ситуации и принятия управленческих решений.

Дата добавления: 2014-01-20