Тема 4. Нормативно-законодательные требования к оформлению деловой корреспонденции

Модуль 2 Основы современной системы документации

Унификация, стандартизация, правила оформления управленческих документов, виды документов и их классификация

Общая терминосистема документоведения:

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2004 №125 архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Литература:

1. Алексенцев А.И. Защита информации – веление времени. Справочник секретаря и офис-менеджера. №0. 2002. С.1-10

2. Безменова И.К. Секретарь и коллектив. Справочник секретаря и офис-менеджера. №0. 2002. С.49-50

3. Демушкин А.С. Принципиальные изменения в развитии понятия «информация». Делопроизводство. №3, 2004. С.63-66

4. Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Делопроизводство. №4, 2006. С.3-7

5. Ларин М.В. Секретарь в структуре организации. Справочник секретаря и офис-менеджера. №0. 2002. С.1-10

6. Максимович Г.Ю. Современные технологии в работе секретаря. Справочник секретаря и офис-менеджера. №0. 2002. С.1-10, 51-54

7. Мецатунян М.В., Ищейнов В.Я. Некоторые аспекты информационной безопасности. Делопроизводство. №1, 2004.

8. Мурнина И.В. Современные функции секретаря. Секретарь и руководитель. Справочник секретаря и офис-менеджера. №0. 2002. С.1-10, 51-54

9. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы. Делопроизводство. №4, 2006. С.8-13

10. Сокова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности. Делопроизводство. №4, 2004. С.4-8

11. Холщева Л.А. Этика телефонных переговоров. Справочник секретаря и офис-менеджера. №0. 2002. С.74-82

Правила оформления документов

1. Состав реквизитов документов

2. Правила оформления реквизита документа

3. Требования к бланкам документов

1. Состав реквизитов документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами ( подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

– Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

Несмотря на то, что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Реквизит –

Реквизит "01 – Государственный герб Российской Федерации"

Реквизит "02 – герб субъекта Российской Федерации"

Реквизит "03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)"

Реквизит "04 – код организации"

Реквизит "05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица"

Реквизит "06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)"

Реквизит "07 – код формы документа"

Реквизит "08 – наименование организации"

Реквизит "09 – справочные данные об организации"

Реквизит "10 – наименование вида документа"

Реквизит "11 – дата документа"

Реквизит "12 – регистрационный номер документа"

Реквизит "13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Реквизит "14 – место составления или издания документа"

Реквизит "15 – адресат"

Реквизит "16 – гриф утверждения документа"

Реквизит "17 – резолюция"

Реквизит "18 – заголовок к тексту"

Реквизит "19 – отметка о контроле"

Реквизит "20 – текст документа"

Реквизит "21 – отметка о наличии приложения"

Реквизит "22 – подпись"

Реквизит "23 – гриф согласования документа"

Реквизит "24 – визы согласования документа"

Реквизит "25 – оттиск печати"

Реквизит "26 – отметка о заверении копии"

Реквизит "27 – отметка об исполнителе"

Реквизит "28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Реквизит "29 – отметка о поступлении документа в организацию"

Реквизит "30 – идентификатор электронной копии документа"

Дата добавления: 2014-01-20