Лекция 4. Учет кассовых операций

1.Кассовые операции с 2012г. претерпели несколько изменений, касающихся не только организаций, но и ИП, которым вменили обязанность вести кассовые операции. Учет кассовых операций ведется на основе Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» №373-П, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011г. Этот документ вступил в силу с 01.01.2012г. Положением определен перечень лиц, обязанных вести кассовую дисциплину: ЮЛ, которые ведут бухучет, организации, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, и ИП. На основании Положения вышеупомянутые лица должны вести кассовые операции, то есть производить прием и выдачу наличных денег из кассы. Месторасположение кассы определяется руководителем ЮЛ или предпринимателем по своему усмотрению. Ранее для касс необходимо было отдельное изолированное помещение, предназначенное только для хранения, приема и выдачи наличных денег, и руководители должны были соблюдать сохранность денег.

2.Ведение кассовых операций.

Кассовые операции ведет кассир, если несколько кассиров, то из них выбирается старший, а если кассиров нет, то кассовые операции может проводить сам руководитель. Свои права и обязанности кассир должен знать и быть ознакомленным под роспись. В Положении нет упоминаний о заключении с кассиром договора полной материальной ответственности. Заключение данного договора регламентировано статьей 244 ТК. Перечень должностей и работ, выполняемых или замещаемых сотрудниками, с которыми руководитель может заключать договоры о полной материальной ответственности за понесенную недостачу имущества, утвержден Постановлением Минтруда №85 от 31.12.2002г. Сюда включаются кассиры, кассиры – контролеры, контролеры.

3.Кассовые документы

Форма кассовых документов содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации. Это приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО), платежная ведомость, расчетно – платежная ведомость и кассовая книга. При приеме наличных денежных средств выписывается приходный кассовый ордер, по нему также принимаются сумма выручки, остатки денег, выплаченных под отчет, полученные суммы из банка по чеку и прочие наличные поступления. При выдаче наличных денег выписывается расходный кассовый ордер, на выдачу сумм под отчет, на расходы, связанные с осуществлением деятельности ЮЛ/ИП, выдачу з/п и прочие расходы, связанные с наличностью. Выдача з/п помимо расходного кассового ордера производится по расчетно – платежным ведомостям или платежным ведомостям. Для учета кассовых операций ведется кассовая книга. При передаче денег от кассира старшему кассиру записи отражаются в кассовой книге в момент передачи денег.

4.Порядок оформления кассовых операций

Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. В электронном виде после оформления они распечатываются на бумаге. Кассовые документы могут оформлять главбух, бухгалтер или иной работник по согласованию с главбухом на основании приказа или иного распорядительного документа; при отсутствии вышеупомянутого сотрудника документы оформляет руководитель. Кассовые документы оформляются на основании платежной или расчетно – платежной ведомости, заявлений, счетов и др. К ордерам должны быть приложены соответствующие документы. Внесение исправлений в кассовые документы не допускаются. Кассовые документы имеют право подписывать: главбух или ответственный бухгалтер, а при их отсутствии руководитель или кассир (приходный кассовый ордер); руководитель и главбух, либо ответственный бухгалтер, либо кассир (расходный кассовый ордер). У кассира должны храниться образцы подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы, а также штамп и печать с реквизитами организации или ИП. Если всю кассу ведет руководитель, то он и подписывает все кассовые документы. При получении приходного кассового ордера проверяется наличие подписи уполномоченного лица; они должны соответствовать имеющимся образцам. Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему и ставит штамп о проведении кассовой операции. Вносителю на руки отдается квитанция к ордеру. Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. Если вносимая сумма не соответствует сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир либо предлагает ее внести, либо возвращает излишки. Если вноситель отказывается вносить недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает приходный кассовый ордер и возвращает руководителю или главбуху для переоформления. Если кассовая операция ведется с применением контрольно – кассовой техники, в конце рабочей смены кассир оформляет приходный ордер на общую сумму принятых денег на основании чековой ленты.

5.Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере или в расчетно – платежной ведомости на основании паспорта. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность его оформления, а также соответствие Ф.И.О. При выдаче наличности по доверенности, кроме вышесказанного, кассир проверяет соответствие доверенности. В ведомости кассир прописывает перед подписью лица – доверителя надпись «по доверенности»; доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или к расчетно – платежной ведомости. Если производится в несколько периодов времени, то делаются копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к документам; оригинал хранится у кассира и прилагается в последней выдаче наличных денег. При выдаче наличных денег получатель указывает получаемую сумму прописью; кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя, не отходя от кассы. После выдачи наличных кассир подписывает кассовые документы.

6.Выдача денег под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности работником оформляется расходным кассовым ордером согласно с его письменным заявлением; оно составляется в произвольной форме и содержит надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и сроки, на которые они выдаются, подпись руководителя и дата. Подотчетное лицо со дня выхода на работу или в течение 3 рабочих дней после истечения сроков выдачи денег обязано составить отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию. Авансовый расчет должен быть проверен, утвержден и по нему произведен окончательный расчет. Авансовый отчет проверяет главбух или ответственный бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, и утверждает руководитель. Наличные деньги под отчет выдаются в том случае, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

7.Выдача денег на з/п.

Выплата з/п, стипендий и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно – платежной ведомости. Срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в учредительных документах. Он не должен превышать 5 дней со дня получения наличных из банка. В последний день выдачи з/п в ведомости кассир ставит штамп или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не выдали денег. Счета их записываются в конце ведомости в итоговой строке, сумма фактически выданных денег и депонированных денег, то есть подлежащих сдаче в банк. В произвольной форме делается реестр депонированных сумм. При этом указанный реестр должен содержать наименование ЮЛ или Ф.И.О. ИП, дату оформления реестра, период возникновения депонированной задолженности, номер платежной ведомости, Ф.И.О. работников, не получивших денег, суммы не выплаченных наличных денег, итоговую сумму по реестрам, подпись кассира с расшифровкой и дополнительные необязательные реквизиты. Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную ведомость и передает их на сверку и подпись руководителю. К фактически выданным суммам оформляется расходный кассовый ордер; номер ордера указывается в платежной ведомости.

8.Оформление кассовой книги.

В кассовые книги ведется учет поступающих в кассу и выдаваемых наличных денег. Кассир делает записи по каждому приходному и расходному ордерам. В конце рабочего дня в кассовую книгу вводится остаток наличных денег и заверяется подписью кассира. Записи кассовой книги проверяются бухгалтерией, а при отсутствии – руководителем, и подписывается проводящим операцию. Листы кассовой книги прошиваются и пронумеровываются. В конце книги проставляется количество листов цифрами и прописью; заверяются подписью руководства, а также закрепляются печатью. Если учет книги ведется в электронном виде, она распечатывается, сшивается и закрепляется по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

9.Лимит остатка наличных денег в кассе.

Это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно оставить в кассе после выведения остатка на конец дня. Организации этот лимит устанавливают самостоятельно на основании приказа или иного распорядительного документа, который должен храниться в определенном порядке. Лимит с 2012г. подтверждать в банке не нужно, ранее лимит устанавливался банком и согласовывался с руководителем организации. Лимит устанавливается из учета объема поступлений наличных денег. Организация с обособленными подразделения – с учетом объема поступления в этих обособленных подразделениях. Предусматривается превышение лимита в определенных случаях. Вновь созданные организации рассчитывают лимит кассы исходя из ожидаемой выручки.

Дата добавления: 2014-01-20