Технологии автоматизации процессов и систем

Технология автоматизации процессов (WorkFlow) - это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием или учреждением в целом или какой-то их части. В определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Она направлена на решение проблем, возникающих из-за изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии. Собственно говоря, такие системы нельзя рассматривать как одиночные приложения.

Системы GroupWare – это, в первую очередь, полноценное решение проблемы взаимодействия сотрудников внутри организации, отдела или проекта. Обмен информацией происходит с учетом организационной структуры предприятия или проекта. Взаимодействие это, прежде всего, тактическое, календарное планирование - назначение заданий и контроль за их исполнением, планирование мероприятий. Максимально полный набор средств общения включает в себя сервер электронной почты и поддержку внешних почтовых серверов, службу обмена мгновенными сообщениями, форумы, отправку SMS, корпоративную базу знаний. Более серьезные программные продукты интегрированы с центрами разработок, содержат интеллектуальные средства управления электронной почтой (определения отправителя и адресата, шаблоны ответов, управление массовой рассылкой) и обеспечивают проведение онлайновых конференций. На базе GroupWare предприятие или учреждение может автоматизировать документооборот, реализовать на практике корпоративное планирование, внедрить типовые бизнес-процессы, вести проекты.

Автоматизация документооборота в учреждении

Системы учета документов. Если документы в организации «обращаются» в бумажном виде, система учета документов поможет решить часть проблем документооборота. В подобных системах учитываются все входящие и исходящие документы, с присвоением им единого для всей организации кадастрового номера. В системе документооборота могут быть предусмотрены контрольные точки, в которых человек, обрабатывающий документ, должен отметить стадию его обработки в системе учета. Подобная система позволит хотя бы частично контролировать движение документа в системе документооборота.

Интегрированные информационные системы. Те документы, которые создаются и обрабатываются в рамках интегрированной информационной системы, как правило, хранятся и обрабатываются в электронном виде. В системе должна быть налажена система нумерации документов и мониторинга их обработки. Подобная система позволит в любой момент найти необходимый документ и узнать – в какой стадии обработки он находится. Так же при помощи интегрированной информационной системы руководитель организации может анализировать производительность сотрудников (сколько документов он обрабатывает за день) и выявлять «узкие» места в системе документооборота (где документы задерживаются больше всего, где они «простаивают» в ожидании обработки и т.д.).

Системы автоматизации документооборота. Системы автоматизации документооборота оперируют документами в электронном виде, но создаваться эти документы могут и не в рамках системы. Эти системы также предусматривают сквозную нумерацию всех входящих и исходящих документов, имеют возможность задавать маршрут прохождения документа между сотрудниками организации и осуществляют мониторинг прохождения документа по цепочке. Подобные системы поддерживают возможность электронного визирования документов при помощи «цифровой» подписи. Кроме того на базе системы автоматизации документооборота можно организовать контроль производительности сотрудников организации.

Дата добавления: 2014-01-20