Документация по учету кассовых операций

Формы документов для учета кассовых операций определены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Денежные средства могут поступать в кассу из различных источников. Их поступление оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО – 1) подписанным главным бухгалтером и кассиром.

Квитанция, заверенная печатью (штампом), выдается на руки лицу, сдавшему деньги. По строке «основание» указывается источник наличных денег (т.е. отражается содержание хозяйственной операции):

- выручка от реализации продукции (62)

- оплата за коммунальные услуги (76)

- вклад учредителей в уставный капитал организации (75/1)

- займы от физических и юридических лиц (66,67)

- возврат работником организации неиспользованной суммы на командировку или хозяйственные нужды (71)

- возмещение недостачи по результатам инвентаризации (73/2)

- получение денег в банке по чеку на предстоящие расходы (51) и др.

По строке «В том числе» отражается цифрами сумма НДС или запись «без налога (НДС)».

В графе «приложение» указываются документы с указанием их номеров и дат составления, на основании которых оформляются хозяйственные операции: авансовый отчет, протокол собрания учредителей.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением должен осуществляться с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ). Не требуется ее применение для отдельных категорий организаций (в том числе частных предпринимателей без образования юридического лица):

1. в мелкорозничной торговле с ручных тележек,

2. из цистерн;

3. при продаже газет и журналов;

4. торговли сельхозпродукцией на рынках.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям) по предъявлении паспорта. Подписываются РКО руководителем, гл. бухгалтером и кассиром.

Выдача денег по кассовым ордерам производится по предъявлении паспорта, основные реквизиты которого записываются в РКО. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте РКО после Ф.И.О. получателя денег указывается Ф.И.О. лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к кассовому документу.

Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. По истечении срока выдачи денег против фамилий лиц, не получивших денег, кассир делает отметку «депонировано». В конце ведомости указывает итог фактически выплаченных и депонированных сумм. На сумму депонированной зарплаты составляется реестр. На общую сумму, фактически выданную по ведомости, оформляется РКО.

До передачи в кассу кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (ф.№ КО - 3) для присвоения им номеров и проверки полноты произведенных кассиром записей. Выдача кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Нумерация документов ведется по порядку, раздельно по приходным и расходным кассовым ордерам, начиная с 1 января и до конца года.

Получив кассовые документы, кассир проверяет оформление документов и записывает их по мере совершения операций в «Кассовую книгу» (ф.№ КО-4). Предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Она является учетным регистром строгой отчетности. Поэтому кассовая книга должна быть предварительно прошнурована и пронумерована. На последней странице делается запись о количестве листов в кассовой книге, заверенная подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Записи в ней ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами. Первый экземпляр остается в кассовой книге. Второй экземпляр – отрывной и служит отчетом кассира.

Подчистки в кассовой книге не допускаются, а исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления. Подчистки и исправления в первичных документах не допускаются. Испорченные документы сразу уничтожаются.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде "Вкладного листа кассовой книги". Одновременно с ней формируется "Отчет кассира". Оба листа должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последнем вкладном листе за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов за месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения "Вкладного листа" и "Отчета" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) "Вкладные листы"подшиваются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию отчет с кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Наличные денежные средства могут быть сданы в кассу обслуживающего банка непосредственно на расчетный счет (сч.51). Если деньги сдаются инкассаторам, в сберкассу или кассу почтового отделения, для последующего зачисления на расчетный счет предприятия, они учитываются на сч.57 «Переводы в пути». Основанием для отнесения сумм в Д 57 являются квитанции почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам и т.п. Списание сумм с К 57 производится на основании выписок банка.

Учет операций по расчетному счету и другим счетам в банке

Основные нормативные документы:

Положение ЦБ РФ от 03.10.2002г. №2-П «О безналичных расчетах в РФ» с изм. от 11.06.2004г

Основная часть расчетов между предприятиями и организациями осуществляется безналичным путем, т.е. перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах является банк. В банках могут быть открыты различные виды счетов: расчетный, текущий (для филиалов, общественных организаций), бюджетный, валютный и специальные (расчетные чеки, аккредитив, депозитные).

Денежные средства, хранящиеся на расчетном счете, их движение учитывают на активном счете 51 «Расчетные счета». В дебет записывают поступления денежных средств, а в кредит – их уменьшение на расчетном счете.

Формы безналичных расчетов определены Положением ЦБ РФ. К ним относят расчеты:

1. платежными поручениями

2. по инкассо

3. по аккредитиву

4. расчетными чеками

Все операции по банковским счетам осуществляются только на основании расчетных документов. Расчетный документ – это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение:

плательщика – о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя;

получателя – о списании денежных средств со счета плательщика в счет погашения обязательств.

Организация самостоятельно выбирает обслуживающий ее банк, и может иметь несколько расчетных счетов в одном или нескольких банках.

Для открытия счета в банк представляются следующие документы:

1. заявление на открытие счета
2. нотариально заверенные копии свидетельства о регистрации предприятия и учредительных документов
3. справку о постановке на учет в налоговой инспекции
4. справки о постановке на учет во внебюджетных фондах и органах статистики
5. карточки с образцами подписей и оттиском печати, заверенные нотариально

После представления пакета документов в банк с ним заключается договор о расчетно-кассовом обслуживании. Предприятию открывается расчетный счет с присвоением номера. С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, производимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Для учета движения средств в банке заводится лицевой счет.

Организация периодически получает в банке выписку из лицевого счета. Выписка- это документ банка. Поэтому в выписке банк показывает остаток денег и их увеличение по кредиту, а списание – по дебету. Для предприятия расчетный счет является активным счетом, следовательно, увеличение средств следует отражать по Д51, а расход – по К51.

К выписке прилагаются документы, на основании которых произведено движение средств на расчетном счете. Бухгалтер проверяет выписку, подбирает к ней оправдательные документы и на полях выписки против суммы операции и в документах проставляет корреспонденцию счетов. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы отражают на счете 76/2. Бухгалтерия предприятия обязана поставить в известность банк о неправильных записях не позднее 10 дней с момента получения выписки.

Списание средств с расчетного счета производится с согласия владельца счета. Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда, финансовых органов и др. Списание денежных средств производится в календарной последовательности платежей, т.е. по мере поступления платежных поручений владельца счета или наступления срока платежей. При отсутствии денежных средств на расчетном счете банк помещает документы, не оплаченные в срок, в специальную картотеку №2.

При поступлении денег на счет клиента списание сумм производится в порядке календарной очередности, установленной законодательством (ст.855 ГК):

1. По исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

2. По исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту;

3. По платежным документам, предусматривающим платежи в ПФР,ФОМС,ФСС;

по платежным документам, предусматривающим перечисление средств по оплате труда работникам, работающим по контракту.

4. По платежным документам, предусматривающим перечисление в бюджет и внебюджетные фонды, не предусмотренные в п.4

5. По исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований

6. По другим платежным документам.

Внутри каждой очереди погашение обязательств производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Дата добавления: 2014-01-20