Документация, её сущность и значение

Документация – это один из элементов метода бухгалтерского учета. Она представляет собой способ сплошного и не прерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

Документ (от латинского - доказательство, свидетельство) представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность.

Документы как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные записью в бухгалтерском учете приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых или хозяйственных споров.

9.3 Виды бухгалтерских документов и их классификация

Правильному составлению документов и использованию в учёте помогает их классификация: распорядительные, оправдательные (исполнительные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

Все документы, применяемые в хозяйственной деятельности, подразделяются по назначению на:

• распорядительные - содержат разрешение на совершение определённой хозяйственной операции (приказы, наряды, платежные поручения и др.);

• оправдательные (исполнительные) содержат информацию об исполнении распоряжения (приходный ордер, накладная и др.);

• документы бухгалтерского оформления - предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учётном процессе (расчёт амортизации основных средств, расчет списания отклонений в стоимости материалов и др.);

• комбинированные - сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчётно - платёжная ведомость, лимитно-заборная карта).

По объёму содержания информации бухгалтерские документы подразделяются на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся операцию (приходные и расходные кассовые ордера, платёжные требования, платёжные поручения и т.д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчёт кассира, отчёт о движении материалов по складу и т.д.).

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна хозяйственная операция. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, требования - накладные и др. В накопительных документах отражается ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют постепенно, по мере их совершения. К ним относятся лимитно - заборные карты на отпуск материалов, платежные ведомости, реестры и др.

По месту составления документы бывают:

• внешние - поступившие в организацию от другой организации (накладные, счета - фактуры);

• внутренние - составленные данной организацией.

По количеству отражённых объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозщионные (однострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид имущества (например, один вид материалов), запись в них делают одной строкой. Многопозиционные (многострочные) документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов определённых объектов, запись в них делается несколькими строками (позициями).

По степени использования вычислительной техники для выписки документов, они подразделяются на выписываемые от руки и с помощью ЭВМ.

По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящихся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках и т.д.

По степени типизации документы делятся на типовые, утвержденные Министерством финансов Республики Беларусь либо национальным банком Республики Беларусь. К ним относятся: товарно-транспортная накладная, товарная накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежное требование, платежное поручение и другие документы, отражающие банковские операции; формы документов, утвержденные республиканскими органами государственного управления (отраслевые, специализированные). Например, на предприятиях системы агропромышленного комплекса применяются такие специализированные документы, как: ведомость расхода кормов, карточка учета надоя молока и др.

При отсутствии утвержденных типовых форм при недостатке содержащейся в ней информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы (нестандартные документы). Классификация документов представлена на рисунке.

Дата добавления: 2014-01-20