Технология связывания и внедрения объектов (OLE)

Технология OLE предоставляет на выбор два способа формирования комбинированного документа из объектов-заготовок. Первый способ называют связыванием, второй – внедрением.

Технология внедрения более проста и наглядна:

Берётся информационный объект и вставляется в документ. После вставки размер документа увеличивается на величину выставленного объекта. Документ передаётся и воспроизводится вместе со всеми вставленными в него информационными объектами.

Технология связывания заключается в том, что в электронный документ вставляется не информационный объект, а ссылка, указывающая на его местоположение. ОС компьютера создаёт динамическую связь между электронным документом и объектом, выступающим в качестве источника данных. Размер документа увеличивается незначительно. Объекты связывания воспроизводятся в составе документа, пока сохраняется связь между ними.

Характерный пример Web-страницы.

Связывание осуществляется через так называемые гиперссылки.

Основной недостаток технологии связывания объектов заключается в том, что информационные связи надо постоянно проверять и обслуживать. Они легко разрушаются при переносе источника данных в новое место.

Оформление электронных документов.

Электронный документ, сформированный в соответствии с объектной моделью, состоит из объектов заготовок.

Его структура определяется связями между объектами, содержание – наполнением этих объектов, а оформление – настройкой их свойств.

Чтобы оформить электронный документ надо:

· Получить доступ к его объектам;

· Знать свойства объектов;

· Изменить объекты так, как требуется.

3.1 Основным объектом электронного документа является печатная страница или электронная форма.

Основными свойствами печатных страниц являются:

1) Размер и ориентация печатной страницы;

2) Размеры полей печатной страницы;

3) Группировка страниц на листе.

4) Наличие колонтитулов и их содержание;

5) Порядковый номер (уникальное свойство).

В большинстве текстовых редакторов для настройки параметров страницы служат команды Файл ® Параметры документа.

(Узнайте, как настраиваются параметры страницы в Word 2007)

· Размер печатного листа измеряется в мм и определяется назначением документа. В качестве базового в России принят размер листа 841 × 1189 мм; формат такого листа получил название А₀. Производные форматы меньших размеров носят названия А₁, А₂ и т.д. и образуются делением предыдущего формата пополам. В делопроизводстве общепринят формат А₄ (210мм × 297мм)

· Печатные поля позволяют визуально обособить область представления данных на печатной странице. Поля имеют также следующие функциональные назначения:

– левое – поле брошюровки документа;

– правое и верхнее – поля обрезки;

– нижнее и верхнее – поля колонтитулов.

· Группировка страниц позволяет размещать на одном листе несколько страниц.

Колонтитулы – это элементы служебного оформления документа, предназначенные для наглядного представления его структуры.

Состав информационных элементов, размещаемых в колонтитуле, определяет автор документа. Самым распространенным таким элементом является номер печатной страницы.

Колонтитул – это не информационный объект электронного документа. Его нельзя создать. Это свойство электронной страницы. Его можно сделать видимым или невидимым, заполненным или пустым. Для этого используется свойство страницы «Колонтитулы».

Разделы – это части электронной страницы или группа страниц, имеющих общие для них, присущие им свойства.

Друг от друга разделы отделяются специальным кодом «разрыв раздела». Он выполняет не только функции кода-разделителя, но и кода форматирования. В нём хранятся свойства раздела.

Важно отметить, что код «разрыв раздела» располагается не перед тем разделом, к которому относится, а после него.

Среди свойств раздела есть и такое, которое не относится к свойствам печатной страницы – количество колонок текста.

Любой, даже пустой документ обязательно имеет хотя бы один раздел. Документ получает его в момент создания (Файл ® Создать). Из документа можно удалить содержание, но последний «код разрыва» удалить невозможно.

Он заканчивает документ и содержит информацию о свойствах этого документа (структуре и оформлении печатной страницы).

3.2 Абзац является самостоятельным объектом в объектной модели электронного документа. С информационной точки зрения текстовый абзац представляет собой законченное сообщение. Абзац заканчивается специальным кодом «конец абзаца». Как и разрыв раздела, этот сложный код выполняет одновременно функции и кода-разделителя, и кода форматирования. В нём хранятся все настройки свойств абзаца. В электронном текстовом документе присутствует, по меньшей мере, один «пустой» абзац. Фактически он не пуст; а в нем уже хранятся какие-то конкретные свойства.

По функциональному назначению можно выделить две группы абзацев: заголовки и абзацы основного текста.

К абзацам приравниваются элементы списков, поля записей ячейки таблиц.

Абзац электронного документа, как объекты, имеют множество различных свойств.

Рассмотрим основные, с точки зрения делопроизводства.

· Свойства шрифта абзаца

Гарнитура шрифта определяет форму символов. Существуют десятки тысяч шрифтовых гарнитур. По потребительским свойствам их условно можно разделить на четыре категории:

1. Шрифты рубленые (применяют, когда необходимо обеспечить различимость символов);

2. Шрифты с засечками (повышают скорость чтения, и снижает утомление);

3. Шрифты художественные (в деловом документообороте используют очень редко);

4. Шрифты специальные (символьные наборы для решения специальных задач).

Начертание шрифта – дополнительное средство технической выразительности.

Различают четыре основных начертания:

1. Обычное;

2. Курсив (наклонное);

3. Полужирное;

4. Полужирное курсив.

· Выравнивание и переносы в абзаце.

Механизм управления выравниваем абзаца также является средством технической выразительности документа.

Существует четыре метода выравнивания текста:

1. По левому краю;

2. По середине;

3. По правому краю;

4. По ширине (по формату).

Как правило, документ в электронном виде не имеет переносов и абзацы выравниваются по левому краю. Если документ готовится для печати на бумаге, в нём желательно настроить расстановку переносов. Это позволяет выровнять документ по ширине.

· Отступы и интервалы между абзацами.

Отступы – элементы горизонтального форматирования страниц документа. Появляется возможность выделять объекты электронного документа, имеющие разное функциональное значение.

Интервалы – элементы вертикального форматирования текста. Различают интервалы между абзацами и интервалы между строками абзаца.

Интервалами между абзацами обособляют разделы документа.

3.3 Списки и таблицы – это объекты контейнерного типа, элементы которых сохраняют свои индивидуальные свойства после группировки.

Соответственно в этих объектах можно выделить две группы свойств: общие свойства контейнера и свойства его отдельных элементов.

Списки.

Контейнерные свойства списка связаны со способом обособления его элементов. Существует два способа обособления: с помощью графических маркеров (маркированные списки) и с помощью порядковой нумерации (нумерованные списки).

Для маркированных списков характерным является одно общее свойство – вид маркера.

Для нумерованного списка характерны два контейнерных свойства: начальный номер и способ нумерации.

Отдельные элементы списков существуют на правах абзацев и имеют те же свойства, которые имеют абзацы.

Таблицы.

Очень эффективные информационные объекты. Удачная форма представления данных в таблице способствует анализу содержащейся в ней информации.

Таблица также сочетает свойства контейнера и свойства вложенного в контейнер объекта.

Контейнерные свойства таблицы связаны с геометрией ячеек и их оформлением. К таким свойствам можно отнести:

· Число столбцов и ширина отдельных ячеек;

· Число строк и высота отдельных ячеек;

· Тип, толщина, цвет и т.д. разделительной линии;

· Цвет фона и др.

Эти свойства можно задать для каждой ячейки, для группы ячеек и для всей таблицы в целом.

Свойства данных, содержащихся в ячейках, эквивалентны свойствам абзацев.

3.4 ОС Windows предоставляет два метода размещения информационных объектов в электронных документах: связывание и внедрение.

По умолчанию рисунки вставляются в электронные документы методом внедрения. Когда изображение вставляется в документ, на самом деле, оно вставляется в какой-то из объектов, потому что ничего кроме объектов в документе нет.

В какой именно объект изображение вставляется, зависит от режима вставки. Возможны два варианта:

· Вставка происходит в текстовый объект (абзац, ячейка таблицы);

· Вставка происходит в печатную страницу (может перемещаться и считается свободным).

Встроенное изображение привязано к определённой позиции в абзаце и может перемещаться по страницам документа вместе с абзацем. Фактически, оно может быть представлено как один большой символ.

Свободное изображение не связано с конкретной позицией в тексте. Его можно переместить в любое место страницы, а при необходимости жестко зафиксировать.

В случае представления печатного листа, как объекта состоящего из двух страниц на каждой из его сторон, чётные и нечётные страницы становятся различимыми по размеру полей. Такие поля называют зеркальными. В них различают не правое и левое поля, а внешнее и внутреннее (поля брошюровки).

Существуют три режима взаимодействия изображений с текстом: встраивание, наложение и обтекание.

В деловом документообороте основной режим взаимодействия изображения с текстом – обтекание.

Существуют несколько режимов обтекания. В служебных документах, как правило, применяется режим обтекания с двух сторон – сверху и снизу.

В текстовом документе изображение не редактируется. Может редактироваться его представление в документе. К регулируемым свойствам представления изображения относятся:

· Геометрические свойства;

· Свойства положения;

· Свойства рамки;

· Свойства фильтра.

Тема: Табличные процессоры.

Учебные вопросы:

1. Назначение и основные функции табличных процессоров.

2. Особенности интерфейса табличного процессора Excel 2007

3. Способы ввода информации.

Как показала практика, решение многих задач экономического характера с помощью всего арсенала приёмов и методов программирования на языках высокого уровня является сложным и громоздким.

Понадобился иной подход. Он был найден и воплощён в виде электронных таблиц – инструмента, доступного непрофессионалам, не обладающим навыками программирования.

Основной сферой применения электронных таблиц являются планово – финансовая инженерная бухгалтерская деятельность требующие обработки данных проведением математических расчетов.

На протяжении 19 лет, прошедших с изобретения этого программного обеспечения, было создано много вариантов табличных процессоров: АБАК, Варитаб – 86, Суперплан, Super Calk и др. В настоящее время наиболее используемыми являются: Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3.

В основе этого вида программного обеспечения используется давно известная форма информационной модели – прямоугольная таблица или матрица.

Электронная таблица (ЭТ) – это прямоугольная матрица, состоящая из столбцов (полей) и строк (записей), пересечение которых образует ячейки – минимальные элементы таблицы.

Номер ячеек в ЭТ определяется обычным координатным способом (например: ячейка В3). Чаще такой номер называется «Адресом ячейки».

Группа смежных, прилегающих друг к другу и образующих прямоугольник, ячеек, называется диапазоном ячеек и задается через двоеточие (В3:D3 или B3..D3).

Каждая ячейка является информационным объектом-контейнером. Отсюда следует, что в неё могут быть помещены другие информационные объекты (содержимое) – число, математическое выражение, текст и т.д.

При этом появляется возможность изменять по отдельности состояние, как ячейки, так и её содержимого, т.е. форматировать, редактировать и др. Выше сказанное относится и к диапазонам ячеек.

Следующим элементом является всё поле таблицы. В табличном процессоре Excel оно называется листом.

В Excel 2007 лист рабочей книги значительно увеличен по сравнению с предыдущей версией программы. Он состоит из 16384 столбцов и 1048576 строк. (266 и 65536)

Для осуществления более эффективной работы электронный документ MS Excel состоит из большого количества листов составляющих рабочую книгу.

· Рабочая книга сохраняется в виде файла, созданного этой программой и имеющего расширение _.xlsx

· По умолчанию рабочая книга называется Книга 1.xlsx и содержит три листа.

В основе высокой эффективности и популярности табличных процессоров лежат способность ячейки, по заданной пользователем программе, осуществлять обработку данных и система ссылок (связей), основанная на адресности ячеек.

Окно Excel 2007 имеет много элементов стандартных для программ пакета MS Office 2007.

Новыми элементами (не присутствующими в интерфейсе текстового процессора Word) являются расположенные под лентой в виде единой строки Поле имени и Строка формул.

Поле имени – инструмент, выполняющий информационную функцию и функции обеспечения работы ссылок.

Ввод информации в таблицу Excel 2007 начинается с активизации ячейки. Надо отметить, что одна из ячеек активного листа рабочей книги в любом случае является активной.

Активная ячейка находится на пересечении выделенного столбца и выделенной строки.

Её адрес, состоящий из имени активного столбца и имени активной строки, отображается в «Поле имени».

1. Чтобы ввести информацию в нужную ячейку её необходимо сделать активной. Это можно сделать с помощью манипулятора мышь, клавиш управления клавиатуры, набора адреса ячейки в «Поле имени».

2. Ввести в ячейку таблицы Excel можно разные типы данных:

– текстовые (до 255 символов);

– числовые;

– Дату и время;

– Формулы и др.

Причем ячейка должна быть отформатирована на ввод конкретного типа данных.

Введенные текстовые данные форматируются по левому краю ячейки, числовые – по правому.

При вводе разделителей в действительных числах в зависимости от настройки прикладной программы используются точка или запятая.

Чтобы не допустить ошибки нужно или изменить настройку раскладки клавиатуры (заменить кириллицу латиницей), или пользоваться дополнительными математическими клавишами ввода на клавиатуре.

Ввод формул обязательно начинается с ввода знака (=) равенства.

В составе формул могут быть числа, функции (в том числе уже имеющиеся в библиотеке Excel и называются встроенными), ссылки на адреса или имена ячеек (диапазоны ячеек), операторы арифметических операций (+, -, /, *, ^, %), операторы операций сравнения (<>, >, <, >=, <=, =).

Для ускорения ввода, а главное во избежание ошибок, ссылки на ячейки (диапазоны ячеек) в формулы следует помещать с помощью мыши – выделить манипулятором соответствующие ячейки или диапазоны ячеек.

Exсel реализует два варианта автоматизации ввода.

Автозавершение.

Применяется для автоматического завершения текстовых строк, если такие же строки вводились в другие ячейки этого столбца. При вводе текстовых данных Excel проверяет соответствие введенных пользователем символов строкам, имеющихся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, текст автоматически дополняется. Пользователь может согласиться с предложенным автозавершением или отменить его, продолжив набор текста, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Автозаполнение.

Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек текстовой или числовой последовательностью (например, порядковыми номерами, датами, днями недели и др.)

Числовые последовательности – арифметические и геометрические – характеризуются закономерностью называющейся шагом последовательности.

Способы автозаполнения:

1. Ввести данные в первую ячейку ряда. Курсор подвести к правому нижнему краю ячейки. Вид курсора изменяется на маркер заполнения (+). Зажав левую кнопку мыши протянуть маркер по всему ряду. Данные будут повторяться в каждой ячейке ряда.

2. Выполнить те же действия. Перед протягиванием маркера по ряду нажать и удерживать клавишу <Ctrl>. Последовательность чисел всегда будет иметь приращение 1.

3. Ввести данные в первые две ячейки (задав приращение членов последовательности). Выделить диапазон из этих двух ячеек. Выполнить те же действия, что и в первом случае. Появится последовательность чисел с заданным приращением.

4. Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать последовательность команд Правка ® Заполнить ® Прогрессия. В открывшемся окне выбрать тип прогрессии и указать приращение в поле «Шаг».

Автозаполнение формулами (автопродолжение).

Эта операция выполняется аналогично автозаполнению числами, но имеет особенность, состоящую в необходимости работать со ссылками. В ходе автопродолжения во внимание принимается характер ссылок в формуле.

Тема: Вычислительные возможности табличного процессора.

Учебные вопросы:

1. Организация ссылок и создание имён ячеек и диапазонов ячеек.

2. Встроенные и вложенные функции мастер функций.

3. Сообщения программы об ошибках в формулах и функциях (диагностика ошибок).

Ввод формул в ячейки табличного процессора обязательно начинается со знака равенства. В составе формул, которые способен рассчитывать табличный процессор могут быть числа, функции, ссылки на адреса ячеек, операторы математических и логических операций (аналогичные QBasic).

Как нам уже известно, любая ячейка рабочего листа табличного процессора имеет свой уникальный адрес. Адресация дает возможность при производстве вычислений обращаться к данным находящимся в любой ячейке. Достаточно указать программе по какому адресу находятся данные, и они будут программой найдены и использованы в вычислениях.

Для автоматизации ввода формул в табличном процессоре, как мы уже знаем, применяется автопродолжение. Её особенность состоит в необходимости копировать и входящие в формулы ссылки. При перемещении или копировании формулы адрес указанной ссылки изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название относительные.

	А	В	С
	Цена	Количество	Стоимость
			=А2*В2
			=А3*В3

Для ввода в формулу данных, которые при перемещении или копировании формулы должны остаться неизменными используются ссылки носящие название абсолютные.

При их обозначении в написании адреса ячейки к имени столбца и номеру строки добавляется знак $ ($A$7).

В случае изменения только одного значения адреса и одновременно фиксации другого значения используются смешанные ссылки.

Например, можно сделать фиксированным только имя столбца ($A7) или только номер строки (A$7).

Знак $ можно поставить в адрес вручную или использовать для автоматической вставки клавишу клавиатуры «F4» (при нахождении курсора внутри ссылки или непосредственно после неё).

Аналогичным образом осуществляются ссылки и диапазоны ячеек.

Если при работе в табличном процессоре приходится часто обращаться к определённым ячейкам или диапазонам ячеек, бывает удобно выполнять такие обращения не по адресу, а по какому – либо имени, несущему определённый смысл.

Создание имён ячеек.

Имена должны начинаться с буквы и могут содержать любые символы кроме пробела. Имя действительно для всех листов рабочей книги.

1 Способ.

Задание имён на основе заголовков строки или столбца.

· Выделение диапазона (включая заголовок)

· Команда Вставка –> Имя –> Создать

2 Способ.

Задание произвольных имён.

· Выделение диапазона

· Команда Вставка –> Имя –> Присвоить

После присвоения ячейкам имён, их можно использовать как при написании новых формул, так и в готовых формулах, заменив ссылки адресов, соответствующими ссылками имён.

Программа Excel содержит более 200 функций, позволяющих создавать формулы для экономических, научных, инженерных расчетов.

В табличном процессоре такие функции называются встроенными (т.е. уже содержащимися).

Встроенная функция в табличном процессоре записывается в виде:

= «имя функции» (аргумент 1; аргумент 2; …; аргумент n)

Имя функции – это зарезервированное слово. В качестве аргументов функции могут выступать константы, адреса и имена ячеек (диапазонов ячеек), арифметические и логические выражения, а также другие функции.

Функции, выступающие в роли аргументов других функций, называются вложенными.

Функции можно непосредственно ввести в ячейку, в строку функций или воспользоваться инструментом «Мастер функций» (который пошагово формирует функцию).

Тема: Организация представления информации в табличном процессоре.

Учебные вопросы:

1. Диаграммы. Их назначение, создание, редактирование.

2. Представление информации в виде БД.

Ввод, форматирование и редактирование данных, организация и проведение вычислений для получения результатов являются только частью возможностей табличного процессора Excel 2007.

Данные и результаты вычислений могут накапливаться, создавая возможности для их дальнейшего использования, их анализа, а также представления в виде, удобном для восприятия человека.

Массив информации (в виде данных) связанной различными смысловыми связями называется Базой данных (БД). Надо отметить, что таблицы Excel похожи на базы данных (и могут ими быть в определённых случаях), но предназначены не столько для хранения данных, сколько для осуществления их обработки (математической, статистической и др.) и анализа.

Результаты обработки и анализа данных позволяет визуально воспринять суть обрабатываемого процесса или явления и облегчает процесс его анализа.

Excel позволяет создавать диаграммы двух типов:

· «Вложенные» диаграммы, расположенные в обычном листе рабочей книги вместе с данными;

· На отдельном листе диаграмм.

Выбор того или иного типа диаграмм определяется его функциональностью. Вложенные диаграммы чаще используются для представления и анализа небольших объёмов данных. Если для создания диаграммы используются данные с разных листов рабочей книги целесообразно использовать отдельный лист диаграмм.

В версии MS Office 2007 способ работы с диаграммами, в сравнении с предыдущими версиями Office, существенно изменился. Теперь нет мастера диаграмм, с помощью которого производилась вся работа с диаграммами в предыдущих версиях. В Office 2007 в соответствие с концепцией нового интерфейса для работы с диаграммами используется три вкладки. Они позволяют выполнять всё те же действия, но более удобным и наглядным способом.

Для создания диаграммы проще всего воспользоваться инструментами, расположенными в группе Диаграммы (Charts) вкладки Вставка (Insert).

Перед построением диаграммы рекомендуется (но не обязательно) выделить диапазон ячеек с данными, на основе которых будет строиться диаграмма.

Чаще источником данных для создания диаграмм является прямоугольная область ячеек (диапазон).

Однако диапазон выбранных ячеек может состоять из несмежных интервалов. Такой диапазон выделяется последовательным выделением выбранных ячеек листа при нажатой клавише клавиатуры <Ctrl>.

Исходные числовые данные для диаграммы удобнее выделять вместе со строкой или столбцом заголовков таблицы, чтобы соответствующие названия автоматически появлялись в легенде и на осях категорий диаграммы.

Источник данных для создания диаграммы можно задать и после её создания.

Построение диаграмм в Excel в любом варианте действий представляет собой последовательность шагов.

Выбор типа диаграммы.

Excel предлагает стандартные типы диаграмм, каждый из которых имеет два или более видов.

Существует возможность создания новых типов диаграмм. Так как диаграмма это способ наиболее наглядного представления данных, тип диаграммы выбирается исходя из этой предпосылки. Например, для большинства научных данных хорошо подходит точечный тип диаграмм. Для представления нескольких рядов однотипных динамических данных применяются графики или гистограммы. В случае, когда надо отобразить относительные данные, более удобны круговые диаграммы.

Тип диаграмм можно выбирать в коллекциях, вызываемых с помощью кнопок в группе Диаграммы (Charts) на вкладке Вставка (Insert).

Чтобы просмотреть сразу все типы диаграмм, можно воспользоваться командой «Все типы диаграмм» (All Chart Types), расположенной внизу коллекции. В результате выполнения этой команды откроется диалоговое окно.

В результате выбора типа диаграммы изменяется вид «Ленты». На ней появляются новые вкладки, содержащие инструменты для работы с диаграммами. На листе рабочей книги Excel появится область диаграммы. С помощью появившихся вкладок осуществляется дальнейшая настройка параметров диаграммы.

Чтобы скорректировать источник данных используется кнопка «Выбрать данные» (Select Data), расположенная на вкладке «Конструктор» в группе «Данные» (Data). Появится диалоговое окно «Выбор источника данных» (Select Data Source).

Чтобы настроить макет диаграммы надо перейти на вкладку «Макет» (Layout). Группы элементов интерфейса, позволяющие форматировать и редактировать элементы диаграммы, расположены на этой вкладке.

Большинство диаграмм создаваемых в Excel состоят из типовых компонентов.

Основными типовыми компонентами диаграмм Excel являются:

Область диаграмм.

Полная область, занимаемая диаграммой. Включает в себя собственно диаграмму, легенду, заголовки и подписи, другие элементы.

Область построения диаграммы.

Заголовки осей.

Ось Х.

Ось категорий диаграммы (аргумента). Как правило, ориентирована горизонтально.

Ось Y.

Ось данных (функции). Как правило, ориентирована вертикально.

Категории.

Различные элементы в ряду данных.

Ряды данных.

На их основании создаётся диаграмма. Некоторые типы диаграмм, например, круговая диаграмма, используют только один набор данных.

Подписи данных.

Могут отражать числовое значение, принимаемое функцией в данной точке (значение аргумента для данной точки диаграммы). Подписи очень удобны при отображении нескольких наборов (серий) данных.

Линии сетки.

Линии, проведённые параллельно осям диаграммы и позволяющие точнее определять значение любой её точки.

Excel позволяет осуществить выбор расположения созданной диаграммы.

По умолчанию программа предлагает создать вложенную диаграмму (расположенную на стандартном листе книги вместе с данными). Можно создать диаграмму на отдельном листе рабочей книги – листе диаграмм.

Вложенные диаграммы чаще применяют для представления небольшого количества данных. В случае, когда данных, использованных для создания диаграммы много, или когда данные находятся на разных листах рабочей книги, используют диаграмму на отдельном листе.

Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист, на вкладке «Конструктор» (Design) в группе «Расположение» (Location) можно применить кнопку «Переместить диаграмму» (Move Chart). В появившемся диалоговом окне «Перемещение диаграммы» (Move Chart) установить переключатель в положение «на отдельном листе» (new sheet).

Редактирование (исправление ошибок) и форматирование (изменение внешнего вида) компонентов (элементов) диаграммы осуществляется удобнее всего по алгоритму:

Выделение компонента –> вызов контекстного меню ® форматирование (редактирование).

Данные и результаты вычислений в табличном процессоре могут накапливаться и храниться. Представление большого количества информации в виде таблицы может быть организовано как база данных.

Такое представление информации обеспечивает её эффективное хранение и использование.

База данных – это всегда некоторая особым образом организованная совокупность данных.

Основными её функциями являются:

· Организация ввода и вывода данных;

· Организация хранения данных (разными способами);

· Организация поиска данных;

· Организация представления данных в удобном для пользователя виде.

В табличном процессоре Excel создаваемые БД организованы в форме списков.

Список – определённым образом организованные данные в виде двухмерной таблицы, строки которой и являются элементарными единицами списка.

Так как в Excel можно создать подобную структуру в нем можно создать диапазон заполненных данными ячеек, с которыми можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных – в первую очередь сортировки и установки фильтра.

· С точки зрения представлений о базе данных таблица состоит из набора строк, называемых записями.

· Каждая из строк делится на части, называемые полями, для которых жестко определены требования к типу содержащихся в них данных.

Основные возможности операции, производимые с базами данных:

· Ввод новой записи;

· Удаление записи;

· Редактирование записи;

· Упорядочивание записей – сортировка;

· Поиск по критерию.

В Excel любая база данных (список) представлена в виде таблицы. На рабочем листе книги Excel каждая запись располагается в отдельной строке, а для каждого поля отводится определённый столбец.

Организация баз данных в виде списков не даёт всех возможностей, которые существуют в специализированных программах по работе с базами данных.

Создание базы данных в Excel.

Для работы со списками необходимо указать диапазон ячеек, входящих в список.

Если на листе рабочей книги диапазон ячеек будет отформатирован как таблица, то Excel будет считать этот диапазон предполагаемым списком.

После того как список создан, его необходимо заполнить данными.

Существуют следующие способы:

· Ввод данных в пустые строки последовательно. Удобно при этом использовать автозавершение.

· Использование формы данных.

Сразу после ввода имён полей Excel предлагает Форму данных.

Чтобы иметь возможность вызова формы данных необходимо сначала добавить кнопку Форма на Панель быстрого доступа. (Настройка панели быстрого доступа ® в поле «Выбрать команды из» указать «Команды не на ленте» ® в списке выделить элемент Форма и нажать кнопку «Добавить»).

Использование формы заключается в выделении ячейки внутри списка, вызов панели формы и заполнении соответствующих полей.

При необходимости информационные базы данных Excel можно организовать так, чтобы она была представлена в наиболее удобном для пользователя виде.

Способы организации представления базы данных Excel:

· Сортировка,

· Фильтрация,

· Создание промежуточных итогов,

· Сводные таблицы.

Сортировка позволяет упорядочить записи таблицы в порядке возрастания и убывания значении выбранного критерия как в одном поле, так и в таблице в целом.

Excel 2007 позволяет сортировать данные по цветам (до 64 уровней), по датам, по алфавиту и др.

Поле, по которому сортируется список называется ключом. Excel 2007 предоставляет возможность использовать одновременно несколько ключей сортировки.

В Excel 2007 сортировка данных осуществляется использованием элементов интерфейса:

Вкладка «Данные» –> Группа «Сортировка и фильтрация»

–>кнопки «Сортировка от минимального к максимальному»

«Сортировка от максимального к минимальному»

«Сортировка»

При нажатии на кнопку «Сортировка» открывается диалоговое окно «Сортировка».

Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию и работать с ними отдельно от всего списка. В отфильтрованном списке на экран выводятся только те записи, которые содержат определённые значения, отвечающие критериям отбора, при этом остальные записи будут скрыты.

Условие – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор.

После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовать в диаграммы и выводить на печать; при этом местонахождение и порядок не изменяется.

Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, применённый до него, и в ещё большей степени ограничивают подмножество данных.

С помощью Автофильтра можно создать три типа фильтров:

· По значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы.

Например: можно выполнить отбор по цвету фона ячеек или по списку чисел, но не оба типа одновременно.

В Excel 2007 критериями отбора могут быть:

· Отбор текстовых строк;

· Отбор чисел;

· Отбор значений даты и времени;

· Отбор наибольшего или наименьшего значений чисел;

· Отбор чисел, которые больше или меньше среднего значения;

· Отбор по цвету ячеек, цвету шрифта или набору знаков;

· Фильтр по выделенному, и др.

Чтобы выполнить отбор записей с помощью сложных условий используется расширенный фильтр. Требует создания специальной области, содержащей критерии фильтрации.

Вкладка «Данные» –> Группа «Сортировка и фильтрация» ® кнопка Фильтр (автофильтр)

® кнопка Дополнительно (расширенный фильтр)

Диалоговые окна

Подведение промежуточных итогов это средство удобного представления данных и одновременно средство проведения некоторого ограниченного набора вычислений.

Как и фильтрация, создание промежуточных итогов позволяет скрывать группы записей, что облегчает работу с не скрытыми записями списка.

Вкладка «Данные» –> Группа «Промежуточные Итоги».

Сводная таблица представляет собой отчёт, в котором упорядочены разрозненные данные рабочего листа. С помощью сводной таблицы можно быстро извлечь необходимую информацию из большой базы данных.

Тема: Информационные системы и базы данных.

Учебные вопросы:

1. Понятие об информационной системе и базе данных.

2. Реляционная база данных.

Во всех сферах деятельности человека, связанных с необходимостью сбора, обработки и использования большого количества информации давно возникла идея использования информационных систем.

Первыми такими информационными системами стали библиотеки, архивы, адресные и телефонные справочные бюро и др.

Информационная система – это комплекс, предназначенный для хранения информации в специальным образом организованной форме, обеспечивающей её накопление и обработку.

Любая ИС должна выполнять три основные функции:

· Ввод данных. В это понятие включается, как правило, и редактирование (уточнение).

· Организация структуры массива данных.

· Вывод данных. Причем должен осуществляться быстрый поиск и вывод данных необходимых конкретному пользователю.

Работа с ИС, реализованными в бумажном виде, сопряжена с большими затратами труда.

Компьютеризация позволила создать ИС, на несколько порядков повысив эффективность их работы и расширив среду их применения.

Компьютеризированные ИС получили название базы данных.

Появились:

· Информационно – справочные и информационно – поисковые системы;

· Системы, обеспечивающие автоматизацию документооборота и учёта, в том числе бухгалтерские;

· Автоматизированные системы управления;

· Экспертные системы;

· Системы автоматизации научных исследований и автоматизированного проектирования

· Информационно – обучающие системы и др.

Возникновение баз данных было вызвано накоплением больших количеств информации в виде данных. Возникли потребности – в организации, хранении и эффективности использовании данных.

База данных на ЭВМ – это организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного их использования.

Организовать совокупность данных – это значит расположить их в памяти ЭВМ в соответствии с определённым порядком. Первые технологии организации хранения документов возникли во второй половине 80х годов ХХ века.

Этому способствовали разработки ряда понятий:

1. Информационный объект – логические сущности, имеющие различимые свойства. К ним относятся не только данные, но и информационные связи, и вычислительные процессы, различимыми объекты делают их уникальные свойства (имя, адрес и др.).

2. Объединение объектов: компоновка и группировка. Цели объединения – либо получение объекта с новыми свойствами (компоновка), либо эффективное хранение (группировка). Группировка – объединение в группы объектов со сходными свойствами.

3. Принципы адресации к объектам: два принципиально разные принципа адресации – символьный (почтовый адрес) и числовой (номер полевой почты, номер телефона).

В тех случаях, когда информационный обмен происходит между людьми и техническими устройствами используется принцип двойной адресации. Он заключается в применении средства преобразования адресов из одной формы в другую (FAT, NTFS – таблицы размещения файлов).

4. Структура данных. Группировкой информационных объектов данные объединяют в конкретную структуру. Примером простейшей структуры может быть список (list). В этой структуре однотипные информационные объекты имеют уникальное свойство – порядковый номер.

Структура данных в виде записей (records) похожая на список, но отличающаяся тем, что может содержать данные разных типов. Для каждого типа данных в записи выделено отдельное поле. Поля образуют структуру записи. Данные соседних полей отделяются друг от друга символом–разделителем (часто ®).

Таблица (table) представляет собой информационный объект контейнерного типа. Она обеспечивает эффективный доступ к данным за счет того, что записи располагаются в цепочке контейнеров (ячейках) таблицы, имеющих собственную систему адресации. Кроме того, каждая запись в таблице имеет уникальное имя.

Файловая структура также использует в качестве структурных единиц контейнеры – файлы. Кроме того структура включает в себя ряд контейнеров, способных включать в себя другие контейнеры вплоть до файлов – папки. Файл имеет уникальное свойство – имя (способ символьной адресации).

Требования к хранению данных обобщённо сводятся всего к требованиям экономичности и эффективности. На практике выполнение этих двух требований одновременно не получается.

· Экономичность предполагает минимальные затраты на хранение одной условной единицы данных (файловая система).

· Эффективность предполагает минимальные затраты времени на обращение к нужным данным (база данных).

Понятие база данных изначально связана с компьютерными системами, их историей и развитием.

База данных (БД) – это организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти ЭВМ в виде структуры совокупность данных, отражающая актуальное состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

В основе любой БД лежит модель данных, информационная структура. Термин «модель данных», впервые введенный в 1970^х годах основоположником теории баз данных Джорджем Коддом, отображает совокупность правил создания структур данных в БД, последовательности их изменения.

Модель данных является средством интерпретации как содержимого будущей БД, так и реализации операций по обработке и управлению данными.

Для организации БД используют три типа информационных структур (моделей данных) иерархическую, сетевую и реляционную.

В иерархической БД существует упорядоченность элементов в записи (информационные объекты). Для неё характерна подчинённость объектов нижнего уровня объектам верхнего уровня.

· Файловая система Windows. Каталог папок. Верхний уровень – это корневая папка.

· Системный реестр Windows. Это БД о конфигурации установленного на ЭВМ аппаратного и программного обеспечения.

· Доменная система имён. Это БД о подключенных к Интернету ЭВМ. Настолько велика, что её составные части располагаются на различных DNS – серверах. (Распределенная иерархическая БД).

Сетевая БД отличается большей гибкостью, так как дополнительно к вертикальным «иерархическим» связям в ней существует возможность установления горизонтальных связей. Это облегчает процесс поиска нужных данных, так как исчезает необходимость обязательного прохождения всех иерархических ступеней. Сетевая структура данных представляет собой произвольный граф.

Пример: Глобальная сеть Интернет. Связь между элементами осуществляется с помощью гиперссылок.

Реляционными (от английского relation – отношения) являются БД, содержащие информацию, организованную в виде связанных логическими связями таблиц.

Характеризуется простотой структурных данных, удобными для пользователя табличным представлением, значительно большими возможностями для автоматизации работы (посредством объектов – форм, запросов, отчетов) с данными, ликвидацией избыточности (дублирования) данных при хранении (в отличие от иерархической модели).

Реляционная модель данных предполагает использование некоторых новых понятий.

Отношение – представляет собой двумерную таблицу, состоящую из заголовка и содержательной части. Содержательная часть отношения состоит из компонентов:

· Кортеж – это запись из взаимосвязанных по смыслу данных;

· Атрибут – это поле (столбец), имеющее уникальное в пределах отношения имя;

· Домен – это множество допустимых однородных значений для того или иного атрибута или именуемое множество, состоящее из логически неделимых единиц.

Для отношения также предусматривается уникальный идентификатор (первичный ключ, часто являющийся и индексом). В качестве уникального идентификатора могут выступать один или несколько атрибутов, значения которых являются уникальными в пределах данного отношения, определяющих его (идентификатор) однозначно.

Отношение имеет ряд свойств, называемых свойства первой нормальной формы:

· В отношении не должно быть двух одинаковых кортежей (записей). Первичный ключ исключает создание одинаковых кортежей;

· Кортежи не упорядочены – они располагаются в любом порядке, так как в отношении отсутствует понятие номера по порядку;

· Атрибуты также не упорядочены – они могут быть расположены в заголовке отношения в любом порядке, при этом состояние целостности данных не нарушается;

· Значения атрибутов состоят из логически неделимых единиц – они составляют домены, каждый из которых составляет неделимую часть данных.

Планирование конфигурации базы данных.

Построение любой базы данных необходимо для хранения и использования информации о какой–либо предметной области (всё начинается с предметной области).

При разработке БД принято выделять уровни моделирования, которые служат переходом от предметной области к реализации БД на конкретной СУБД:

· Предметная область;

· Общая модель предметной области;

· Логическая модель данных;

· Физическая модель данных;

· База данных и приложения.

(I) Предметная область.

Представляет описание части реального мира, которое должно охватывать реальные объекты и процессы. Так, в качестве предметной области можно выбрать работу отдела кадров предприятия, учёт успеваемости студентов вуза и т.д. предметная область многогранна и включает в себя массу понятий и данных. Задача состоит в определении, какие понятия и данные должны быть отраженные в будущей БД, для обеспечения решения стоящих перед ней задач.

(II) Общая модель предметной области и логическая модель данных на практике разрабатываются вместе и называются инфологической моделью (ИЛМ – информационно – логическая модель).

Основным понятием на данном этапе является информационный объект. Это информационное описание некоторой сущности предметной области (реального объекта) или связанных с ним событий, процессов.

Реальная сущность описывается своими признаками – именованными свойствами.

Информационный объект. Это информационное описание некоторой сущности предметной области (реального объекта) или связанных с ним событий, процессов.

Реальная сущность описывается своими признаками – именованными свойствами.

Информационный объект образуется совокупностью логически связанных атрибутов, представляющих качественные и количественные характеристики. Информационный объект – это обобщенное понятие, имеющее множество реализаций – экземпляров.

Каждый экземпляр информационного объекта характеризуется уникальным набором конкретных значений атрибутов.

Между информационными объектами определяются связи, описывающие их взаимодействие. Связь характеризуется классом принадлежности, показывающим обязан ли каждый экземпляр информационного объекта участвовать в связи (обычно: обязан – 1, не обязан -2) и степенью связи, определяющей максимальное количество экземпляров одного информационного объекта, связанных с одним экземпляром другого (обычно 1 или * - много).

1, *

Пример: фрагмент инфологической модели ВУЗа:

· Каждый экземпляр информационного объекта «студент» характеризуется конкретными значениями атрибутов «№ зачетной книжки» и «ФИО».

· Связь между информационными объектами «Студент» и «Факультет» трактуется как – «студент обязан обучаться только на одном факультете; на факультете должен обучаться минимум один студент»

· Степень связи в этом случае «один (факультет) – ко многим (студентам);

· Определены также и атрибуты связи, которые характеризуют не информационные объекты, а только их взаимодействие.

(III) На основе инфологической модели с учётом экономических и организационных обстоятельств принимается решение о выборе СУБД (например Access), в которой будет реализована разрабатываемая база данных.

(IV) Последним уровнем моделирования при создании реляционной базы данных является разработка схем каждого отношения, схемы всех отношений и специальных объектов (форм, запросов, отчетов) в применяемой СУБД.

Дата добавления: 2014-01-20