Текстовый редактор Word 2003

Группа программ Microsoft Office

ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. ПРИЛОЖЕНИЕ MICROSOFT WORD

Microsoft Word – текстовый процессор, который позволяет создавать документы любой сложности и оформлять их с использованием различных шрифтов, имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов.

Microsoft Excel – программа представления и обработки данных в виде электронных таблиц. Excel имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации, статистического моделирования.

Microsoft PowerPoint – программа создания презентаций и слайд-фильмов, которая предоставляет пользователю возможности по оформлению текста, рисованию, построению диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможности использования звука и видео.

Microsoft Access – программа для создания и редактирования баз данных.

Microsoft FrontPage – программа для создания и дизайна страниц Интернет.

Microsoft Visio – пакет деловой графики.

Все программы Microsoft Office содержат встроенные средства программирования, основанные на языке программирования VBA (Visual Basic for Applications).

В приложении Word можно раскрыть несколько панелей пиктографических меню. Они устанавливаются с помощью команды Панели инструментов из пункта меню Вид. Обычно загружаются две панели: Стандартная и Форматирование. Панель можно зацепить мышкой и переместить на нужное место. В современных программах около кнопок появляются надписи, поясняющие функции кнопок, если на них навести курсор.

Создание документа. Чтобы создать новый документ следует выполнить команду Создать из пункта меню Файл либо щелкнуть кнопку Создать на панели Стандартная. Word позволяет работать с несколькими документами одновременно, переход между которыми осуществляется из пункта меню Окно.

Можно установить масштаб просмотра документа, используя раскрывающийся список Масштаб на панели Стандартная.

Набор текста. Ввод текста осуществляется путем набора символов на клавиатуре. По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Клавишу Enter нужно нажимать тогда, когда следует начать новый абзац.

Чтобы вводимый текст замещал, а не сдвигал текст, имевшийся ранее, включают режим замены. Переключение режима замены осуществляют нажатием клавиши Insert на клавиатуре или двойным щелчком на индикаторе Зам в строке состояния, располагающейся в нижней части экрана.

Режимы просмотра документа. Один и тот же документ может иметь различный вид в зависимости от установленного режима просмотра документа на экране. Режим можно установить с помощью команд пункта меню Вид, а также с помощью четырех кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.

Первая левая кнопка устанавливает обычный режим. Этот режим используют при простом вводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные элементы страницы, рисунки и столбцы текста.

Режим веб-документа позволяет посмотреть, как будет выглядеть страница в сети Интернет.

В режиме разметки страницы документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге.

Последняя кнопка открывает документ в режиме структуры. Этот режим удобен для работы над планом документа (составление, просмотр, редактирование).

Используя Вид/Режим чтения можно расположить на экране две страницы целиком и читать документ, как книгу перемещаясь по нему с помощью значков под вертикальной линейкой прокрутки.

Команда Вид/Схема документа располагает документ в двух различных окнах. Слева расположены заголовки, что позволяет перемещаться по тексту в правой части.

Выделение участков текста. Чтобы выделить часть строки, надо подвести курсор к началу участка выделения и протащить мышь к концу. Для выделения целой строки следует щелкнуть мышкой слева от нее. Для выделения нескольких строк нужно слева от них протащить мышку. Выделить весь документ можно командой Выделить все из пункта меню Правка. Чтобы убрать выделение, надо щелкнуть мышкой вне выделенного текста.

Копирование, вырезание, вставка. Для перемещения текста можно использовать описанные ранее способы, а также мышку, зацепив которой за выделенный текст можно переместить его в нужное место. Если при этом держать нажатой клавишу Ctrl, то текст копируется.

Для отмены операции служит команда Отменить из пункта меню Правка, либо кнопка Отменить на панели Стандартная.

Форматирование текста. Для всего документа или выделенного участка можно установить формат, выполнив команду Абзац из пункта меню Формат и сделав соответствующие настройки: определить отступы, интервал между строчками, тип выравнивания.

Над окном документа можно установить координатную линейку с помощью команды Линейка из пункта меню Вид. Линейка позволяет своими указателями установить ширину текста и красную строку.

Для установки размера шрифта, его типа, цвета и т.д. можно использовать кнопки панели инструментов Форматирование или использовать возможности диалогового окна Шрифт, открываемого командой Формат/Шрифт. В появившемся окне на вкладке Шрифт раскрывающийся список Подчеркивание предоставляет возможность осуществить нестандартные варианты подчеркивания текста (например, двойной чертой или пунктиром). Нестандартные эффекты оформления текста создают установкой флажков на панели Эффекты. Установив соответствующие флажки, здесь можно оформить верхний и нижний индексы, зачеркнутый текст, текст с тенью, большие и малые прописные символы. Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервал между символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен. Средства вкладки Анимация используют для динамического оформления текста, но только в электронных документах.

Для выравнивания текста на странице используются следующие кнопки на панели инструментов Форматирование: выравнивание по левому краю; выравнивание по центру; выравнивание по правому краю; выравнивание по ширине.

Кнопки Уменьшить отступ и Увеличить отступ позволяют расположить текст на странице нужным образом.

Списки. Для преобразования текста в список надо его выделить и щелкнуть по кнопке Нумерация (на панели Форматирование) для преобразования текста в нумерованный список или щелкнуть по кнопке Маркеры – для преобразования текста в маркированный список. Создание списка заканчивается двукратным нажатием на клавишу Enter. Чтобы изменить или настроить формат списка, необходимо выполнить команду Формат/Список и в открывшемся диалоговом окне выбрать подходящий вид списка.

Вставка файла в текст. В текст можно вставить файл с другим текстом. Для этого надо зафиксировать курсор в месте вставки файла, выполнить команду Файл из пункта меню Вставка. В появившемся окне выбрать нужную папку, нужный файл и нажать клавишу ввода.

Вставка рисунка в текст. В текст можно вставить рисунок, подготовленный самостоятельно или имеющийся в библиотеке рисунков Word. Для этого надо:

– зафиксировать курсор в месте вставки рисунка;

– выполнить команду Рисунок из пункта меню Вставка;

– в появившемся окне выбрать нужный каталог и нужный файл, включить режим Просмотр (о ткрывается при нажатии кнопки Представление), просмотреть рисунок и нажать клавишу ввода.

Вставленный рисунок можно откорректировать с помощью кнопок панели Рисование. Как правило, она расположена в нижней части окна программы. В случае отсутствия панели необходимо выполнить команду Вид/Панели инструментов/Рисование.

Рисунок можно составить с помощью графических примитивов (линии, прямоугольника, окружности), а можно воспользоваться коллекцией автофигур, которая содержит фигурные стрелки, элементы блок-схем, различные выноски и прочие фигуры. Коллекция автофигур открывается списком Автофигуры на панели Рисование.

Для редактирования фигуры ее необходимо выделить, щелкнув по ней мышью. Затем можно менять расположение и размеры, используя маркеры. Для выделения нескольких фигур следует нажать кнопку Выбор объектов на панели Рисование и выделить прямоугольную область с несколькими фигурами. Можно выделять фигуры, щелкая по ним мышью с нажатой клавишей Shift.

Помимо редактирования фигур, с ними можно производить различные действия, нажав кнопку Рисование на панели Рисование. Команда Рисование/Порядок позволяет поменять порядок фигур на рисунке. Команда Рисование/Повернуть/отразить позволяет повернуть фигуру или получить ее зеркальное отображение, отразив вертикально или горизонтально. При вставке рисунка в текст можно воспользоваться командой Рисование/Обтекание текстом. Для выравнивания нескольких фигур относительно краев или центра рисунка, их необходимо выделить и воспользоваться командой Рисование/Выровнять/распределить.

Чтобы разместить текст на рисунке можно воспользоваться кнопкой Надпись на панели Рисование. Для размещения текста внутри фигуры нужно в контекстном меню фигуры выбрать команду Вставить текст.

После того, как рисунок скомпонован из различных фигур, его можно сгруппировать. Для этого выделяют все фигуры (кнопка Выбор объектов) и выполняют команду Рисование /Группировать. При необходимости рисунок опять может быть разгруппирован.

Вставка текущих времени и даты. Для вставки в документ текущих времени и даты необходимо установить текстовый курсор в то место, куда должны быть вставлены дата и время и выполнить команду Вставка/Дата и время. В открывшемся окневыбратьподходящий формат. Если нужно, чтобы дата и время обновлялись автоматически при каждом новом открытии документа, то следует установить флажок Обновлять автоматически.

Вставка надписи. Для вставки текста, рисунка в рамке надо:

– зафиксировать курсор в месте вставки надписи;

– выполнить команду Надпись из пункта меню Вставка, курсором мыши в виде крестика обозначить размеры рамки;

– поместить внутри рамки текст или рисунок.

Чтобы убрать линию вокруг рамки надо установить курсор на границу надписи и в контекстном меню выбрать команду Формат надписи, затем на вкладке Цвета и линии определить тип линии – «Нет линии». На других вкладках можно определить виды обтекания надписи текстом, размеры надписи и др.

Создание таблиц. Чтобы создать в тексте таблицу, надо выполнить Таблица/Вставить/Таблица и задать количество строк и столбцов или нажать кнопку Вставить таблицу на панели Стандартная и протяжкой мыши задать нужное количество столбцов и строк.

При создании шапки таблицы можно выполнять следующие действия:

– зацепив вертикальную границу столбца корректировать его ширину;

– объединять ячейки, предварительно выделив их и выполнив команду Объединить ячейки из пункта меню Таблица;

– менять направление текста в ячейке, выполнив команду Направление текста в контекстном меню;

– задавать обводки границ, выделяя соответствующие зоны ячеек с помощью кнопки Внешние границы на панели Форматирование.

Таблицу можно создать на основе уже набранного текста путем преобразования его в табличную форму. Для этого нужно определить, какой элемент в тексте используется в качестве разделителей столбцов. Обычно применяется знак табуляции: каждая строка таблицы набирается в один абзац, а столбец от столбца отделяется знаком табуляции. Если предполагается пустая ячейка, то на этом месте ставятся два знака табуляции. Выбрав разделитель, нужно ввести текст (или отформатировать существующий), затем выделить его и выполнить операцию Таблица/Преобразовать в таблицу. В открывшемся окне при необходимости уточняются параметры преобразования (тип разделителя, количество столбцов и т. д.).

Создание простых диаграмм. В Word наиболее часто используются гистограммы, линейчатые диаграммы, графики, круговые диаграммы, кольцевые диаграммы и др.

Для создания диаграммы необходимо выделить всю таблицу или ее часть, выполнить команду Вставка/Рисунок/Диаграмма. Будет создана диаграмма, основанная на содержимом выделенной таблицы (части таблицы), в строку меню Word вставятся дополнительные меню, в стандартную панель инструментов добавятся кнопки, относящиеся к диаграммам.

При необходимости можно менять данные в таблице данных, что автоматически приведет к изменению диаграммы. Для внесения изменений в конкретный элемент диаграммы (область диаграммы, область построения диаграммы, легенды, основные линии сетки, ось значений, ось категорий, размер шрифта, его наклон и т.д.) необходимо выделить этот элемент, вызвать контекстное меню и с его помощью произвести требуемые изменения. При этом на экране обязательно должны быть диаграмма и таблица данных. Если таблицы данных на экране нет, то вызвать ее можно двойным щелчком левой кнопкой мыши по диаграмме.

Создание организационных диаграмм. Для создания новой организационной диаграммы необходимо установить курсор в то место, где будет находиться диаграмма, выполнить команду Вставка/Рисунок/Организационная диаграмма. Word создаст базовую диаграмму, в которую можно ввести текст и добавить необходимые фигуры. Для ввода текста в фигуры необходимо установить текстовый курсор внутри фигуры и набрать текст.

Для изменения вида диаграммы (добавление и удаление фигур, изменение связей) необходимо выделить фигуру, к которой нужно добавить соединение, щелкнуть на стрелке списка Добавить фигуру панели инструментов Организационная диаграмма. В открывшемся меню выбрать вид связи: Подчиненный − добавляет фигуру уровнем ниже выделенной, Коллега − добавляет фигуру того же уровня, Помощник − добавляет фигуру уровнем ниже и в стороне от основной ветви.

Для изменения структуры диаграммы необходимо щелкнуть на кнопке Макет панели инструментов и выбрать подходящую структуру. Изменение стиля диаграммы (По умолчанию, Контур, Тень, Огонь и т. д.) осуществляется с использование кнопки Автоформат панели инструментов. Для выбора вида схемы диаграммы надощелкнуть по кнопке Добавить диаграмму или организационную диаграмму на панели Рисование. На экране появится окно, в котором можно выбрать вид схемы.

Дата добавления: 2014-01-20