Вопрос 1. Учет денежных средств в кассе организации

Касса – самостоятельное структурное подразделение предприятия, предназначенное для сохранения денежных средств и проведения расчетов наличными. Хозяйственные операции с наличными денежными средствами организации осуществляются кассиром. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых ценностей. На малых предприятиях, где должность кассира отсутствует, его обязанности могут быть возложены на другого работника бухгалтерии. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

Порядок использования наличных денежных средств регламентируется:

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40 с изменениями указанными в Письмах ЦБ РФ от 17.02.1994 № 14-4/35 и от 16.03.1995 № 14-4/95;

- Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Банка России протокол от 19.12.97 № 47 в редакции Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У и от 31.10.2002 № 1201-У.

Этими нормативными документами предусмотрено, что для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.

- № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,

- № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Все приходные и расходные ордера должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3).

По общепринятому правилу нумерация расходных и приходных кассовых ордеров начинается с начала каждого года с порядкового номера 1 (один) и до окончания года ведется в порядке возрастания номеров.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, присваиваются номера кассовым документам, в графе «Примечание» указывается основание получения (выдачи) денежных средств, кто получил (кому выдано).

В этой графе делается отметка об аннулировании выписанных кассовых ордеров; ордера хранятся вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов.

Денежные средства в кассу поступают с расчетного счета, размещенного в банке, вследствие реализации товарно-материальных ценностей, от подотчетных лиц и пр.

Поступление наличных денежных средств в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами формы № КО–1.

Форма № КО-1 применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и выдается на руки сдавшему деньги.

В приходных ордерах указывают, от кого, за что или на какие цели получены деньги.

Кассир, получивший из бухгалтерии приходные кассовые ордера, обязан проверить правильность их оформления, наличие и соответствие подписей, приложения, перечисленные в ордере. Только после этого он принимает наличные деньги. При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассир предприятия обязан руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств оформляют расходными кассовыми ордерами формы № КО–2.

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, подтверждающего личность получателя. Такими документами является паспорт, заграничный паспорт, военные билет, служебное удостоверение при наличии на нем фотографии и личной подписи собственника.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера заполняются бухгалтерией четко и ясно, без каких-либо подчисток, помарок или исправлений. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации кассовых ордеров, где им присваивается порядковый номер. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств по приходным и расходным ордерам кассир записывает в кассовую книгу формы КО-4, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации.

Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег, с указанием номера приходного (расходного) ордера, краткое содержание хозяйственной записи или от кого получено (кому выдано), корреспондирующий счет, сумма в граф приход (расход). Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре).

Если на предприятиях ежедневно совершаются кассовые операции, то кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня и, соответственно, отчеты кассира передаются в бухгалтерию ежедневно.

Если на предприятиях кассовые операции совершаются не регулярно или в незначительных суммах, то кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня, а отчеты кассира могут составляться и передаваться в бухгалтерию один раз за 3–5 дней.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом, при котором формируют машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Обе эти машинограммы должны быть сданы до начала следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листков осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

После получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» кассир обязан проверить правильность составления кассовой книги и отчет кассира, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными документами бухгалтерии под расписку во вложенном листке кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию, для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме 0408020. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег, как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или сдаче в банк. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Руководитель предприятия должен обеспечить кассира охраной при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждения банка. При транспортировке денежных средств кассиру и сопровождающим его лицам запрещается: разглашать маршрут движения и размеры сумм денежных средств и перевозимых ценностей, допускать в салон транспортного средства лиц, не предназначенных руководителем предприятия для их доставки, пользоваться попутным или общественным транспортом.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен синтетический счет 50 «Касса». Счет 50 «Касса» активный. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца, обороты по дебету – суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для отражения информации о наличии и движении наличных денежных средств организации в национальной валюте. Для отражения информации о наличии и движении наличных денежных средств в иностранной валюте на счете 50 «Касса» открываются отдельные счета по видам иностранных валют.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для отражения информации о наличии и движении наличных денежных средств в кассах портов (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для отражения информации о наличии и движении находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, талонов на бензин, талонов на бесплатное питание, оплаченных авиабилетов и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Кассовые операции по кредиту счета 50 «Касса» отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка, независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчета.

Инвентаризация наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы производится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полностью проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включается.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих предприятию, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

В случаях выявления излишков или недостатков комиссия требует с кассира объяснения. Объяснение материально ответственное лицо о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, пишет на оборотной стороне акта, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета или перечисляются в доход предприятия.

Основные хозяйственные операции по счету 50 «Касса» и порядок их отражения на счетах бухгалтерского учета приведен в таблице 4.

Хозяйственные операции и корреспонденции счетов по счету 50 «Касса»

Наименование работ	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит

1. Отражение выручки от реализации продукции (работ, услуг): оплаченной наличными денежными средствами в организациях розничной торговли и бытовых услуг	50-1 50-1	90-1
2. Поступили наличные денежные средства из операционных касс	50-1	50-2
2. Получение наличных денежных средств с расчетного счета в банке	50-1
3. Получение наличных денежных средств со специальных счетов в банке	50-1
4. Поступление наличных денежных средств полученных со счетов в банке через инкассаторов	50-1
5. Поступление наличных денежных средств в счет возврата поставщиками ранее полученных ими авансов	50-1
6. Поступление наличных денежных средств в виде авансов от покупателей и заказчиков	50-1
7. Поступление наличных денежных средств от заимодавцев по полученных от них краткосрочных кредитов и займов	50-1
8. Поступление наличных денежных средств от заимодавцев по полученных от них долгосрочных кредитов и займов	50-1
9. Поступление наличных денежных средств в счет погашения излишне выданной заработной платы в результате счетной ошибки	50-1
10. Поступление наличных денежных средств от работников организации в счет возврата неизрасходованных сумм, ранее выданных им в подотчет	50-1
11. Поступление наличных денежных средств от работников организации по прочим операциям (погашение задолженности по материальному ущербу, по возврату займов и др.)	50-1
12. Поступление наличных денежных средств в счет вкладов в уставный капитал организации	50-1
13. Поступление наличных денежных средств от прочих дебиторов и кредиторов	50-1
14. Поступление наличных денежных средств от подразделений, выделенных на самостоятельный баланс	50-1
15. Поступление наличных денежных средств от продажи собственных акций, ранее выкупленных у акционеров	50-1
16. Поступление наличных денежных средств в счет целевого финансирования в виде государственной помощи	50-1
17. Отражены излишки наличных денежных средств, выявленные по результатам инвентаризации	50-1
18. Поступление наличных денежных средств в связи с чрезвычайными обстоятельствами	50-1


19. Сдача наличных денежных средств на расчетный счет в банке		50-1
20. Сдача наличных денежных средств на расчетный счет в банке через инкассаторов		50-1
21. Отражена сумма предоставленных денежных займов другим организациям		50-1
22. Произведена оплата задолженности поставщиков наличными; выдача аванса под поставку материальных ценностей, выполнение работ		50-1
23. Возврат наличных денежных средств покупателям и заказчикам в счет погашения неиспользованных авансов		50-1
23. Возврат наличных денежных средств в счет погашения задолженности по ранее полученным краткосрочным кредитам и займам		50-1
24. Возврат наличных денежных средств в счет погашения задолженности по ранее полученным долгосрочным кредитам и займам		50-1
25. Погашение задолженности по расчетам с бюджетом наличными денежными средствами		50-1
26. Погашение задолженности по расчетам с внебюджетными фондами наличными денежными средствами		50-1
27. Выплата заработной платы, премий, пособий		50-1
28. Выдача наличных денежных средств под отчет		50-1
29. Выдача наличных денежных средств работникам организации по прочим операциям		50-1
30. Выплата доходов (дивидендов)	75-2	50-1
31. Погашение задолженности прочим дебиторам и кредиторам наличными денежными средствами		50-1
32. Выдача наличных денежных средств подразделениям, выделенным на самостоятельный баланс		50-1
33. Выкупленные собственные акции у акционеров с целью их перепродажи или аннулирования		50-1
34. Отражена выявленная недостача наличных денежных средств в результате инвентаризации		50-1
35. Отражены утрата наличных денежных средств в результате фарс мажорных обстоятельств		50-1
36. Приняты к учету денежные документы, полученные от поставщиков	50-3
37. Приняты к учету денежные документы, полученные от прочих дебиторов и кредиторов	50-3
38. Приняты к учету денежные документы, полученные от подотчетных лиц	50-3
39. Отражена выдача денежных документов подотчетным лицам		50-3
40. Отражена выдача денежных документов работникам		50-3
41. Списана стоимость ранее приобретенной путевки, выданной работнику бесплатно или с частичной оплатой (на сумму погашаемую за счет средств предприятия)		50-3