Вопрос 7. Учет подотчетных сумм

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, для покупки за наличный расчет товарно-материальных ценностей, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг и другие цели. Работники предприятия, получающие на командировочные расходы и оплату хозяйственных нужд денежные средства, называются подотчетными лицами. Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами предприятия по суммам выданным в подотчет используется синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный, т.е. сальдо счета может быть по дебету счета либо по кредиту счета, либо по дебету и кредиту одновременно.

При отражении в бухгалтерском учете командировочных расходов подотчетных лиц необходимо учитывать:

- цель командировки;

- порядок распределения расходов, понесенных командированных работником.

Исходя из этого командировки подразделяются на служебные и непроизводственные.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

В состав расходов по служебных командировкам включаются затраты на следующие цели:

- найм жилого помещения;

- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

- провоз багажа;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда в размере не свыше 550 рублей в сутки для объединений, предприятий, учреждений и организаций, которые финансируются за счет финансируемых за счет средств федерального бюджета, министерств, иных федеральных органов исполнительной власти, предприятий учреждений и организаций, расположенных на территории Российской Федерации при предоставлении работником подтверждающих документов. В случаях, когда подтверждающие документы не предоставляются, то расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда в размере 12 рублей в сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в указанных размерах.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта. В случае утери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку из соответствующего транспортного агентства, подтверждающую факт приобретения им билетов с указанием цены.

Если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости.

Если при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то его затраты должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билетах.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке в размере 100 руб. для объединений, предприятий, учреждений и организаций, которые финансируются за счет финансируемых за счет средств федерального бюджета, министерств, иных федеральных органов исполнительной власти, предприятий учреждений и организаций, расположенных на территории Российской Федерации, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в установленных размерах. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику перед отъездом в командировку, выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами предприятия по суммам, выданным в подотчет, используется синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный, т.е. сальдо счета может быть по дебету счета либо по кредиту счета.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:

- 50 «Касса» - на сумму полученных средств наличными;

- 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств отправленным командированному работнику безналичным путем;

- 52 «Валютные счета» - на сумму денежных средств отправленным командированному работнику безналичным путем в иностранной валюте.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

- 07 «Оборудование к установке» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей, 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей, 41 «Товары» или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей - оплата приобретенных и сданных на склад (материально-ответственному лицу) ценностей;

- 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 45 «Товары отгруженные» - оплата расходов связанных с производством продукции (работ, услуг) и их продажей, продажей товаров, и управлением производством и организацией в целом;

- 50 «Касса» - возврат неиспользованных подотчетных сумм наличными,

- 51 «Расчетные счета» - возврат неиспользованных подотчетных сумм безналичным путем в национальной валюте,

- 52 «Валютные счета» - возврат неиспользованных подотчетных сумм безналичным путем в иностранной валюте;

- 91 «Прочие доходы и расходы» - оплата расходов связанных с формированием организацией прочих расходов;

- 97 «Расходы будущих периодов» - оплата расходов относящихся к расходам будущих периодов;

- 99 «Прибыли и убытки» - не возврат подотчетных сумм ввиду форс-мажорных обстоятельств.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы покрываются подотчетными лицами. В учете эти операции отражаются записями:

- дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - удержаны невозвращенные подотчетные суммы из оплаты труда работника;

- дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - невозвращенные подотчетные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника;

- 91«Прочие доходы и расходы» - невозвращенные подотчетные суммы не могут быть удержаны с работника, в связи с его неплатежеспособностью;

- кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу и каждой сумме, выданной под отчет.

Дата добавления: 2014-01-20