Порядок хранения бухгалтерских документов

Правила проверки первичных документов.

Проверка первичных документов — контроль, проводимый на пред мет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме, содержанию, правильности арифметических вычислений.

При проверке по форме необходимо проверить заполнение обязательных реквизитов документа – заполненный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а так же печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных доку­ментах, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Из учетных регистров данные о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, переносятся в сгруппи­рованном виде в бухгалтерскую отчетность.

Согласно ст. 17 Закона о бухгалтерском учете первичные докумен­ты, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательно­му хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с пра­вилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бух­галтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

В случае прекращения деятельности организации документы, свя­занные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подле­жат сдаче в государственные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом по­рядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача до­кументов в архив сопровождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в Положе­нии о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В соответ­ствии с п. 6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом ко­миссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалте­рии и специалистов, которые могут выявить причины утраты докумен­тов, — главного инженера, начальника службы безопасности и т. п.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают­ся представители следственных органов, охраны и государственного по­жарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляют актом, в котором необхо­димо указать причины утраты документов, описать место, которое иссле­довалось, характер внешних повреждений. У лиц, ответственных за со­хранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др), необходимо получить письменные объяснения. К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель органи­зации.

Дата добавления: 2014-01-20