Бухгалтерского учета

Отражение расчетов с подотчетными лицами на счетах

Авансовый отчет

Унифицированная форма авансового отчета состоит из лицевой и оборотной стороны. На лицевой стороне указывается дата ФИО подотчётника, его должность, сумма выданных и истраченных денежных средств, а так же назначение аванса. На оборотной стороне указываются наименования, номера и даты прилагаемых к авансовому отчёту оправдательных документов, а так же проходящие по ним суммы.

В бухгалтерии при сдаче работником авансового отчета бухгалтер указывает на лицевой стороне отчета, номер этого документа и внизу лицевой стороны формы оформляет расписку, которая затем отрывается от бланка отчета и отдается работнику в подтверждение того, что авансовый отчет с прилагаемыми к нему документами у него принят к проверке. На лицевой стороне формы заполняются все обязательные реквизиты.

Затем в бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

После проверки бухгалтер делает в авансовом отчете отметку о проверке. Бухгалтер, проверивший отчет, а также главный бухгалтер расписываются с расшифровкой подписи. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом. Лицо, утверждающее отчет, проверяет целевое расходование аванса и на лицевой стороне формы указывает сумму, которую оно утверждает, свою должность, расписывается с расшифровкой подписи и ставит дату утверждения.

Утвержденный авансовый отчет передается обратно в бухгалтерию для дооформления и принятия к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке, указываются суммы расходов, принятые к учету и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации. Если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выдается подотчетному лицу. Об этом в авансовом отчете делается соответствующая отметка.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы предназначен Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

ü Д – 71. К – 50. «выданы денежные средства подотчётному лицу из кассы».

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

ü Д – 10. К – 71. «приняты к учёту материалы приобретённые через подотчётное лицо»;

ü Д – 41. К – 71. «приняты к учёту товары приобретённые через подотчётное лицо»;

ü Д – 26. К – 71. «затраты произведённые подотчётным лицом приняты к учёту в составе общехозяйственных расходов»;

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника).

ü Д – 70. К – 94 – Невозвращённая сумма авансового отчёта удержана из зарплаты сотрудника

или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника)

ü Д – 73. К – 94. – Невозвращённая сумма авансового отчёта отнесена на прочие расчёты с персоналом.

Дата добавления: 2014-01-20