Вертикальные информационные связи

Разработка орг. структуры должна учитывать необходимость внутриорганизационных связей и коммуникаций. Связью («сцеплением») называется уровень коммуникации и координации между организационными элементами. Вертикальные связи применяются для координации деятельности между высшим и низшим звеньями организации, и как правило, обеспечиваются такими способами, как обращение в высшие инстанции; правила и процедуры; планы и графики; должности или уровни, вновь введенные в иерархическую структуру; и – официальные информсистемы управления.

Обращение вверх по инстанции – означает подключиться к т. наз. цепи команд, представленной в любой схеме орг. структуры вертикальными линиями. Если сотрудник не может решить проблему, то ее решение передается дальше – вверх по инстанции. Таким образом вертикальные линии орг. схем служат коммуникационными каналами.

Применение правил и графиков – правила обеспечивают стандартный источник информации, дающий возможность персоналу работать скоординированно. Графики работ (планы) дают то же самое (самый используемый – это бюджет).

Должности или уровни, вновь введенные в орг. структуру, дают возможность дополнительных вертикальных связей, если менеджеры уже перегружены двумя предыдущими инструментами – обычно так и происходит в быстрорастущих или реструктуризирующихся организациях. Тогда-то и вводят дополнительные должности в иерархическую структуру, которые сужают размах контроля и обеспечивают эффективность коммуникаций и контроля.

Вертикальные информсистемы включают в себя периодические отчеты, письменную информацию, электронные коммуникации управленческого состава (напр., через E-mail можно послать информацию должностному лицу любого уровня, в том числе президенту компании).

Горизонтальные информсвязи призваны преодолевать барьеры между подразделениями и обеспечивать возможности координации деятельности сотрудников для того, чтобы добиваться объединения усилий и орг. целей. Горизонтальные связи относятся к количеству коммуникаций и координации, которое существует между орг. подразделениями. Об их важности много говорил Ли Якокка во время работы в ChryslerCorp. (Главное – взаимодействие между различными функциями компании, т. е. между людьми, ответственными за эти функции в разных подразделениях – напр., между главами инженерного и производственного отделов).

Потребность в горизонтальной координации растет по мере нарастания неопределенности внешней среды (когда среда быстро меняется, технология – нерутинная и взаимозависимая, а цели отдают приоритет инновационности и гибности).

Развитию горизонтальной координации и информпотоков способствуют следующие инструменты (структурные альтернативы):

- бумаги – меморандумы, доклады, т. е. получение информации на письменной основе // обмен корреспонденцией;

- прямые контакты – более высокий уровень горизонтальных связей (между менеджерами разных подразделений по определенной проблеме)

- ролевые связки, то есть назначение на роль «связника» сотрудника одного из подразделений, в обязанности которого входит осуществление коммуникаций и достижение скоординированных действий с другим подразделением (обычно такие связки устанавливаются между инженерным и производственным отделами.

- целевые силы, в отличие от прямых контактов и ролевых связок (которые связывают только 2 подразделения), используются для установления связей сразу нескольких подразделений. Под ними понимается временная комиссия, состоящая из представителей каждого подразделения, участвующего в решении проблемы. Это весьма эффективное средство разрешения текущих проблем.

- еще более сильные горизонтальные связи создаются на основе постоянной должности или даже орг. подразделения, занимающегося только вопросами координации деятельности – так называемого постоянного // штатного интегратора (часто это звание закрепляют за менеджером по продукции, менеджером проекта, менеджером программы или – менеджером торговой марки). Такой интегратор, находясь за пределами подразделений, выполняет функции координации их деятельности (т. е. нескольких подразделений). Например, это может быть координация продаж, рекламы и распределения продукции. Или директор программы МВА в бизнес-школе, который координирует составление расписания, составление программ и учебных заданий, сессии между представителями разных функциональных подразделений – менеджмента, финансов, бух. учета и др.

Кроме того, штатный интегратор может нести ответственность за целый проект.

Функции интегратора требуют отличных навыков человеческого общения. У такого человека много ответственности, но мало реальной власти, поэтому чтобы добиться скоординированных действий, он должен подключать весь свой профессиональный опыт и умение убеждать.

- проектные группы – самый сильный из всех механизмов горизонтальных связей; они представляют собой постоянные // штатные целевые силы компании, которые часто используются в сочетании со штатным интегратором и применяются, когда необходима сильная координация на длительный период времени.

Группы, работающие по специальным проектам, организуются, когда компания ведет крупномасштабный проект / заказ (например, линия товаров рыночной новизны или коренная инновация производственного процесса), что объективно требует интенсивной координации деятельности исследователей) продавцов продукции, маркетологов, производителей и инженеров (на срок до нескольких лет).

При недостаточном уровне коммуникаций синхронность деятельности подразделений нарушается и организация теряет свою эффективность.

Дата добавления: 2014-01-20