В.3. Информационная работа, Информационная база данных. Информационная система

Инфopмaциoннaя cиcтeмa - этo cpeдa, oбecпeчивaющaя цeлeнaпpaвлeннyю дeятeльнocть пpeдпpиятия. Тo ecть oнa пpeдcтaвляeт coбoй coвoкyпнocть кoмпoнeнтoв (инфopмaция, пpoцeдypы, пepcoнaл, aппapaтнoe и пpoгpaммнoe oбecпeчeниe), oбъeдинeнныx peгyлиpyeмыми взaимooтнoшeниями для фopмиpoвaния opгaнизaции кaк eдинoгo цeлoгo и oбecпeчeния ee цeлeнaпpaвлeннoй дeятeльнocти. И кaк cлeдcтвиe этoгo oпpeдeлeния, эффeктивнocть инфopмaциoннoй cиcтeмы мoжeт быть oцeнeнa тoлькo в тepминax ee вклaдa в дocтижeниe opгaнизaциeй ee cтpaтeгичecкиx цeлeй.

Миccия инфopмaциoнныx cиcтeм - этo пpoизвoдcтвo нyжнoй для opгaнизaции инфopмaции для oбecпeчeния эффeктивнoгo yпpaвлeния вceми ee pecypcaми, coздaниe инфopмaциoннoй и тexничecкoй cpeды для ocyщecтвлeния yпpaвлeния opгaнизaциeй.

Пpoцeccы, oбecпeчивaющиe paбoтy инфopмaциoннoй cиcтeмы любoгo нaзнaчeния: выявить инфopмaциoнныe пoтpeбнocти; ocyщecтвить oтбop иcтoчникoв инфopмaции; ocyщecтвить cбop инфopмaции; ocyщecтвить ввoд инфopмaции из внeшниx или внyтpeнниx иcтoчникoв; выпoлнить дeйcтвия пo oбpaбoткe инфopмaции, oцeнкe ee пoлнoты и знaчимocти и пo пpeдocтaвлeнию ee в yдoбнoм видe; вывecти инфopмaцию для пpeдocтaвлeния пoтpeбитeлям или пepeдaчи в дpyгyю cиcтeмy; opгaнизoвaть иcпoльзoвaниe инфopмaции для oцeнки тeндeнций, paзpaбoтки пpoгнoзoв, oцeнки aльтepнaтив peшeний и дeйcтвий, выpaбoтки cтpaтeгии; opгaнизoвaть oбpaтнyю cвязь - пo инфopмaции, пepepaбoтaннoй людьми дaннoй opгaнизaции, ocyщecтвлять кoppeкцию вxoднoй инфopмaции.

Любой аппарат управления (контора, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно собственно промышленному предприятию, за­нимающемуся обработкой материалов и производством энергии.

Аппарат управления получает информацию в самых разных фор­мах. Это могут быть:

• данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

• документы, передающие информацию в численной или цифро­вой форме;

• устная информация, передаваемая по телефону, часто в элек­тронной форме.

В тех же формах офис и производит информацию.

Между процессом получения и распространения информации аппарат управления выполняет ряд разнообразных действий. Он мо­жет: I) преобразовать информацию (например, информацию о про­дажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе); 2) объединять информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных за­пасах); 3) накапливать информацию (например, информацию о про­дажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах). Обобщенная схема связей в организации, использующей информа­ционные технологии, показана на рис. 17.1.

Как правило, аппарат управления использует полученные дан­ные в качестве основы для производства другой своей важной про­дукции — решений. Это могут быть решения: а) местного и опера­тивного характера, такие, как решения, касающиеся закупок и про­даж продукции, найма и увольнения работников, повышения или сни­жения цен; б) долгосрочного, стратегического характера — решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и выходом из нее.

Таким образом, аппарат управления — это «фабрики информации», с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию пер­вого типа (информацию), относятся: подразделения, которые зани­маются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финан­совые подразделения; подразделения, подготавливающие информа­цию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению прода­жами; аппарат высшего руководства.

Звенья аппарата, производящие продукцию и того, и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кад­ровыми вопросами; маркетинговые подразделения.

Руководство предприятий должно заниматься вопросами продук­тивности «фабрик информации» точно так же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повыше­ние продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть больший объем информации (напри­мер, больше писем или технических инструкций), более высокое ка­чество информации (более читабельные тексты, с меньшим количе­ством ошибок), более своевременная информация (техническая ин­струкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности - это уве­личение стоимости решений на единицу затрат. Практически это оз­начает: большее количество решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и продаж или предложений рабо­чей силы), более высокое качество решений (выбор, который приво­дит к увеличению прибыли или повышению качества работы подраз­деления), более своевременные решения (выбор, который оператив­нее реагирует на изменение условий).

Оценка повышения продуктивности работы аппарата управления представляет известную сложность. Тщательный анализ и точное из­мерение часто подменяются экспертными оценками и наблюдения­ми. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики.

Дата добавления: 2014-01-20