Порядок составления и обработки документов

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

Бухгалтерские документы, их значение и классификация

ТЕМА 6 ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

1 Бухгалтерские документы, их значение и классификация

2 Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

3 Порядок составления и обработки документов

4 Документооборот и порядок хранения документов

5 Инвентаризация и е ее значение в бухгалтерском учете

Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, как правило, оформляются документами.

Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтвер­ждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении спо­ров между организациями и лицами.

Документация – процесс оформления хозяйственных операций документами.

Документация является начальной стадией учетной работы. Документация предназначена для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия. Документ является носителем экономической информации и единственным основанием отражения хозяйственной информации в учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1) по назначению;

2) последовательности (времени) составления;

3) способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;

4) месту составления;

5) форме;

6) способу заполнения;

7) воспроизведению информации;

8) срокам хранения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· распорядительные;

· оправдательные (исполнительные);

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это документы, которые содержат рас­поряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверен­ности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значе­ние, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бух­галтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различ­ного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распоряди­тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое рас­пространение, так как объединение признаков ряда документов со­кращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комби­нированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент со­вершения операции. Сводные составляются позже на основе пер­вичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ра­нее полученной под отчет.

По способу использования (степени охвата операций) доку­менты классифицируются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько одно­родных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйствен­ные операции в течение определенного периода (дня, декады, ме­сяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество доку­ментов и расход бланков.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со­вершаемых в организациях, выписывается большое число доку­ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал­терских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус­тановления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов – это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы оформленные вручную, с помощью средств вычислительной техники.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответству­ющим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка – копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие рек­визиты, т.е. реквизиты – это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение. Реквизит (лат. requisiturn – нужное, требуемое, необходимое).

Из всех реквизитов одни являются обязательными, другие – необязательными. Каждый бухгалтерский документ дол­жен иметь следующие обязательные реквизиты:

- название (наименование документа);

- дата составления документа;

- наименование организации, где и от имени которой состав­лен документ;

- содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения;

- измерители операции (единицы измерения), применяемые в учете;

- подписи лиц, ответственных за совершение операции и офор­мление документа и их расшифровка.

При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи).

Учетные документы составляются от руки или автоматизиро­ванным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях.

К составлению документов предъявляются определенные тре­бования. Документы должны оформляться:

1) своевременно в момент совершения операции;

2) качественно;

3) содержать достоверные данные и обязательные реквизиты;

4) аккуратно, разборчиво, без под­чисток, помарок и неоговоренных исправлений;

5) свободные строки впервичных документах обязательно прочеркиваются;

6) выписы­вать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих уст­ройствах, ПК;

7) дата составления указывается: число цифрой, а ме­сяц — прописью. В денежных банковских документах сумма ука­зывается цифрами и прописью с заглавной буквы.

Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными по­ложениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским спо­собом с обязательным проставлением номера и серии. К ним от­носятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные, счета-фактуры по налогу на добавленную стоимость, приходные кассовые ордера и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Для регистрации хозяйственных операций необходимо приме­нять установленные типовые формы документов.

Внесение исправлений в кассовые и банковские доку­менты не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйствен­ных операций, что заверяется подписями тех же лиц.

Ответственность за достоверность содержащихся в докумен­тах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должност­ные лица, подписавшие этот документ.

Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы дол­жны быть всесторонне проверены с трех позиций:

1) по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших доку­мент; установлении наличия всех требуемых в форме доку­мента реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или
неправильно сделанных исправлений и т.д.

2) проверить документ по существу. Это значит выяснить со­ответствие хозяйственных операций в документе действу­ющему законодательству, т.е. ее законность и хозяйствен­ную целесообразность. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

3) подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правиль­ность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Неправильно или неполно составленные документы возвраща­ются для выяснения, дополнительного оформления или пересос­тавления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизи­тов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов глав­ный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя органи­зации.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подверга­ются обработке, которая состоит из следующих этапов:

• таксировки;

• группировки;

• контировки (проставлении корреспонденции счетов).

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйствен­ных операций, зафиксированных в документе. Многие поступив­шие в бухгалтерию документы имеют только натуральные пока­затели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель. Например, количество * цену = сумма.

Группировка – предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. На­пример, кассовые документы группируются за каждый день по при­ходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением кор­респонденции счетов исходя из содержания хозяйственных опера­ций. После проставления корреспонденции счетов документы ис­пользуются для записи операций по счетам в учетные регистры. Например, в кассовых ордерах проставляется корреспондирующий счет со счетом 50 «Касса».

После составления бухгалтерской отчетности первичные доку­менты передаются на хранение.

Дата добавления: 2014-01-20