Объемы книг: - 2 критерия

1. Есть понятие – условный лист =60*90см.

½ площади условного листа = один печатный лист.

Чтобы облегчить вычисление объема книги, всегда публикуют, переводной коэффициент – отношение фактического печатного листа данной книги к площади условного печатного листа.

(Учитывая, что печатают с обоих сторон – усл. печ. Лист (60*90)).

2. Учетно-издательский лист – это единица объема всего материала книги, кроме рекламного. По количественному значению, учетно-издательский лист = авторскому листу (40 000 знаков, но есть дополнительные объекты подсчета: колонцифры, номера страниц, издательская аннотация и др).

Объем издания принято указывать в условных печатных листах и учетно-издательских листах. Откройте любую книгу и убедитесь.

Учитывая, что и авторский, и учетно-издательский лист рассчитываются по количеству печатных знаков, существуют требования по оформлению текстов.

Классический типографский шрифт отражает требования к рукописям, сдаваемым в редакцию, если перевести в формат А-4:

- верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм, правое поле – 10 мм, левое – 30 мм. Высота букв – 2,7мм, через 2 интервала, что соответствует: 14 кегль, 1,5 интервала в текстовом процессоре Word 6/7 Windows 95/98. Примечания и сноски внизу каждый страницы 10-м кеглем.

- Заголовки отбиваются тремя интервалами, отступ красной строкой 5 знаков (8-12мм). В строке 60-65 букв, на странице – 28-30 строк, общий объем знаков на страницу = 1800.

Если соберетесь писать диссертацию, статью, реферат, монографию – требования перед Вами. Подробнее в книге под ред.

Ю.Майсурадзе «Энциклопедия книжного дела. -М.:Юристъ, 1998.»

И так: повторим еще раз компоненты по которым, для целей документационного обеспечения, управления, документ отличается от любой другой информации.

1. Информация в документе должна быть логически связана, т.е. выражать и содержать смысл.

2. Информация должна быть нанесена на материальный носитель таким кодом, который утвержден законодательством РФ.

3. Материальный носитель выбирается только из предусмотренных законом Российской Федерации.

4. Зафиксированная информация должна иметь, все элементы оформления которые имеют реквизитами.

Практическое занятие: 4 часа.

Что такое « реквизит»

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения М., Госстандарт России,1998.с.2 гласит:

«Реквизит документа- обязательный элемент оформления официального документа»

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а так же требования к бланкам документов устанавливаются ГОСТ Р 6.30.-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации-постановления, приказы, распоряжения решения, акты, письма, и другие документы.

Однако существуют написанные нормы, обычаи делового оборота- хочешь чтобы тебя ценили и уважали придерживайся ГОСТа при оформлении любого документа- это правила хорошего тона.

Перечень реквизитов, указанных в ГОСТе всего 30.

01 Герб Российской Федерации

02 Герб субъекта Российской федерации

03 Эмблема и товарный знак (знак обслуживания)

04 Код организации по ОКПО(общероссийский классификатор предприятий и организаций)

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

06 Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) ИНН/КПП.

07 Код формы документа по ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации)

08 Наименование организации

09 Справочные данные об организации

10 Наименование вида документа

11 Дата документа

12 Регистрационный номер документа

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 Место составления или издания документа

15 Адресат

16 Гриф утверждения документа

17 Резолюция

18 Заголовок к тексту

19 Отметка о контроле

20 Текст документа

21 Отметка о наличии приложения

22 Подпись

23 Гриф согласование документа

24 Виды согласования документа

25 Оттиск печати

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 Отметка о поступлении документа в организацию

30 Отметка для автоматического поиска документа

Однако все тридцать реквизитов на одном документе не встречаются никогда.

Давайте тезисно пройдем по некоторым из них:

01 – Государственный герб РФ – размещается на бланках документов органов власти РФ, территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Герба РФ на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993г. №2050, которое отменено в 2003году в связи со вступлением в силу федерального конституционного закона «О государственном гербе Российской федерации».

02 Герб субъекта Российской Федерации. (Что такое субъект РФ- все знают?) Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы своих краев и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами.

Изображение герба размещается на верхнем поле бланка, при угловом размещении реквизитов- над серединой строки с наименованием организации, при продольном расположении реквизитов – в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20мм.

03- Эмблема организации и товарный знак (знак обслуживания). Эмблема организации – это графическое изображение. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблемой не разрешено заменять наименование организации, и она не может воспроизводится на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

И вообще, товарный знак – это изображение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Использование товарных знаков на бланках организаций установлено законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992года.

04 – Код организации. Код организации проставляется исходя из принадлежности либо к органам власти, либо к предприятиям отраслей хозяйства. Первые определяются по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а вторые по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО). Код этот представляет собой восьмизначное число и служит элементом электронной идентификации документа.

Выдается предприятию при его регистрации органами статистики (в г.Краснодаре угол Октябрьской и Мира – 4 этаж)

05- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица- выдается вместе со свидетельством о постановке на налоговый учет.

06- Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет) ИНН/КПП – выдается в виде свидетельства в налоговой инспекции при постановке на налоговый учет. ИНН – 10- значный номер.

07 – Код формы документа по ОКУД. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации.

08 – Наименование организации, является автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под наименованием организации указывается сокращенное название (если оно есть)в скобках. Если автором документа является структурное подразделение то оно указывается ниже названия учреждения. По поводу названия учредительных документов мы будем говорить подробнее в следующей лекции.

09 – Справочные данные об организации. Здесь руководство организацией само решает что внести: обычно почтовый адрес, номера телефонов, факсов, счетов в банке, электронный адрес, WEB – страницу в Интернете, номера лицензий и т. д.

10 – Наименование вида документа. Наименование вида документа проставляется во всех документах кроме писем. Оно пишется заглавными буквами и выделяется полужирным шрифтом «Приказ, протокол, распоряжение».

Наименование должно соответствовать видам документов, указанных в ОКУД а также содержанию документов.

11 – Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе. Дата документа проставляется должностным лицом подписывающим документ. При подготовке проекта документа печатают месяц и год, а дата проставляется руки.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением обязательно должны датироваться и подписываться.

Способ подписания даты зависит от характера документа: в нормативных актах (документах) затрагивающих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера используются словесно-цифровой способ оформления даты (20 декабря 2005г.), в остальных случаях только цифровой (20.12.2005)- все через точку без буквы г в конце. (в Европе пишут дату наоборот 2005.12.20 по ISQ 8601: 1988. Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией дат и времени).

12 - Регистрационный номер документа обычно состоит из цифр порядкового номера и буквенного символа в зависимости от принятой в организации по делопроизводству.

Вся регистрация начинается с началом года.

Если документ составлен несколькими организациями, его регистрационный номер состоит из нескольких регистрационных номеров по одному от каждой организации, представляемых через косую линию в порядке указания авторов в документе.

13 – Ссылка на регистрационный номер и дату. Этот реквизит проставляется при подготовке письма-ответа. Ссылка включает регистрационный номер и дату письма – запроса.

14 – Место составления или издания документа. Его указывают если его нельзя определить по реквизитам 08 (наименование организации) или 09 (справочные данные об организации).

15 – Адресат. Документы адресуют организациям их структурным подразделениям или конкретным лицам.

16 – Гриф утверждения документа – документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретает юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллективным органом или вышестоящим органом власти. Процедура утверждения оформляется двумя способами имеющими одинаковую юридическую силу.

1. Создается отдельный приказ или постановление, где пишется, что с такого числа водится в действие или утверждается то-то и то-то; но это лишь тогда когда необходимо дополнительно что-то пояснить.

2. Гриф утверждения непосредственно на документе. Этот гриф представляется в правом верхнем углу первого листа документа.

17 – Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержания поручения, срок исполнения, подпись и, естественно, обязательно дата.

В случаях, когда поручение дается двум или несколькими лицам равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Если резолюция длинная, она может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа к которому резолюция относится; обычно на формате А6.

18 – Заголовок к документу. Заголовок к документу должен раскрывать краткое содержание документа и отвечать на вопрос: «О чем(о ком?)» или «чего(кого?)».

Заголовок составляется лицом, готовящим документ.

Заголовок к тексту – реквизит, выражается в короткой форме основное содержание документа.

На формате А4 – заголовок обязательно, на формате А5 – можно опустить.

Заголовок печатают через один интервал, точку в конце заголовка не ставят.

19 – Отметка о контроле. Отметка о контроле ставится только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которые контролируются. Отметка наносится делопроизводственной службой (секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

Согласно ГОСТу отметка о контроле проставляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем.

Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле например штампы «Контроль» или срок исполнения документов.

20 – Текст документа. Текст является основным элементом документа. Текст, печатается на государственном языке РФ, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 строчных интервала.

В документах составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется по середине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страницы (стр.).

Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется шрифтом №13,14 или15. Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать шрифт №12.

21 – Отметка о наличии приложений. Эта отметка предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) перед подписью.

Слово: «Приложение» печатается у левого поля после чего ставится двоеточие и через один интервал текст приложения.

Приложение: на 10 л в 3-х экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью.

Приложение: 1. Штатное расписание на 4-х л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 3-х л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать. Документы, которые являются приложениями к другим должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в верхнем правом углу отметку состоящую из слов «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Приложение №1

По приказу ректората университета

от 11.04.05 № 07/21

22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то подписи располагаются двумя группами на одном уровне.

В каком еще случае ставится две подписи:

- документ коллегиальных органов(председатель, секретарь);

- налоговые документы (директор, гл. бухгалтер);

- банковские акты и иные финансовые документы (там основной порядок подписания).

При составлении актов, подписи всех членов комиссии.

Подписи должны быть как на документах, направленных в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации- автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны.

Подпись располагается после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

23. Гриф согласования документа. Согласование документа может проводится как внутри организации – автора документа (внутреннее согласование) так и с организациями, интерес которых затрагивается в документе (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, внутреннее согласование называется визированием. Гриф согласования включает в себя слово - - Согласовано, наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаются на отдельном «Листе согласований» если их много.

Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его подразделения, не являющегося автором документа.

Согласование с вышестоящими организациями обычно осуществляется в виде распоряжения или письма. Тогда на документ становится

Согласованно

Письмо Росархива

От 30.09.2000 №01-15/155-К

24. Виды согласования документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям внутри самой организации.

Представляемые на подпись документы визируются ответственным исполнителем и руководителем подразделения, где готовится документ.

Виза: должность, личная подпись, инициалы, фамилия, и, естественно, дата.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа – если документ остается внутри организации.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются на лицевой стороне документа. Допускается по усмотрению организации, полистное визирование документа.

Обычно это относится к юристам, главным бухгалтерам и начальникам основных производств.

25. Оттиск печати – оттиском печати заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют оттиском печати организации (а не личной печатью директора).

26. Отметки о заверении копии. Копия – это воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием копии с помощью копировального аппарата.

Если изготавливается копия с документов касающихся прав и обязанностей граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «Копия».

В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы, для того, чтобы в делах организации осталось копия.

Заверяют копии отметкой:

Верно: инспектор канцелярии, подпись, инициалы, фамилия,

располагая эту отметку ниже реквизита «Подпись».

Проставление оттисков печатей на копии документов (выписки из них) обязательно, если документ представляется в другие организации.

В ряде случаев закреплено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и т.д.).

27. Отметка об исполнении.

Отметка об исполнении документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер телефона. В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещаются код оператора ПК, который набирал документ.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в котором помещен документ на хранение, дату и подпись.

Подготовлено письмо №34/08 от 28.12.2005. В дело № 08-15

Исполнитель, подпись, инициалы, фамилия.

29. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в виде штампа (вручную, автоматически или электронным нумератором).

Отметка содержит порядковый номер входящего документа и дату его поступления в организацию (при необходимости - время) и размещается в правом углу нижнего поля.

Вх.№0047

15.07.2005 12:45

30. Отметка для автоматического поиска документа.

Отметка проставляется на нижнем поле и содержит имя файла электронного документа и данные о его нахождении.

Без реквизитов любая бумага или файл компьютера, какими бы ценными они не были – документом не является.

Это один из самых главных законов любого делопроизводства, любого документационного обеспечения управления.

Отсюда ряд понятий:

Официальный документ – это документы созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Отсюда и латинское значение слова документ – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа так же определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документа чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность, для тех, кому он адресован.

Отсюда:

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенций издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что любой орган управления или должностное лицо, выпускающие документ обязаны:

1. Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства.

2. Издавать документы только в пределах своей компетенции.

3. Соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее значимых в юридическом плане реквизитов относятся:

- наименование организации;

- дата и регистрационный номер документа;

- подпись и оттиск печати;

- грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.

Так заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слова «Заявление», текст (предмет или причина составления) дату и подпись.

Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, предающий распорядительные действия, виды согласования, регистрационный номер, дату и подпись.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности:

- Черновые документы;

- Беловые документы;

- Подлинники;

- Копии;

Черновой документ – изготовленный рукописным, машинным способом или распечатанный на компьютере – отражает работу автора на его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ – это рукописный или машинный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа – это документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, или часть их.

Копия документа может быть факсимильной или свободной.

- факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и оттиск печати) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике (фото, принтер, факс). Для документов изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией являются второй и последующие экземпляры документов, полученные под копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждений. Устаревшее название этих копий – отпуск.

Свободная копия (или иначе выписка) содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа.

Документ полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке установленном законодательством РФ.

Юридическая сила документа хранимого, обрабатываемого и предаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно – технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдения установленных правил их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995г. № 24-ФЗ, ст. 5

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое производит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его подразделения выполняют разные управленческие функции.

К таким функциям относятся например: прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и т.д.

Естественно, документы так же можно классифицировать по знаку: какую область деятельности они обслуживают.

Каждая из таких групп –т.е. совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, виды, сферы деятельности, единых требований к оформлению- называется системой документации.

Система документации –это совокупность документов, взаимосвязанных по принципам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Либо можно сказать иначе:

Дата добавления: 2014-01-20