Исследование информационного обеспечения систем управления

Основным носителем информации в системе управления является документ, поэтому при исследовании информационного обеспечения прежде всего нужно рассмотреть систему документационного обслуживания аппарата управления. При этом выяс­няются:

• объем входящей и исходящей документации аппарата управ­ления за ряд лет;

• общая характеристика состава входящей и исходящей доку­ментации, основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

• распределение документации по структурным подразделени­ям, общая характеристика документационных потоков;

• наличие стандартных и унифицированных форм документа­ции и существующие способы машинной обработки документов;

• общая характеристика постановки делопроизводства в аппа­рате управления;

• уровень регламентации документационных работ и состояние учетно-справочного аппарата.

Источниками сведений по указанным вопросам являются:

• данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структур­ных подразделений;

• инструкция по делопроизводству;

• личные беседы исследователей с компетентными сотрудни­ками аппарата управления.

При детальном обследовании и анализе документационного обслуживания аппарата управления производят следующие виды работ:

1) изучение состава и движения документации аппарата управ­ления, т.е. детальная количественная характеристика состава до­кументационных потоков, изучение маршрутов движения основных и наиболее массовых документов, комплексов документов, сопровождающих выполнение наиболее массовых видов работ учреждения;

2) изучение постановки делопроизводства;

3) изучение форм документов, т.е. изучение взаимосвязи и использования форм документов, повторяемости показателей в дви­жении реквизитов в документах.

Для систематизации и обобщения полученных данных исследователи составляют схему документооборота аппарата управления и проводят ее комплексный анализ.

7.7. Маркетинговые исследования

Методы и модели исследования систем управления эффективно используются в маркетинговой деятельности, в первую очередь, в стратегическом маркетинге, стратеги­ческом управлении.

Маркетинговые исследования проводятся в целях анализа рынка, изучения его состояния и динамики; ис­следование поведения потребностей и поставщиков про­дукции, анализ деятельности конкурентов и посредни­ков; сегментация рынка; выделение целевых сегментов для прогнозирования конъюнктуры рынка; для оценки сегодняшней стратегии организации; анализа сильных и слабых сторон организации; для исследования ассорти­мента и других направлений исследования.

Анализ маркетинговой среды и оценка рыночных возможностей организации осуществляется в ходе мар­кетинговых исследований, цель которых состоит в сборе информации о рынке и ее изучении для совершенство­вания процесса разработки и сбыта товаров

Маркетинговые исследования являются обязатель­ным условием успеха товаров, предлагаемых на рынке. Они эффективны в том случае, когда рассматриваются не только как процесс получения труднодоступной ком­мерческой информации, но и как средство, обеспечи­вающее руководство организации аналитическими выво­дами об изменениях маркетинговой среды с целью улучшения возможностей системы управления.

Целями маркетинговых исследований являются сниже­ние степени неопределенности при принятии марке­тинговых решений и обеспечение непрерывного контро­ля за их реализацией. В ходе исследований решаются следующие группы задач:

• оценка состояния и тенденций развития конъюнк­туры рынка;

• исследование поведения потребителей, анализ дея­тельности конкурентов, поставщиков и посредни­ков организации;

• анализ маркетинговой деятельности организации, включающей управление товарным ассортиментом, ценообразование и разработку стратегии изменения цен, организацию каналов сбыта продукции и ис­пользование средств стимулирования реализации.

Необходимые для решения этих задач маркетинговые исследования могут быть стандартными, предназначен­ными для различных фирм, и специальными, проводи­мыми по индивидуальным заказам. В зависимости от формы финансирования выделяют мультиклиентные и мультиспонсируемые (омнибусные) исследования.

Первые финансируются группой различных компаний, заинтере­сованных в решении одной и той же аналитической за­дачи. Стоимость результатов таких исследований для од­ного клиента снижается, так как соответствующие затра­ты распределяются между несколькими заказчиками.

Вторые проводятся для клиентов, которых интересуют разные проблемы, но их решение можно объединить в одно комплексное исследование. В результате заказчики финансируют отдельные этапы комплексного (омнибусного) исследования.

По степени периодичности выделяют постоянные и разовые исследования.

Если необходимо объяснить наблюдаемые явления, проводятся качественные исследования. Получение и ана­лиз достоверных фактических данных, а также проверка точности гипотез, выдвинутых в процессе качественного анализа, - цель количественных исследований. В зависи­мости от характера используемой информации марке­тинговые исследования могут быть кабинетными, основанными на опубликованной информации, и полевыми, использующими специально собранную для анализа первичную информацию.

Особое место в системе маркетинговых исследований занимают панельные исследования, проводимые на основе периодических опросов специально выделяемой группы лиц и (или) организаций.

При организации маркетинговых исследований руко­водствуются следующими эмпирическими правилами:

• анализ должен соответствовать поставленной цели и выполняться для ее реализации;

• используемая информация должна отражать всю со­вокупность процессов, тенденций и явлений, а так­же содержать не только опубликованные данные, но и «полевую» информацию, собранную с помощью опросов, наблюдений и экспериментов;

• при проведении анализа оценивается не только раз­рабатываемый рынок, но и рынок непосредствен­ных конкурентов и конечных потребителей;

• всегда принимается во внимание постоянная необ­ходимость совершенствования товаров и других элементов маркетинга, учитываются аналогичные действия конкурентов;

• рынок необходимо исследовать постоянно для своевременной адаптации к его требованиям;

• в ходе анализа важно учитывать уровень надежно­сти информации, возможность заведомой дезин­формации.

В процессе маркетинговых исследований выделяются следующие этапы:

1. Формулирование проблемы и целей исследования.

2. Определение потребности в информации и орга­низация ее сбора.

3. Анализ информации.

4. Подготовка аналитического отчета.

Формулирование проблемы исследования требует уточ­нения основных приоритетов организации в области маркетинга. Для этого необходимо ответить на ряд во­просов, которые помогают выделить основные ориентиры производственно-хозяйственной деятельности: какие изменения произошли в рыночной конъюнктуре; в ка­ком направлении должна развиваться организация; как осуществить переход в новое состояние?

Точная формулировка целей исследования требуется для составления задания на проведение анализа. Задание включает:

• общую характеристику организации и ее деятель­ности на рынке (при проведении исследования си­лами сторонней маркетинговой фирмы);

• информацию о степени изученности рынка;

• описание специфики поставленной проблемы и ее взаимосвязей с целями организации;

• конкретные аспекты маркетинговой активности, которые должны быть изучены;

• требования, предъявляемые к точности и надежно­сти исходных данных;

• сроки и затраты на проведение исследования.

Для разработки задания принципиально важным яв­ляется учет ограничений, которые позволят избежать некорректных сравнений и повысить конкурентную на­правленность аналитической работы:

1)для сопоставимости объектов анализа исследуе­мые товары конкурентов (продуктовые линии) должны относится к одной и той же классифика­ционной группе Общероссийского классификато­ра продукции;

2) для конкретизации задач анализа должна быть определена географическая граница анализируе­мого рынка с учетом специфики использования товара, разумной альтернативности его предложе­ния, стоимости транспортировки до места ис­пользования, частоты покупок. Географические границы рынка расширяются с увеличением сте­пени уникальности товара и его сложности. Вме­сте с тем они сужаются при слабой и дорогой коммуникации, небольшом сроке эксплуатации и высокой степени унификации товара;

3)для учета возможной сезонности продаж временной интервал анализа должен включать полный цикл реализации продукции (измеряемой, например, фи­нансовым годом).

Методологическую основу анализа маркетинговой ин­формации составляет формируемый банк методов и мо­делей, позволяющих наиболее полно вскрыть взаимосвя­зи изучаемых явлений и базирующийся:

• на общенаучных методах системного анализа и ком­плексного подхода;

• аналитико-прогностических методах линейного программирования теории массового обслужива­ния, теории связи, теории вероятностей, сетевого планирования, экономико-математических и эк­спертных методах;

• методических приемах, заимствованных из социо­логии, психологии, антропологии, экологии, эсте­тики, дизайна;

• моделях статистической обработки данных и соот­ветствующих прикладных программ;

• маркетинговых методах исследования.

7.8. Управленческий учет в системном исследовании

Одним из направлений исследования систем управ­ления является управленческий учет.

В современных условиях, когда предприятиям дана самостоятельность в разработке своих производственных программ, планов развития, определения стратегии в об­ласти ценовой политики, существенно возрастает ответ­ственность руководителей за принимаемые ими управ­ленческие решения. Чтобы вырабатываемые решения по управлению производством были эффективными и опе­ративными, управляющим необходима достоверная ин­формация о производственном и финансовом положе­нии предприятия. Решением второй части этой задачи занимается бухгалтерская служба предприятия.

В самом общем виде бухгалтерский учет можно оп­ределить как информационную систему, которая измеря­ет, обрабатывает и передает финансовую информацию.

Говоря о любой системе, в первую очередь следует опре­делить что именно ею измеряется. Бухгалтерский учет связан с измерением влияния (в денежном выражении) хозяйственных операций на конкретные хозяйствующие единицы. Объектом измерения в бухгалтерском учете выступают хозяйственные операции. Они являются фак­тами хозяйственной жизни, оказывающими влияние на финансовое положение фирмы.

Одной из задач бухгалтерского учета является фор­мирование отчетов для:

1) внешних пользователей;

2) целей периодического планирования, контроля и оценки;

3) принятия решений в нестандартных ситуациях и при выборе политики фирмы.

Составление отчетов первой группы (внешних отче­тов) относится к сфере финансового учета, который же­стко подчинен стандартным принципам.

При этом внешними пользователями являются вла­дельцы акций и кредиторы (фактические или потенци­альные), служащие предприятия. В другую важную ка­тегорию внешних пользователей бухгалтерской инфор­мации входят поставщики, покупатели, профсоюзы, фи­нансовые аналитики, статистики, экономисты, предста­вители налоговых органов и внебюджетных фондов — Фонда занятости, Фонда обязательного медицинского страхования, Пенсионного фонда и др.

Составление отчетов второй и третьей групп являет­ся прерогативой управленческого учета. Эти отчеты со­держат информацию не только об общем финансовом положении предприятия, но и о состоянии дел непо­средственно в области производства. Подобные сведе­ния необходимы внутренним пользователям бухгалтер­ской информации.

Переход от административных методов управления экономикой к рыночным условиям хозяйствования изме­нил запросы пользователей бухгалтерской информации.

В рыночной экономике значительно усложнился процесс управления предприятием, которому предоставлена полная хозяйственная и финансовая самостоятель­ность. Первая заключается в самостоятельном выборе вида деятельности, партнеров по бизнесу, определении рынков сбыта продукции «услуг» и др. Финансовая са­мостоятельность предприятия состоит в его полном са­мофинансировании, определении финансовой стратегии, политики ценообразования и др.

В этих условиях неизбежным становится появление управленческого учета как самостоятельной отрасли эко­номической деятельности, связанной с исследованием систем управления.

Важной предпосылкой в становлении и развитии управленческого учета было выделение из бухгалтерии предприятия калькуляционной (управленческой) бухгал­терии.

Необходимость создания двух самостоятельных бух­галтерий (финансовой и калькуляционной) была связана прежде всего с расширением производства, ростом его концентрации, с централизацией капитала, с образова­нием крупных компаний.

Современный управленческий учет можно определить как вид деятельности в рамках одной организации, кото­рый обеспечивает управленческий аппарат организации информацией, используемой для планирования собственного управления и контроля за деятельностью организации.

Этот процесс включает выявление, измерение, сбор, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации.

Информацией обычно считают данные, факты, на­блюдения, т.е. все то, что расширяет наши представле­ния об объекте исследования. В управленческом учете возможно использование как неколичественной инфор­мации (слухи и т.п.), так и количественной, которая, в свою очередь, делится на учетную и не учетную.

К информации управленческого учета предъявляются следующие требования:

1) быть полезной для принятия управленческих ре­шений;

2) привлекать внимание управляющих к сферам по­тенциального риска;

3) объективно оценивать работу менеджеров пред­приятия.

Управленческая информация считается полезной лишь тогда, когда она положительным образом влияет на результаты работы менеджеров предприятия.

20—30% всей информации управленческого учета со­ставляет учетная информация, на долю экономического анализа здесь приходится 70—80% информации. В фи­нансовом учете соотношение иное: 40—50% всей ин­формации составляет учетная информация, а на долю анализа падает 50—60%.

Управленческий учет является только средством обеспечения планирования, управления и контроля. Пользователями информации управленческого учета яв­ляются управляющие различных уровней предприятия.

Организация управленческого учета на предприяти­ях осуществляется по отдельным принципам и, исходя из целей и задач управляющих, не регламентируется со стороны государства. Управленческий учет служит только интересам фирмы. В этом заключается его пре­восходство над финансовым учетом. Управленческий учет в большей степени основан на логике и опыте, или на общей приемлемости.

В управленческом учете основное внимание обраща­ется на организационные подразделения - структурный элемент предприятия, возглавляемый руководителем, который несет ответственность за целесообразность по­несенных расходов. Степень детализации мест возник­новения затрат и их увязку с центрами ответственности устанавливается администрацией предприятия. Таким образом, в управленческом учете внимание фокусируется как на хозяйственной деятельности в целом, так и на отдельных функциях.

Управленческий учет в большей мере направлен в будущее. Таким образом, цель финансового учета - по­казать, «как это было», а управленческого — «как это должно быть».

Структура информации управленческого учета зави­сит от запросов пользователей этой информации.

Вопросы управленческого учета решаются сегодня нашим оперативным учетом (при составлении оператив­ной отчетности) в ходе выполнения экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия. От­сюда видно, что различными аспектами управленческого учета в настоящее время занимаются отдельные подраз­деления предприятия, информация оказывается разбро­санной между различными службами и нет возможности ее оперативного комплексного использования.

Анализ экономической деятельности если и проводится, то с серьезными запозданием, когда основные финансовые показатели предприятия уже сформированы и возмож­ность повлиять на них упущена; эффективность работы отдельных структурных подразделении, как правило, не анализируются вовсе. Отечественная учетная практика пока еще не увязана с маркетингом, не определяются отклонения фактических затрат от сметных, не выявля­ются причины возникновения этих отклонении, не ис­пользуется такая категория, как «будущий рубль», хотя инфляционные процессы серьезно влияют на экономи­ческую жизнь предприятия.

Особенности управленческого учета позволяют сфор­мулировать его важнейшие цели:

1) оказание информационной помощи управляющим;

2) контроль, планирование и прогнозирование эко­номической деятельности предприятия;

3) выбор наиболее эффективных путей развития пред­приятия;

4) принятие оперативных управленческих решений;

5) обеспечение базы для ценообразования.

Процесс принятия управленческих решении предпо­лагает сравнение двух или более вариантов решения ка­кой-либо проблемы и выбор лучшего. Управленческий учет должен предоставить необходимую информацию для оценки альтернативных решений, кроме того, управ­ленческий учет обладает арсеналом приемов и методов, позволяющих нужным образом обработать и обобщить эту информацию.

Особого внимания заслуживает вторая цель управ­ленческого учета — принятие решений в отношении будущей деятельности компании. Планирование — это особый тип процесса принятия решений, который каса­ется не одного события, а охватывает деятельность этого предприятия.

Отличительной чертой управленческого учета являет­ся то, что ответственность за все виды производственных ресурсов на всех без исключения этапах кругооборота средств в процессе производства или обращения закреп­ляется за кем-то персонально. Этот прием называется учетом по центрам ответственности. Таким образом управленческий учет отличается от обычного бухгалтерского прежде всего тем, что его дан­ные предназначены не для внешних пользователей (го­сударства, банков, деловых партнеров), а для внутрен­него «употребления».

Цель управленческого учета — по­мочь руководителю принимать правильные решения. Поэтому если бухгалтер должен строго следовать духу и букве бесчисленных инструкций, то специалист по управленческому учету свободен в выборе форм, методов и приемов анализа; главное для него — правильно уло­вить суть протекающих на предприятии экономических процессов и вовремя дать совет руководителю. Управ­ленческий учет - это не что иное, как система инфор­мационной поддержки управления.

Управленческий учет является одним из элементов механизмов исследования систем управления и находит эффективное применение в анализе деятельности орга­низации.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое «цели функционирования», каковы их черты и свойства?

2. Назовите этапы проектирования целей организации

3. Какие общие и специфические функции управления вы знаете?

4. Каков порядок формирования состава функций управления и какие факторы при этом учитываются?

5. Какими особенностями отличается система управления?

6. Что такое организационное проектирование и какова последовательность задач, этапы оргпроектирования?

7. В чем преимущества метода организационного моделирования?

8. Какие виды управленческих решений вы знаете и каковы этапы процесса принятия решений?

9. Какие критерии используются для принятия управленческих решений?

10. Что понимается под оптимальностью распределения управленческих решений?

11. Какие показатели используются для характеристики трудового потенциала?

12. Какие методы применяются для исследования процесса труда?

13. Какие вопросы изучаются при исследовании информационного обеспечения систем управления?

14. Какие задачи решаются в ходе маркетинговых исследований?

15. Что такое управленческий учет, каковы его цели и отличие от бухгалткрского учета?

Литература

1. Анохин П.К. Избранные труды: Философские аспекты теории функциональной системы.-М.: Наука,1978.

2. Афаеасьев В.Г. Общество: системность, познание и управление.- М.: Политиздат,1981.

3. Белов В.Г., Смольков В.Г. ИСУ (Исследование систем управления).- М.: Луч, Эликта-Принт,2000.

4. Беляев А.А., Короткое Э.М. Системология. — М.: ИНФРА-М, 2000.

5. Валуев С.А., Волкова В.Н., Игнатьева А.В. и др. Системный анализ в экономике и организации производства. - Л.: По­литехника, 1991.

6. Валуев С.А, Игнатьева А.В. Организационный менеджмент. — М.: Машиностроение, 1993.

7. Голубков Е.П. и др. Маркетинг: выбор лучшего решения. — М.: Экономика, 1993.

8. Исследование систем управления: Учеб. Пособие/ Под ред. Короткова Э.М. – М.: ИНФРА-М, 2003.

9. Клир Дж. Системология. Автоматизация решения системных задач. Пер. с англ. М.: Советское радио, 1979

10. Коротков Э.М. Исследование систем управления.- М.: ООО Издательско - Консалтинговое Предприятие «ДеКА», 2003.

11. Ларин А.А. Теоретические основы управления: Учебное пособие. Ч.1. Процессы, системы и средства управления. -М.: РВСН, 1998

12. Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов.- М.: ГУ ВШЭ, 2002.

13. Мессарович М., Мако Д.,Тахара И. Теория иерархических многоуровневых систем: Пер. с англ. М., Мир, 1973.

14. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2005.

15. Мыльник В.В., Титаренко Б.П., Волочиенко В.А. Исследование систем управления: Учеб.пособие. – М.: ЦИТОО, 2001.

16. Оптнер С.Л. Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем: Пер. с англ. –М.: Советское радио, 1969

17. Основы общей теории систем: Учебное пособие. Ч.1. СПб.: ВАС, 1992

18. Партер У. Современные основания общей теории систем.: Пер. с англ. М.: Наука, 1971.

19. Ременников В.Б. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

20. Рогожин С.В. Исследование систем управления: Учеб. пособие.- М.: Национальный институт бизнеса, 1999.

21. Словарь-справочник менеджера. /Под ред. М.Г. Лапусты. — М.: ИНФРА, 1996.

22. Скоун Т. Управленческий учет./Пер. с англ, под ред. Н.Д. Эриашвили. — М.: ЮНИТИ, 1997.

23. Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учебное пособие. –М.: Юнити, 1998

24. Справочник директора предприятия. /Под ред. М.Г. Ла­пусты. — М.: ИНФРА, 1998

25. Теория управления. Терминология: Сборник рекомендуемых терминов. Вып. 107. –М.: Наука, 1988

26. Управление организацией. /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. —М.: ИНФРА-М, 1999.

Дата добавления: 2014-01-20