Возникновение и развитие экспертизы ценности документов

Номенклатура дел. Правила разработки и ведения номенклатуры дел. Виды и состав номенклатуры дел.

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно поисковой системы.

Разливают два типа номенклатур дел:

• Типовая номенклатура.

• Конкурентная номенклатура дел.

Типовая форма номенклатуры дел, принципы формирования заголовков дел, порядок согласования и утверждения разрабатываются ВНИИД (Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения). Типовые номенклатуры дел составляются также в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкурентная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия. Составлением конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы, учреждения или предприятия. Номенклатуру дела надо составлять в соответствии с правилами ЕГСД. При составлении конкретных номенклатур дел организации в качестве основы могут использоваться примерные номенклатуры дел, она является рекомендательным документом, устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций. Наличие примерной номенклатуры дел существенно облегчает составление индивидуальной номенклатуры дел, т.к заголовки дел и сроки их хранения из пример ной могут переносится в конкретную без изменений.

Форма документа " Номенклатура дел" включает 5 граф:

• В 1 графе указывается присвоенный индекс документа передающегося на хранение

• Во 2 графе включается заголовок дела(тома, части)

• 3 графа указывает на количество дел (томов, частей) всего

• 4 графа содержит сведения о сроке хранения дела и номере статьи по перечню

• 5 графа необходима для пояснения разного рода примечаний: отметки о заведении новых дел; о передаче дел в архив; о преходящих делах; о выделении дел к уничтожению и т.д.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах: первый хранится в деле, второй в месте хранения, третий в архиве организации

В процессе документирования деятельности учреждений, организаций и предприятий ежегодно создаются миллионы документов. Практическая и научная ценность их различна.

Экспертизой ценности документа называется отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критерий. Проблема экспертизы ценности документов возникла в связи с практическими потребностями хранения документов в архивах учреждений. Пока в учреждениях хранилась сравнительно небольшое количество документов, такой проблемы не было.

В результате реформы государственного аппарата в начале XIX века сложился громоздкий бюрократический аппарат, что вызвало потребность в огромном увеличении документов. В этих условиях накопление большого количества документов в учреждениях, передача их в архивы, поставила вопрос о возможном и целесообразном количестве хранимых документов. В России экспертиза ценности документов в архивах началась в 30-40 гг. XIX века. Суть работы заключалась в отборе документов, не потерявших практического значения для деятельности учреждений и уничтожении остальных. Эта работа называлась разборкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг. Единых критерий отбора и уничтожения дел не было. Архив каждого ведомства решал эти вопросы индивидуально. В

1845 году "Учреждением губернских правлений" экспертиза ценностей документов была введена законодательным порядком, по которому документы должны были хранить 10 лет, определись первые критерии документов, подлежащих уничтожению. В 1918 году после подписания Лениным декрета "О реорганизации и централизации архивного дела" экспертиза ценности документов приобрела общегосударственное значение. В январе 1919 года была издана специальная инструкция по вопросам экспертизы "О хранении и уничтожении архивных дел", определившая сроки хранения документов и порядок выделения документальных материалов, не подлежащих хранению.

В 1920-1930 гг. в советском архивоведении были решены основные теоретические и методические вопросы экспертизы ценности документов:

• Определены главные принципы и критерии определения ценностей документов.

• Решены основные методические вопросы экспертизы.

• Определена сеть экспертных органов.

В последние годы вопросы экспертизы ценности документов получили дальнейшее развитие, как в нормативных актах, так и в методических пособиях, и в литературе. В конце 50 начале 60 гг. XX века архивные органы распределили на 4 группы, от учреждений, включенных в первые два списка, документы принимаются на государственное хранение, от учреждений третьего списка материалы принимаются выборочно, от учреждения четвертого списка материалы не принимаются вообще.

В 1963 году был издан документ, который стал дальнейшим шагом в развитии теории и практики экспертизы. По новым правилам экспертиза проводится предварительно в делопроизводстве, а не в архиве как раньше.

Дата добавления: 2014-01-20