Технология подготовки и проведения презентации

Организация пресс-конференции (брифинга)

В системе работы с журналистами пресс-конференция является центральным событием, позволяющим решать многие задачи. Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций. В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально вводить постоянный график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности, доверительного отношения к прессе. Для средней организации важно решить – ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов. Будут ли достойные внимания общественности и прессы информационные поводы? Важно выстраивать перспективу на год. Желательно приглашать журналистов не менее чем раз в полгода.

Итак, подходит срок проведения пресс-конференции. Наши действия: определяем ПОВОД для встречи с журналистами.

Следующий шаг: сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной ТЕМОЙ пресс-конференции. Привлечет ли внимание ТЕМА – от этого во многом зависит успех пресс-конференции.

Информационный повод и тема – близкие понятия. Но нам важно еще определить цель проведения пресс-конференции. Ведь пресс-конференция – это мероприятие, являющееся частью PR-программы. Рассмотрим на конкретном примере, как формулируются тема и цель встречи с журналистами.

Допустим, наш PR-субъект – крупная аграрная корпорация «Агроинвест», которая отмечает пять лет своего существования на рынке. Пятилетие корпорации – информационный повод. Тему пресс-конференции можно определить так: «Агроинвест»: пять лет восхождения». Какова же цель пресс-конференции? «Просто проинформировать» прессу – непрофессиональная постановка цели. Следует соотнести факт проведения пресс-конференции с нашей коммуникационной стратегией, имиджевой программой. Мы должны сформулировать, чего конкретно хотим достичь по итогам пресс-конференции. Поставленная задача должна иметь «измеряемые» параметры – количество или характер публикаций, запланированное продолжение контактов с определенными СМИ или иные формы обратной связи.

Целью пресс-конференции в нашем случае могут быть самые разные результаты. Вот варианты:

- укрепить в глазах общественности и партнеров авторитет корпорации;

- обеспечить известность корпорации за пределами региона;

- предъявить общественности нового крупного лидера с политическими амбициями (если, к примеру, руководитель корпорации намерен выдвигаться на предстоящих выборах в качестве кандидата).

В зависимости от избираемой цели мы осуществляем подготовку пресс-конференции.

Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше, если будут учтены несколько факторов. Нельзя назначать пресс-конференцию в тот день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов). Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Оптимальное время проведения – от 11 до 15 часов. Если начнем позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

Приглашение журналистов. Теперь можем приступить к «режиссуре». Пресс-конференцию мы рассматриваем как PR-акцию. Следовательно, нам нужно позаботиться о том, чтобы она прошла по нашему сценарию. Определяем состав приглашенных журналистов. Если наша организация имеет систему аккредитации СМИ, то список уже определен. Если нет – формируем его. Будем готовы к тому, что на пресс-конференцию придут «незваные гости» (если нет системы аккредитации, то мы не вправе запретить не включенным в список приглашенных журналистам присутствовать на нашем мероприятии). Чтобы общение в ходе пресс-конференции не ушло в сторону, не повернулось в скандальное русло, договариваемся с близкими нам журналистами, заранее вооружаем их выигрышными вопросами, просим оказать моральную поддержку.

Приглашать журналистов следует письменно, примерно за 10 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении должны быть указаны тема пресс-конференции, имена ньюс-мейкеров, дата и время проведения, а также адрес помещения, где будет происходить событие, сопровождаемый схемой движения (если адрес мало известен).

За день до проведения пресс-конференции обязательно звоним и уточняем – кто из журналистов будет. Это важно, так как иногда приглашения в редакциях теряются или сами журналисты в текучке событий забывают о нашем приглашении. К тому же, уточнив персоналии, мы будем более подготовлены к атмосфере общения.

Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение «незначительности» события: будет много незаполненного пространства. Слишком тесное размещение также нежелательно: это неуважение к труду журналистов. К тому же следует предусмотреть пространство для хождения операторов с камерой по залу в поисках подходящих ракурсов. Необходимо обратить внимание, каков же фон, на котором будет происходить съемка. Плохо, если в объектив попадут неэстетичные детали (небрежно висящий, не замечаемый всуе провод или трещина на стене). Самое разумное – разместить за спиной дающих пресс-конференцию панно – или с названием организации, ее логотипом, или написать на панно тему пресс-конференции или ваш фирменный слоган.

Не забудем предусмотреть столы для регистрации пришедших на пресс-конференцию. Они должны стоять перед входом в зал проведения пресс-конференции. Список пришедших и зарегистрированных журналистов в момент начала пресс-конференции нужно оперативно передать ведущему.

Таблички с названиями основных приглашенных СМИ, ТВ-каналов, расставленные на столиках, создают ощущение гостеприимства: важно показать журналистам, что их здесь ждали! Таблички для радиожурналистов необходимо ставить на первые столы: у них обычно много суеты с микрофонами. На столе президиума размещаются таблички, на которых крупными буквами указаны не только фамилии, но имена и отчества дающих и ведущего пресс-конференцию. Это делается из нескольких соображений: облегчается общение, страхуемся от ошибок в написании фамилий. Должности указывать необязательно – у нас будут другие способы это сделать.

Важны технические детали. Микрофоны обязательно надо проверить перед началом работы. Иногда возникают проблемы с подключением осветительной аппаратуры у ТВ-журналистов – все это надо заранее предусмотреть. Следует даже проверить, насколько удобно расставлены стулья для ведущего и ньюсмейкеров пресс-конференции. Не слишком ли они придвинуты друг к другу? Ведь это создаст ощущение “зажатости” главных героев события.

Заранее следует поручить кому-то роль дежурного у входа: журналисты опаздывают, кто поможет сориентироваться и без ущерба для общей работы занять место? Этот же человек может заметить, если в задних рядах приглашенных плохо слышно речь, звучащую в микрофон. Да и мало ли что может случиться непредвиденного и что ведущему будет сложно сразу заметить. Назначаются также ответственные за регистрацию, им оборудуется место при входе.

Для оперативности регистрации следует подготовить список приглашенных СМИ.

Пакет для журналистов. Его называют еще «пресс-пакет» («пресс-кит», «медиа-кит») или «раздаточный материал». Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Дело не только в традициях или желании порадовать гостей красивыми папками и при возможности сувенирно-фирменными ручками. Папки могут быть элементарными, ручек может не быть вообще. Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги социсследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов – это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал.

Роли и их «исполнители». Строгость жанра предполагает четкое распределение ролей на пресс-конференции. Почему-то сегодня редко встречается в прессе выражение «Господин Иванов ДАЛ пресс-конференцию». Чаще употребляется – «… ПРОВЕЛ пресс-конференцию». Последнее чаще всего не соответствует действительности. Потому что ведут пресс-конференцию, как правило, пресс-секретари или советники руководителя. И это правильно. Столетняя практика проведения пресс-конференций показывает, что оптимально разделять две роли: ведущего и ньюсмейкера (то есть отвечающего на вопросы журналистов, дающего информацию).

Функции ведущего следующие: он открывает пресс-конференцию, сообщает о количестве присутствующих журналистов, благодарит их за внимание к организации и реакцию на приглашение, объявляет тему, представляет дающих пресс-конференцию, объявляет регламент, далее – руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.

Центральные фигуры пресс-конференции – это лидеры, ради диалога с которыми собрались журналисты. Они дают пресс-конференцию. Сколько их может быть? Известные личности чаще всего дают персональные пресс-конференции, то есть являются единственными ньюсмейкерами. Но иногда в интересах организации, с учетом объявленной темы, необходимо представить в роли дающих пресс-конференцию несколько руководителей, специалистов. Рекомендуемое количество дающих пресс-конференцию – не более трех человек.

После вступительных слов ведущего лидер делает сообщение по теме пресс-конференции (желательно не более 10-15 минут), затем отвечает на вопросы журналистов.

Почему не рекомендуется лидерам самим вести пресс-конференцию? В самом начале следует ярко, значительно представить центральные фигуры, сделав нужные акценты на их заслугах и т.д. Поэтому руководители, берущие на себя ведение пресс-конференции, теряют возможность быть хорошо представленными. Кроме того, сам процесс ведения предполагает объявление регламента, контроль за его соблюдением, учет нюансов поведения журналистов. Это определенная нагрузка, она отвлекает от главного – дать нужные ответы на порой трудные и непредвиденные вопросы.

Регламент ведения пресс-конференции. Это не только длительность и порядок ведения, хотя и они важны. Пресс-конференция должна длиться от 40 минут до 1 часа 20 минут. Примерно 1/5 времени (не более) может быть посвящена вступительным речам, остальное – диалог с журналистами. Регламентом устанавливается также порядок, в котором задаются вопросы (например, не более двух вопросов от одного СМИ, по первому кругу, лишь затем – по второму кругу). Крайне важно, чтобы ведущий не навязывал регламент, а предлагал его присутствующим, затем заручался их поддержкой. «Итак, мы с вами определились, как будем задавать вопросы и когда закончим работу… Все ли согласны? Нет возражений?». После такого принятия регламента он становится как бы общим договором присутствующих. Это позволяет более четко и бесконфликтно вести пресс-конференцию, предоставить возможность всем журналистам равные возможности.

Что определяет эффективность проведения пресс-конференции? Прежде всего, количество пришедших на нее журналистов. Как правило, это означает и количество публикаций. Но важно – каких публикаций и каких сюжетов. Это второй фактор эффективности. Положительные материалы не всегда равнозначны. Хорошо подготовленная и проведенная пресс-конференция сопровождается выразительными яркими материалами. Минусом является, конечно, появление негативных отзывов о пресс-конференции, наличие ошибок в ее освещении.

Самый высокий балл можно поставить за организацию пресс-конференции, если после ее проведения не только появятся яркие материалы, но и на будущее журналисты проявят интерес к организации и ее лидерам, будут звонить по своей инициативе и просить о встрече.

Брифинг или пресс-конференция? Нередко возникает вопрос – в чем разница между пресс-конференцией и брифингом? Оговоримся сразу, что слово «брифинг» не всегда означает общение с журналистами. Иногда брифингом называют совещания с персоналом компании, когда есть необходимость сообщить новую информацию.

Применительно к работе со СМИ слово «брифинг» означает «сообщение для прессы». Брифинг устраивают, как правило, по оперативным поводам, когда есть необходимость срочно проинформировать журналистов по общественно значимому вопросу. Правила проведения брифинга таковы, что организаторы могут ограничиться сообщением и не вступать в диалог с журналистами. Таково главное отличие брифинга от пресс-конференции. Но организаторы брифинга могут и пойти на диалог, предложить задавать вопросы в связи со сделанным сообщением. В этом случае брифинг проходит в режиме пресс-конференции, но длится гораздо меньше, содержание диалога оказывается ограниченным одним информационным поводом.

Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах. Презентация может проходить самостоятельно или в рамках выставки, ярмарки. Мы будем рассматривать презентации как PR-событие или как акцию, проводимую в целях управления общественными отношениями.

Презентация – это организованная встреча группы людей с целью представления чего-либо нового, недавно созданного.

Дословно «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Поводом могут служить открытие нового объекта, освоение нового вида услуг, определенная дата в истории фирмы и т.д. Предполагается в ходе презентации организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.

В чем различие между презентацией рекламного характера и PR-презентацией? В первом случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в нашем варианте центральной темой должно быть целое – образ фирмы или организации, связанные с ним цели. PR-презентация всегда является частью системной работы, этапом в реализации определенной концепции.

Организация и проведение презентаций – достаточно сложные технологии, требующие режиссуры, творческого подхода. К сожалению, в практике российского бизнеса долго преобладал стандартный подход к проведению презентаций. Но постепенно у заказчиков формируется вкус к профессионально и творчески подготовленным презентациям.

С учетом целей проведения и доминирования характеристик существует несколько типов презентаций. (Далее многие тезисы с авторскими дополнениями мы приводим из книги Л.Арредонто «Искусство деловой презентации»).

Дата добавления: 2014-01-20