Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Второй учебный вопрос




Организация процесса управления в системе таможенных органов.

 

Организация процесса управления как одна из общих функций управления является практическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его реализацией. Функцию организации процесса управления следует рассматривать как совокупность действий по подготовке к реализации утвержденного плана, которая включает:

· разработку и переработку (корректировку) технологии запланированного процесса;

· создание или приведение в соответствие с утвержденным планом организационной структуры для реализации обновленной технологии процесса;

· обеспечение объекта управления финансовыми ресурсами, компетентными кадрами и основными средствами;

· организация снабжения процесса деятельности по реализации таможенной службы предметами труда (материалами и информацией);

· разработку или корректировку мотивационного механизма обеспечения реализации утвержденного плана;

· подготовку системы рабочего управления предстоящим процессом деятельности.

Все это в совокупности представляет собой проект организации выполнения плана, который в зависимости от характера плана (стратегический, оперативный, тактический) и вида деятельности является более или менее масштабным документом.

Разработка (корректировка) технологии процесса. Основу этапа организации составляет разработка процедур (технологий) реализации принятых планов. Способ реализации задач, поставленных перед таможенным подразделением, представляет собой технологию, т. е. процесс, с помощью которого исходные предметы труда преобразуются на выходе в запланированный продукт. Технология всегда индивидуальна и должна быть такой, которая наилучшим образом соответствует достижению определенных задач и поставленных целей. Всесторонне разработанная технология (процедура) реализации плана содержит баланс (бюджет) распределение ресурсов.

При обеспечении качества результатов таможенной деятельности таможенные технологические процессы становятся основным объектом управления. Технология таможенной деятельности должна реализовываться на основе комплекса внутренних нормативно-правовых актов и другой документации (стандартов, положений, технологических схем, должностных и рабочих инструкций), технического оснащения таможенных процессов и компетентных кадров, гарантирующих в совокупности проверку соответствия предъявляемых участниками ВЭД к таможенному оформлению товаров и транспортных средств и информации о них требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Для создания современной таможенной технологической схемы необходимо четко представлять весь спектр контактов и эффективного взаимодействия таможни с участниками ВЭД: финансовыми, налоговыми и правоохранительными.

Прямые контакты таможенного органа с заказчиком и потребителем результатов его деятельности являются важным источником информации для процессов непрерывного повышения их качества. Руководство таможенного органа должно создавать условия для регулирования анализа и совершенствования этих контактов.

Характер конечного результата технологического процесса заключается в придании перемещенному через таможенную границу товару определенного статуса в таможенном отношении. Это привело к созданию таможенных режимов.

Таможенный режим – это совокупность ряда таможенных процедур, определяющих для таможенных целей статус товаров, перемещаемых через таможенную границу. Таможенного союза с определенной целью и объединенных в отдельный таможенный институт. Практически все таможенные процедуры реализуются в рамках соответствующих таможенных режимов.

Исходя из сложности новых плановых заданий обязательно должна быть дана оценка действующих технологических приемов и принято решение – соответствует ли имеющаяся технология уровню новых задач и, если нет, то предусмотрена корректировка или разработка новой технологии.

Оценка соответствия таможенных технологий современным требованиям может быть осуществлена также на основе их сопоставления с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества», рекомендациями Всемирной таможенной организации и рекомендациями концепций и программ развития таможенной службы.

Если корректировка действующих технологий не решает проблему качественной реализации плана, то в этом случае должна быть разработана новая технология, основанная на инновациях и учитывающая применение новых, а значит адекватных ситуации технологий.

В процессе совершенствования таможенных технологий или проектирования новых технологий должна быть решена задача предупреждения таможенных рисков и освоения требований международных стандартов ИСО серии 9000 «Системы менеджмента качества».

Основными показателями качества таможенных технологий являются:

· степень соблюдения таможенного законодательства;

· продолжительность реализации процесса;

· трудоемкость реализации процесса (суммарная и в расчете на одного работающего);

· уровень автоматизации;

· уровень компьютеризации;

· уровень стандартизации;

· уровень метрологического обеспечения;

· эргономические и санитарно-гигиенические характеристики рабочих мест инспекторского состава.

Количественные значения приведенных характеристик должны быть составной частью технических заданий на проектирование новых таможенных технологий или их модернизацию.

Совершенствование действующей или разработка новой технологии таможенного оформления и таможенного контроля завершается разработкой комплекса технологической документации, позволяющей обеспечить качество технологии реализации вида деятельности в соответствии с утвержденным планом. В таможенной практике используются, как правило, один вид технологических документов – технологические схемы.

Корректировка организационных структур. Одновременно с разработкой технологии реализации плана решается вопрос о создании соответствующей организационной структуры для ее применения. Для этого необходимо оценить ее состояние и принять необходимые меры по приведению организационной структуры в соответствие с новыми задачами.

Качество организационных структур, создаваемых в организациях, следует оценивать с использованием следующих показателей:

· результативность;

· системность;

· устойчивость коммуникаций;

· оперативность;

· ресурсоемкость;

· способность к самосовершенствованию.

Результативность организационной структуры – это вероятность полного достижения поставленных целей, определенных утвержденным планом. Уровень достижения поставленной цели оценивается экспертным путем на основании оценки компетентности персонала и соответствия организационных структур.

Системность организационной структуры характеризуется ее целенаправленностью, т. е. наличием единства цели и единого руководства действиями структурных подразделений и персоналом по ее достижению.

Устойчивость коммуникаций определяется надежностью и оперативностью используемых видов связи между подразделениями и персоналом в составе подразделения.

Оперативность характеризуется расходом времени на выполнение технологических процессов, разработанных для реализации плана.

Ресурсоемкость организационной структуры характеризуется расходом всех видов ресурсов (людских, финансовых, информационных, материально-технических, энергетических и др.), необходимых для ее функционирования.

Способность к самосовершенствованию характеризуется наличием в организации действующего механизма реагирования на несоответствия, который позволяет на систематической основе улучшать процессы и результаты.

При оценке состояния организационной структуры, которой предстоит выполнять принятый план при определенной технологии, необходимо также использовать следующие параметры:

· количество, подчиненность и организация взаимодействия, задействованных в реализации плановых задач;

· фонд рабочего времени персонала подразделений, задействованных в решении плановых задач (суточных, месячных, годовых – в зависимости от трудоемкости решаемых задач и времени, отпущенного на их решение);

· уровень квалификации персонального состава;

· уровень мотивации персонала на решение плановых задач.

Оценка состояния организационной структуры и ее готовность выполнить плановое задание должна быть конкретной и отвечать на следующие вопросы:

· сколько человек определенной квалификации необходимо для реализации поставленной задачи и сколько их всего в наличии;

· какие меры необходимо предпринять для того, чтобы организационная структура позволила выполнять принятый план.

В случае, если организационная структура не в состоянии выполнить поставленную задачу, то принимаются меры по улучшению состояния имеющейся структуры и ее кадрового состава. Как часть системы управления рассматривается и распределение ответственности и полномочий персонала на проведение корректирующих мероприятий.

Важнейшим элементом готовности организационной структуры к выполнению плановых заданий является обеспечение компетентности кадрового состава. Исходя из этого требования, в план мероприятий должны быть включены:

· определение необходимой компетентности персонала, выполняющего работу;

· профессиональная подготовка персонала таможенного органа.

После реализации намеченных выше мер должна быть проведена повторная оценка состояния организационной структуры, с тем чтобы убедиться, что она и состав ее кадрового наполнения готовы выполнять намеченный план.

Обеспечение ресурсами. Система правления предполагает создание условия для качественного выполнения функций обеспечения организации всеми видами ресурсов (финансовыми ресурсами, оборудованием, оргтехникой, средствами измерения и другими видами ресурсов). Для бюджетных организаций почти все затраты определяются утверждаемой вышестоящей организацией сметой расходов. Поэтому одни из важнейших элементов системы обеспечения организации ресурсами является процесс закупок.

Организация должна обеспечить соответствие закупаемой продукции требованиям, которые устанавливаются на основе показателей качества результатов деятельности организации. С этой целью организация должна оценить и выбрать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соотвествии с требованиями организации. Для этого разрабатываются критерии отбора, оценки и повторной оценки закупаемой продукции и соблюдены определенные принципы взаимодействия с поставщиками.

Организация обеспечения процесса деятельности по реализации таможенной службы предметами труда. Выполнение функции организации снабжения производственного цикла предметами труда (материалами и информацией) является важнейшим фактором эффективной деятельности организации. Сущность выполнения этой функции предполагает:

· порядок разработки и мониторинг планов выполнения каждой функции организации, в том числе планов загрузки подразделения;

· обеспечение производственного процесса необходимыми ресурсами (материалами и производственной информацией) в плановые сроки, в том числе наличие системы внутрипроизводственной транспортировки и механизма учета движения (приемки, хранения и выдачи) комплектующих и материалов на складах и в производстве.

Оценка существующего состояния организации снабжения производственного процесса предметами труда с использованием отмеченных выше показателей позволяет выявить ее недостатки. Анализ этих недостатков дает возможность выявить причину каждого из них и разработать комплекс мер по улучшению организации снабжения (обеспечения) производственного процесса в таможенных органах предметами труда.

Подготовка системы операционного управления. Одним из ключевых элементов функции «организация» является создание производственной (операционной) системы. Цель этой системы – обеспечение экономически эффективной реализации намеченных планов. Она определяет процедуру реализации разработанных технологий, методы мотивации персонала, систему учета и контроля результатов деятельности, учитывающую конкретные условия и обеспечивающие результативность итогов труда. В процессе построения операционной системы решаются, например, вопросы местоположения соответствующего таможенного подразделения, выбора его масштабности (мощности, пропускной способности), технологической интеграции и специализации труда персонала.

В настоящее время наиболее предпочтительной системой рабочего управления деятельностью организации является система, которая соответствует требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 «Система менеджмента качества». Требования стандартов ИСО имеют целью создание условий для обеспечения соответствия результатов деятельности установленным требованиям Поэтому их необходимо считать основными требованиями к качеству системы управления предстоящими процессами.

По каждому требованию стандарта ИСО руководство таможенного органа должно дать ответы на следующие вопросы:

· достаточно ли полно и однозначно отражают имеющиеся в таможенном органе документы конкретное требование стандарта и можно ли по нему судить, что соблюдении е требования соблюдено;

· ознакомлен ли персонал с этими документами;

· имеет ли персонал эти документы в своем распоряжении;

· понимает ли персонал содержание этих документов и требований, изложенных в них;

· фактически используется ли персонал эти документы в своей работе.

Важным методическим элементом системы рабочего управления в таможенных органах, позволяющим обеспечить стабильность качества труда и систематическое его улучшение, является цикл управления качеством. Цикл предполагает рассмотрение законченной технологической операции, производственной функции или этапа работы на любом уровне управления – от конкретного исполнителя (инспектора, рабочего, служащего) до руководителя коллектива (начальника отдела, начальника таможни). Проработка всех элементов цикла управления качеством по всем этапам производства и технологическим операциям в соответствии с элементами жизненного цикла продукции (услуги) позволяет создать требуемый механизм обеспечения стабильного качества результатов труда. При этом главное внимание обращается на профилактическое предотвращение отклонений от установленных требований к качеству результатов труда и создание условий для соблюдения технологических режимов.

Разработка (корректировка) механизма активизации персонала. Реализация разработанного плана может потребовать новых методов активизации персонала. Для этого необходимо оценить действующий механизм активизации и, при необходимости, внести в него соответствующие коррективы.

Обычно механизм активизации персонала основывается на применении различных мер материального и морального поощрения в зависимости от результатов труда. При этом важно четко идентифицировать результат труда, определить метод его количественной и качественной оценки и установить зависимость от него мер поощрения. При данной гласности процедурам поощрения могут использоваться, например, различные конкурсы.

Эффективность действующего механизма активизации персонала можно судить по совокупности следующих показателей:

· обеспечение выполнения плановых заданий;

· обеспечения качества результатов труда;

· наличие качественной оценки персонального трудового вклада в выполнение плановых заданий;

· наличие количественной оценки качества труда персонала;

· трудоемкость применения мотивационного механизма.

Таким образом, организация процесса управления как одна из общих функций управления является практическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его реализацией. Это деятельность органов и аппаратов управления, направленная на достижение целей таможенных органов путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления.

 




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-20; Просмотров: 594; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.008 сек.