Документооборот в органах внутренних дел

Документооборот - движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа его исполнения, отправки или сдачи в дело.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутрен­ней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержден­ным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Рациональный документооборот организуется на основании следующих поло­жений:

Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или ис­полнения документов, основанным на распределении функциональных обязанно­стей между исполнителями.

Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицирова­ны.

Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зави­симости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны пе­чатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала де­лается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение жур­нала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указани­ем общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки. В журналах (карточках) учета отра­жаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправле­ния с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразде­ления делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, кон­тролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает воз­можность нахождения документа на любой стадии документооборота.

Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и поря­док исполнения документа. При определении срока исполнения документа началь­ник органа руководствуется действующими нормативными актами, регламенти­рующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, поря­док исполнения других документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако,

исходя из содержания документа, общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, и других обстоятельств, началь­ник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа.

Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего до­полнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого по­ручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие ре­шения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесо­образность последующих проверочных действий.

В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию. Ра­ботник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в котором зарегистриро­ван рассмотренный документ (в регистрационной карточке или электронном носи­теле), содержание резолюции руководителя и вручает документ исполнителю под расписку в этом журнале.

Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготов­ке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости произво­дятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подпи­сание руководителем органа.

Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных дей­ствий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолю­ции, в случаях когда исполнение документа не требует подготовки

новых докумен­тов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в кото­рой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении доку­мента докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись "в дело", что является свиде­тельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сда­ются в канцелярию для отправки или хранения.

Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистра­ция документа в журнале учета исходящей корреспонденции; проставление регист­рационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки; написание на конверте адреса; вложение до­кумента в конверт; составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работ­никами канцелярии.

Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохран­ности и возможности последующего их использования.

Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утвер­ждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел. Номенклатура дел пред­ставляет собой систематизированный список наименований дел органа и его струк­турных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел, с указанием сроков ее хранения.

Большое разнообразие создаваемых и поступающих в орган внутренних дел документов, подлежащих хранению, требует их группировки и систематизации по предметно-логическому признаку (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.). Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел. При разработке номенклатуры учи­тывается состав входящих и исходящих документов, количество документов по от­дельным направлениям деятельности органа внутренних дел, степень секретности.

В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заво­дятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел, с указанием наимено­вания, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов и срока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250-300 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью.

На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения кото­рых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по раз­решению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывает­ся, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, срок хранения, куда приобщен или отправлен.

Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения[6]. Экспертная ко­миссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел.

Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем ста­диям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутрен­них дел, излишние согласования, визирования документов. При определении по­рядка прохождения документов (схемы документооборота) в органе внутренних дел следует исходить из необходимости рассмотрения начальником органа документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих органов внут­ренних дел, документов, касающихся принципиальных вопросов деятельности ор­гана внутренних дел в целом. Другие же входящие документы могут направляться для рассмотрения непосредственно заместителям начальника органа (руководите­лям служб). Установление такого порядка ускорит движение документов, освободит начальника органа от излишней информации.

Значительному ускорению процесса движения документов в органах внутрен­них дел способствовало бы решение вопроса о предоставлении исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (запросов на характеристи­ки, ответов на некоторые запросы, поступающие из других органов внутренних дел и подразделений, и т.п.). Это не только ускорит документооборот и сократит затра­ты времени сотрудников на работу с документами, но и повысит ответственность исполнителей за качественную их подготовку.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполне­ния документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и

работниками канцелярии. По­следние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют докумен­ты, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю орга­на внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на осо­бый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, по­вторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии ис­полнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на до­кументе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают испол­нителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного ис­полнения документа.

О неисполненных документах, находящихся на особом кон­троле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.

Дата добавления: 2014-01-20