Табличные процессоры

Электронные калькуляторы.

Технологии обработки числовой информации

Два самых распространенных способа обработки числовой информации:

· С помощью электронных калькуляторов;

· Электронных табличных процессоров/редакторов.

Электронные калькуляторы являются специализированными программными приложениями, предназначенными для произведения вычислений. Электронные калькуляторы по своим функциональным возможностям соответствуют аппаратным микрокалькуляторам.

Аппаратные микрокалькуляторы могут существенно различаться по своим возможностям и областям применения.

Существует 3 вида электронных калькуляторов:

· простые;

· инженерные;

· программистские.

Простые микрокалькуляторы позволяют осуществлять только арифметические операции над числами и используются в быту. Инженерные микрокалькуляторы позволяют также вычислять значения различных функций (sin, cos и др.) и используются в процессе обучения и для инженерных расчетов; программистские микрокалькуляторы позволяют проводить вычисления в различных системах счисления и другие операции.

Рис.1. Электронный программистский калькулятор.

Электронные калькуляторы гораздо удобнее, так как могут обладать возможностями всех вышеперечисленных типов аппаратных микрокалькуляторов. Электронный Калькулятор является стандартным приложением операционной системы Windows. Также кроме стандартной программы Калькулятор существует не мало других удобных калькуляторов.

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Таблица – форма организации данных по строкам и столбцам.

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Значение в числовой ячейке таблицы может быть либо записано, либо рассчитано по соответствующей формуле; в формуле могут присутствовать обращения к другим ячейкам.

Столбцам и строкам можно присваивать наименования. Экран монитора предназначен в качестве окна, через которое можно рассматривать таблицу целиком или по частям.

Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В каждом пакете имеются сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.

Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные.

Функции табличных процессоров:

· создание и редактирование ЭТ;

· оформление и печать ЭТ;

· создание многотабличных документов, объединенных формулами;

· построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;

· работу с электронными таблицами как с базами данных
(сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

· создание итоговых и сводных таблиц;

· использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

· решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров;

· решение оптимизационных задач;

· статистическую обработку данных;

· разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов; информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:

· формирования заголовка ЭТ;

· ввода названий столбцов документа;

· ввода исходных данных;

· ввода расчетных формул;

· форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

· подготовки к печати и печать ЭТ.

При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Самые популярные табличные процессоры — Microsoft Excel и Lotus 1-2-3.

В MicrosoftExcel автоматизированы многие операции, специальные шаблоны помогают создавать отчёты, импортировать данные и многое другое.

Lotus 1-2-3 — профессиональный процессор электронных таблиц.

Рассмотрим электронную таблицу на примере табличного редактира Microsoft Excel.

При запуске табличного редактора Microsoft Excel на экране появляется Рабочая книга (Книга1) состоящая первоначально из 3 листов (Лист 1, Лист 2, Лист 3).

Рабочие книги – это файлы с расширением.xls (2003), xlsx (2007/2010)? Которые могут содержать один или несколько рабочих листов.

Рабочие листы (Лист 1, Лист 2, Лист 3 и т.д.) – это непосредственно сами таблицы и диаграммы Excel.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

- Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

- Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

- Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

- Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

- Указатель ячейки – рамка;

- Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

- Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

- Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

- Адрес диапазона (блока) ячеек - определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2: C7 → B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

- Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

- Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

Представление числа 100 в разных форматах	Пояснения
Общий		Без использования специальных средств. Текст выравнивается по левому краю, число по правому.
Числовой с двумя знаками после запятой	100,00	Числовой формат позволяет отображать любое количество знаков после запятой с соблюдением правил округления
Денежный (в рублях)	100,00 р.	Знак денежной единицы («р.» и «) отображается только в ячейке, в строке редактирования (формул) он отсутствует.
Денежный (в долларах)	$100,00
Дата	09.04.1900	MS Excel хранит даты в виде последовательных чисел. По умолчанию дате 1 января 1900 года соответствует порядковый номер 1, а 1 января 2008 года – 39448.
Процентный	10000,0%	В процентном формате число умножается на 100%
Экспоненциальный	1,00Е+02	E+02 означает 10 во 2-ой степени
Текстовый		Текстовый формат используется для ввода чисел начинающихся с 0.

Присвоить формат ячейке или блоку ячеек, предварительно выделив их, можно с помощью команды Ячейки меню Формат или нажав правую кнопку мыши и выбрав команду Формат ячеек.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

- столбцы списков становятся полями базы данных;

- заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

- каждая строка списка преобразуется в запись данных.

"ОШИБКИ В ФОРМУЛАХ В MICROSOFT EXCEL"

При проведении расчетов в электронной таблице Microsoft Excel иногда в ячейках вместо ожидаемых значений выводятся различные “непонятные” результаты. Сегодня мы попытаемся сделать их для нас понятными.

Ячейки заполнены знаками # # # # # # # # # #

Ячейка может заполняться набором символов “решетки” (#) по одной из следующих причин:

1. ширина столбца недостаточна для размещения численного значения, для которого установлен формат Числовой, Денежный или Финансовый. Такая ситуация встречается, например, в ячейке, в которую скопирована формула из другой ячейки, для которой был установлен один из перечисленных форматов. Для исправления ошибки необходимо либо расширить ячейку, либо изменить формат представления данных в ней;

2. ячейка содержит формулу, возвращающую некорректную дату или время. Excel, например, не поддерживает даты до 1900 года или отрицательные значения времени. Увеличение ширины ячейки данную ошибку не исправляет.

Ошибка #ДЕЛ/0!

О том, что делить на ноль нельзя, знают даже учащиеся начальных классов. Но тем не менее такая ситуация в Excel встречается довольно часто. Например, на листе, подготовленном для решения линейного уравнения вида ax + b = 0:

— формула в ячейке B4, имеющая вид =–B3/B2, вернет значение ошибки #ДЕЛ/0!в ситуации, когда значение коэффициента а в ячейке B2 еще не задано. Для исключения вывода ошибки можно воспользоваться функцией ЕСЛИ, которая проверяет наличие “неправильного” значения в ячейке B2: =ЕСЛИ(B2=0; ““; –B3/B2) Данная формула выводит “пустое” значение (““), если ячейка пустая или содержит 0; в противном случае выводится вычисленное значение корня уравнения. Другое решение заключается в использовании функции ЕСЛИ для проверки существования любой ошибки. Следующая формула также отображает “пустое” значение в случае получения ошибки любого типа: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(–B3/B2); ““; –B3/B2)
С особенностями функции ЕОШИБКА ознакомьтесь самостоятельно.

Ошибка Имя? Как известно, в Excel можно использовать в формулах не только адреса отдельных ячеек или диапазонов, но и их имена. Это облегчает понимание формул. Например, вы согласитесь, что формула нахождения корня линейного уравнения, оформленная в виде: =ЕСЛИ(a=0; ““; –b/a) — где a и b — имена ячеек, в которых задаются значения коэффициентов уравнения a и b соответственно, выглядит гораздо понятнее приведенного ранее варианта.

Ошибка Имя? возникает в следующих случаях:

1. формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона. Здесь же следует отметить одну особенность Excel. Если удалить имя какой-то ячейки или какого-то диапазона, используемое в формуле, то в самой формуле оно останется (казалось бы, Excel мог бы преобразовать имена в ссылки на соответствующие ячейки, однако этого почему-то не происходит);

2. формула содержит текст, который Excel интерпретирует как неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к отображению ошибки Имя?.

Ошибка #Знач!

Ошибка весьма распространена и встречается, как правило, в следующих ситуациях.

1. Формула пытается провести операцию, используя некорректные данные (например, пытается сложить число и текстовое значение). Если на листе в ячейке B7 (см. фрагмент листа ниже) была записана формула =B3+B4+B5+B6, которая затем была распространена (скопирована) на ячейки C7 и D7, то для приведенных исходных данных в ячейке будет выведен результат #Знач! (ясно, что складывать числа и текст нельзя).

Использование функции СУММ позволит найти сумму числовых значений в диапазоне, в котором имеются и текстовые значения: =СУММ(D3:D6). Это означает, что в ячейке B7 можно записать формулу =СУММ(B3:B6) и распространить (скопировать) ее на ячейки C7 и D7.

2. В качестве аргументов функции использованы данные несоответствующего типа (например, в функции ЕСЛИ вместо условия использовано число или текст).

3. В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как аргументом должна быть отдельная ячейка. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ (A3:A6).

Ошибка #Число!

Ошибка #Число! возникает в одном из двух случаев:

1) для функции, использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ(И3); 2) формула содержит слишком большое или слишком маленькое значение. Excel поддерживает величины в пределах от 1Е-307 до 1Е307 (от 10-307 до 10307).

Ошибка #Ссылка!

Ошибка #Ссылка! возникает в случае использования формулой ошибочной ссылки на ячейку. Данная ошибка может встречаться в следующих ситуациях.

1. 1. Ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена. Например, следующая формула отображает ошибку #Число!, если удалена строка 20, столбец A или столбец B: =A20/B20

2. Формула скопирована в новое место, где относительные ссылки на ячейки становятся недействительными. Например, если формулу =A1–1 в ячейке A2 скопировать в ячейку A1, формула вернет ошибку #Число!, так как в ней будет присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.

3. Содержимое ячейки с формулой было вырезано (командой Правка — Вырезать) и затем вставлено в ячейку, на которую ссылается формула.

В заключение заметим, что в случаях, когда результатом формулы является ошибка любого из рассмотренных типов, а ширина столбца недостаточна для размещения соответствующего сообщения, ячейка заполняется знаками “#”.

Дата добавления: 2014-01-20