План управления закупками проекта

Планирование управления закупками проекта

В общем смысле, закупки относятся к аспектам управления проектом, связанным с приобретением товаров и услуг за пределами компании. Это понятие, в частности, касается различных внешних продавцов и поставщиков, но не распространяется на другие организации и подразделения внутри вашей компании. (Для целей данного обсуждения закупка и приобретение – равнозначные термины). Закупки - это область, в которой менеджеры проектов должны иметь определенную компетенцию, и в которой им, скорее всего, придется участвовать. Вместе с тем, во многих, а возможно и в большинстве компаний, закупки – это область, которой менеджеры проекта не владеют. Обычно, менеджер проекта не имеет полномочий заключать договоры от имени компании, также ему не поручают администрировать контракты после их заключения. Как правило, за все эти процессы отвечает Отдел закупок или другое аналогичное подразделение компании.

Если Вашему проекту предстоит произвести закупки, то первое, что вам стоит сделать, это определить стратегию и планы закупок. В простейших случаях, вам просто придется следовать тем планам и контрактам, которые уже будут заключены Вашей компанией или организацией. Например, Вы можете заказать необходимое оборудование у постоянного поставщика Вашей компании, не заботясь о каком-либо выборе или сборе ценовых предложений. Возможно, Вам придется все же сделать выбор из списка поставщиков, аккредитованных Вашей компанией и имеющих с ней рамочные договора. В других же случаях, Вам придется совместно с корпоративным Департаментом закупок разрабатывать отдельную процедуру и План управления закупками для Вашего проекта.

В большинстве проектов работы по выбору поставщиков рассматриваются как часть жизненного цикла проекта, то есть относятся к его непосредственному выполнению. Иными словами, они будут, скорее всего, выполняться как часть работ фазы "Анализ". В то же время бывают случаи, когда такую работу приходится выполнять в процессе первоначального определения проекта. Если Вам предстоит именно такой случай, Вы можете посмотреть, как это лучше сделать в разделе Процесса ТенСтеп "Процесс выбора поставщика".

План управления закупками описывает, как в ходе Вашего проекта будут производиться закупки и какой подход вы собираетесь применять для управления поставщиками. Разделы такого плана могут включать:

Процесс закупки. В данном разделе приводится краткое описание требований к процессу закупок, обеспечивающих его управляемость. Такой процесс должен включать:

Инициирование запроса

Разработка требований (технических, временных, по качеству, ограничений и т.п.)

Утверждение запроса

Определение полномочий на закупку

Конкурс / рассмотрение предложений

Ответственность за управление контрактом

Требования по закрытию контракта

Диаграмма процесса закупки

Роли и ответственность. Данный раздел определяет, какие роли в проекте имеют отношение к закупкам. Например, кто имеет право запрашивать внешние по отношению к проекту ресурсы, кто имеет право утверждать такие запросы, кто их должен согласовывать и т.п.

Выявленные потребности в закупках. В данном разделе перечисляются подробно все выявленные потребности в закупке продукции, материалов или услуг для нужд вашего проекта. По каждой из перечисленных позиций необходимо привести краткое обоснование, почему данный продукт или услуга должны закупаться, а не производиться самим проектом (решение сделать / купить).

Временные ограничения. Данный раздел характеризует временные рамки, в пределах которых должна быть поставлена закупаемая продукция или услуги. Это позволит лучше понимать, когда необходимо будет начинать процесс закупки по каждой из выявленных позиций.

Процессы поставщика. Определите процессы и процедуры, которые должен будет выполнять Ваш поставщик, вступив с Вашим проектом в договорные отношения. Например, составление и согласование актов выполненных работ, обработка счетов, статус-отчетность, отработка запросов на изменения и т.п.

Решение "производить / закупать"

Решение о том, производить определенную продукцию или закупать ее в готовом виде, может быть одним из первых основополагающих решений по проекту, которое в дальнейшем повлияет на его бизнес-обоснование, а также определит общее направление проекта и подход к его выполнению. В некоторых случаях окажется более выгодным решение производить продукцию самостоятельно, в других же - закупать.

Как правило, для принятия решения "производить / закупать" в проекте существует всего несколько периодов времени.

В начале процесса планирования. Во многих проектах (возможно, в большинстве) Вы можете заблаговременно принять решение, закупать те или иные продукты и услуги или же производить силами команды проекта. Анализ "производить / закупать", в том или ином виде, предшествует начальному определению многих проектов, когда принимается концептуальное решение по всему проекту в целом: его содержанием будет производство или приобретение. По мере дальнейшего определения и планирования проекта, могут потребоваться и другие аналогичные решения относительно отдельных его компонентов и результатов.

После завершения сбора требований. Очень часто Вы не можете в деталях представить тот результат, который должен поставить Ваш проект, пока не будет завершено составление полной спецификации требований. Получив спецификацию, Вы можете сделать детальную оценку предстоящего проекта, а также, для сравнения, направить Запросы на предложение (Request for Proposal, RFP) одному или нескольким поставщикам аналогичных решений или продуктов. Получив предложения, не так уж трудно будет решить, что стоит делать самим, а что лучше заказать на стороне.

Кроме стоимости производства и закупки, существуют множество других факторов, которые также могут повлиять на Ваше решение. Наиболее существенную роль в этом могут сыграть долговременные стратегические принципы Вашей организации и Вашего клиента. Некоторые из аргументов в пользу того или иного решения.

Аргументы в пользу "Производить"

Аргументы в пользу "Закупать"

Меньшая стоимость

Меньшая стоимость

Использование и развитие собственной квалификации / инфраструктуры / технологии

Собственная квалификация / инфраструктура / технология недостаточна или отсутствует

Контролируемость работ

Малый объем работы

Охрана интеллектуальной собственности

Большая эффективность и качество

Приобретение нового опыта

Перенятие чужого опыта

Наличие свободного персонала

Доступность множества поставщиков

Решающее направление работ в проекте

Позволить персоналу сосредоточиться на более важных работах

Совершенно очевидно, что решение "производить / закупать" вовсе не означает "все" или "ничего". Существует множество вариантов выбора, как совмещать приобретение готовых результатов с собственным производством.

Закупить все или почти все продукты или услуги у одного или нескольких поставщиков

Закупить существенную часть продуктов или услуг у одного или нескольких поставщиков

Закупить относительно небольшую часть продуктов или услуг у сторонних производителей

В настоящее время различные организации используют различные методы управления, чтобы осуществлять эффективное функционирование своих ведомств.

Управление электронными закупками является одной из таких форм управления, при которой товары и услуги приобретаются у другой организации или фирмы.

Дата добавления: 2014-01-20