Внемашинная организация экономической информации

Экономические информационные системы, их классификация, информационное обеспечение

Высокий динамизм процессов в науке, технике, производстве приводит к усложнению производственно-хозяйственных связей. А это влечет рост объема информации, что усложняет принятие управленческих решений, приводит к дублированию научных тем, экспериментов, технологий.

Возникает необходимость качественно нового подхода к работе с информацией. Разрабатываются автоматизированные информационные системы.

Система в широком смысле слова – совокупность объектов и отношений между ними, образующая единое целое. Системе свойственны:

· делимость (система состоит из ряда элементов, отвечающих конкретным целям и задачам);

· многообразие элементов и различия их природы (это связано с их функциональной специфичностью и автономностью);

· целостность (функционирование множества элементов подчинено единой цели);

· структурированность (она обусловлена наличием связей между элементами, которые распределены по уровням иерархии).

На любой стадии развития общество требует для своего управления предварительно подготовленной, систематизированной информации. Управление – это процесс целенаправленного воздействия на объект или систему, организующий функционирование объекта или системы по заданной программе. Систему, реализующую функции управления, называют системой управления

Информационная система – это система информационного обслуживания работников управленческого аппарата, выполняющая технологические функции по сбору, накоплению, хранению и обработке информации. Экономическая информационная система (ЭИС) – система, функционирование которой во времени заключается в сборе, обработке и распространении информации о деятельности некоторого экономического объекта. Важнейшие функции ЭИС – учет, анализ, контроль, регулирование, прогнозирование и планирование экономических процессов.

По уровню применения и административному делению различают ЭИС предприятия, района города, области, государства. По сфере применения выделяют ЭИС: банковские, налоговые, страховые, статистические, бухгалтерские, фондового рынка, финансовые и др.

Для ЭИС соблюдаются следующие принципы построения и функционирования:

Автоматизированная информационная система (АИС) – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности функционирования экономического объекта и росту качества управления.

Важнейший элемент АИС – информационное обеспечение. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта, и является основой для принятия управленческих решений. Оно включает:

· системы показателей, описывающих деятельность экономического объекта;

· системы классификации и кодирования информации;

· документацию для отражения показателей;

· информационную базу.

Информационная база включает потоки внутренней (возникающей в самой системе и отражающей финансово-хозяйственное состояние экономического объекта в различные временные интервалы) и внешней информации (она касается состояния рынка и конкурентов, процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации), хранящейся на своих носителях. На ее основе функционирует АИС.

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной. К внемашинной относится та часть экономической информации, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств. Внутримашинная содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных, независимых файлов или представлять собой базу данных.

Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируются по сфере деятельности, отношению к объекту управления, содержанию хозяйственных операций, назначению, способу использования, способу заполнения.

Развитие АИС потребовало унификации и стандартизации документов. Их требования предписывают выделять в документе:

· заголовочную часть, которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

· содержательную часть в виде таблицы, где располагаются показатели;

· оформляющую часть, в которой содержатся подписи юридических лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

Классификация – это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия. Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ее основанием. Совокупность правил классификации и результат классификации называется системой классификации. В настоящее время наиболее распространенными являются иерархическая и фасетная (многоаспектная) системы классификации.

Иерархическая система применяется в случае, когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы и т.д. последовательно по взаимоподчиненным основаниям. Т.е. иерархическая система классификации предполагает деление объектов на некоторые группы, каждая из которых, в свою очередь, делится на более мелкие подгруппы, постепенно конкретизируя объект классификации. Пример классификации по такой системе – это классификация дисциплин, изучаемых в академии.

Преимуществом такой системы классификации является ее традиционность и приспособленность для внемашинной обработки информации. Недостатком – сложности при внесении изменений, из–за слабой гибкости структуры, связанной с заранее установленным порядком группировки информации.

В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки одновременно по нескольким независимым признакам (фасетам). В качестве примера можно привести указанную выше систему классификации документов, где классификация ведется по различным классификационным признакам. К достоинствам такой системы относят гибкость структуры, легкость внесения изменений, что влечет за собой возможность автоматического кодирования информации. Недостатком фасетной системы является сложность ее применения при внемашинной обработке информации.

Для записи информации на носители и ее обработки используется кодирование информации, т.е. перевод сообщений с исходного языка на формализованный с помощью кодов. В процессе кодирования объектам классификации присваиваются цифровые, буквенные или буквенно-цифровые кодовые обозначения. Кодирование облегчает ввод и обработку данных, а также увеличивает плотность записи информации на носителях. Коды принято делить на следующие виды:

В случае порядкового метода кодирования объектам присваиваются порядковые номера, начиная с единицы; серийно-порядкового – выделяется серия номеров, а внутри серии – присваиваются порядковые номера (пример – нумерация комнат на этаже). Разрядный метод применяется для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации отводится определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.

Классификационные группировки по младшим признакам кодируются в зависимости от кода более старшего признака.

Реквизиты-основания имеют цифровое кодирование, реквизиты-признаки имеют буквенно-цифровое кодирование.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения классификаторов. Коды проставляются согласно классификаторам

Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Применяются для разного рода проставления кодов в документах и для размещения в памяти машины в качестве словарного фонда.

Классификаторы есть:

Дата добавления: 2014-01-20