Описание бизнес-процесса

И др.

Каждый вид участия должен правильно отражаться в процессе соответствующим обозначением либо описываться в примечаниях к схемам, отображающим процесс.

Конец лекции 2

Как в промышленности невозможно без чертежа создать изделие, так невозможно без описания проектировать бизнес-процесс. Описание - это «чертеж» процесса, создав который, вы получаете возможность изменять его в требуемую сторону, а значит – управлять им. Для составления описания бизнес-процесса, в первую очередь, необходимо определить инструменты описания (конфигуратор [35]). В этой части пособия ограничимся традиционными: текст, схемы и таблицы. При этом описание процесса является одновременно процедурой его анализа. Результатом описания является информационная модель процесса.

Анализ (с гр. analysis – разложение, расчленение, разбор [28]) объекта – это «в самом общем значении процесс мысленного или фактического разложения целого на составные части» [59]. При этом необходимо выделить элементы процесса. Таковыми являются: а) функции (операции, действия); б) события (в некоторых методиках используется термин «состояния»); в) ресурсы, среди которых, отдельно выделяют две группы: 1) исполнители - роли, сотрудники, должности, подразделения, 2) информационные ресурсы - документы, файлы, архивы и другие носители информации; г) продукты и услуги.

Функция ворганизации- это предметно-ориентированное задание или действие, выполняемое над объектом, в результате которого достигается одна или несколько целей, стоящих перед компанией.

Возможны три варианта структурирования функций на предприятии: по объекту - объектно-ориентированный; по процессу - процессно-ориентированный; по операциям - операционно-ориентированный. Объектно-ориентированный подход заключается в том, что выделяются все функции, которые воздействуют на один и тот же объект, например, «заказ» (рис. 2.4).

ЗАКАЗ

2. Анализ требований

1. Регистрация

Рис. 2.4. Объектно-ориентированное структурирование функций

Регистрация заказа

Анализ требований

Задание параметров производства

Рис. 2.5. Функциональная структура процесса «Обработка заказа»

При процессно-ориентированном подходе выделяются все функции, задействованные в процессе, например, «обработка заказа» (рис. 2.5).

При операционно-ориентированной структуре функций внимание сосредотачивается на виде операции, например, «корректировка» (параметров производства).

Событие - приобретение определенного статуса объектом, связанным с бизнес-процессом. Кроме определения границ процесса, события используются и в самом процессе для обозначения ветвлений (вариантов). Например, при выполнении функции «Проверка наличия товара на складе» может быть два результата: «Товар есть в наличии» либо «Товара нет в наличии». В данном случае это и будет два события, показывающие направления исполнения бизнес-процесса. Если «Товар есть в наличии», то далее может следовать отгрузка. Если «Товара нет в наличии», то клиентом сообщается о невозможности выполнить заказ с просьбой перенести его на другой период.

В комплексных ИС вместо понятия «событие» чаще используется понятие «состояние». Состояние/событие всегда связаны с каким-либо объектом. В случае события «Товар есть на складе» некий объект (товар) находится в состоянии наличия.

Ресурсы (атрибуты, операнды) - потребляемые в процессе предметы труда и используемые в процессе средства труда. В качестве предметов труда в процессе могут выступать сырье, материалы, комплектующие и т.п., а в качестве средств труда - машины, инструменты, оборудование. К ресурсам относят сотрудников, труд, документы, данные, информацию, знания и т.д.

Информационные ресурсы – это совокупность всех данных, имеющихся на предприятии.

(«ИР – это сообщения СВЕДЕНИЯ, представленные в форме, рассчитанной на хранение, накопление и интерпретацию пользователями, деятельность которых связана с построением и применением знаний» В.Д. Ильин, 2008, http://infopedia2008.wordpress.com/2009/08/06)

Информация, извлекаемая из данных, является ключевой составляющей для исполнения и управления бизнес-процессами. При описании процесса, определяются данные и документы, используемые процессом и выдаваемые в качестве результата. Существуют также справочники в виде таблиц данных.

Данные можно классифицировать по следующим признакам: место возникновения, стадия обработки, способ представления, стабильность, роль в управлении. Различные классификации данных необходимы при анализе информационных потоков (точнее, потоков данных). Например, определение мест возникновения данных является основой организации безбумажного документооборота с вводом данных в местах их возникновения. А для определения мест возникновения нужно разделить данные на внешние и внутренние, чтобы учитывать поступление внешней информации и предусмотреть ее введение в систему.

В процессах используются обозначения различных документов и файлов. При описании процессов для целей их автоматизации необходимо учитывать носитель информации и детализировать документы до уровня полей записей. Поля используются в качестве места для ввода данных в программе, которые могут изменяться. Например, «Заказ» - это текстовый документ, содержащий поле «Наименование клиента» длиною до 128 символов.

При более укрупненном описании достаточно будет ограничиться документом «Заказ». В таком случае функция «Ввод заказа» будет выполняться без указания, какие именно данные вводятся в систему. При этом большинство средств описания бизнес-процессов позволяют в дальнейшем детализировать это описание при необходимости.

Продукты и услуги являются результатом, создаваемым в ходе выполнения процесса и соответствующим требованиям клиентов процесса. Это не обязательно продукция компании. Для внутреннего процесса результатом может быть документ, предоставляемый начальству. Например, результатом процесса планирования продаж компании является документ «План продаж» в натуральном и денежном выражении. К этому плану руководство компании и служба производства, являющиеся клиентами процесса, предъявляют определенные требования в виде формата предоставления, сроков и т.п.

Потоки – последовательности однородных элементов процесса. Различают функциональные, информационные, организационные и ресурсные потоки. Функциональный поток описывает последовательность выполняемых работ и может характеризоваться стоимостью и длительностью. Информационный поток показывает перемещение таких объектов как бумажные документы, файлы, записи баз данных и т.д. Организационный поток – это последовательность исполнителей процесса в порядке выполняемых работ. Поток ресурсов раскрывает движение всех ресурсов в процессе.В литературе также встречается поток входов/выходов,показывающий ресурсы, используемые и потребляемые процессом, а также производимые продукты/услуги.

Потоки необходимы для анализа отдельных аспектов бизнес-процесса. Например, для анализа загрузки сотрудников лучше использовать организационный поток, чем процесс в целом.

Целесообразно использовать иерархию, уровни описания процессов (их декомпозицию). Декомпозиция – прием системного анализа, позволяющий представить сложную систему в виде нескольких более простых взаимосвязанных, вложенных подсистем. Такая форма представления позволяет анализировать процесс, не перегружая представление элементами, излишними для решения текущей задачи. Глубина декомпозиции определяется целями моделирования и, таким образом, задает степень детализации описания процесса.

По аналогии с планированием можно проводить описание и моделирование бизнес-процессов «сверху-вниз» и «снизу-вверх».

В случае моделирования «сверху-вниз» описываются все процессы системы начиная с верхнего уровня: сначала рассматривается все предприятие в виде комплекса взаимосвязанных функций, а затем раскрываются отдельные функции в виде взаимосвязанных бизнес-процессов.

При моделировании «снизу-вверх» выбирается один процесс (например, «Обработка заказа»). Затем производится его описание и дальнейшая оптимизация под поставленные цели. Часто в этом случае описания системы предприятия в целом не происходит, а описывается только часть системы, взаимодействующая с описываемым процессом. В дальнейшем такая работа может быть продолжена путем включения других процессов в работу по бизнес-инжинирингу.

Каждая из этих методик моделирования имеет право на существование, а также свои достоинства и недостатки. Описание системы бизнес-процессов предприятия «сверху-вниз» требует больших затрат ресурсов. При такой работе, как правило, ломаются устоявшиеся стереотипы, и часто результаты сложно внедрить без серьезного изменения существующей системы. Необходима детальная, предварительная проработка системы «миссия-стратегия-цели» компании. При подходе «снизу-вверх» проще создать команду и добиться улучшений за небольшой срок. Но эти улучшения будут носить локальный характер. Для такой работы достаточно проработки целей проекта по инжинирингу. Решения в пользу этого подхода принимаются с учетом более низких затрат и возможности испытать эффективность новой технологии без большого риска для компании в целом. В дальнейшем обученную команду сотрудников можно использовать для распространения опыта проекта на всю остальную компанию. В нашем пособии для упрощения процесса освоения дисциплины подразумевается именно такой подход к бизнес-проектированию.

Практически невозможно обойтись без многоуровневого моделирования бизнес-процессов. В сложных процессах отдельная функция (одно действие) процесса может представлять собой целый процесс (подпроцесс) и раскрываться уровнем ниже в виде нескольких операций. Таким образом, повышая детализацию описания бизнес-процессов, можно сформировать структурную "вложенность" бизнес-процессов. Подобная структура является процессной моделью предприятия и должна содержать описание бизнес-процессов, определяя их взаимосвязи.

Уровень детализации описания отдельного бизнес-процесса диктуется необходимостью обеспечить качество понимания бизнес-процесса. Если какой-либо шаг процесса при данном уровне детализации остается непонятным, детализацию описания повышают. Если данного уровня детализации достаточно для однозначного понимания бизнес-процесса и проектировщиком, и исполнителем (определяющего удобство и эффективность работы с ним), то повышать детализацию не требуется (в целях экономии ресурсов). Больший уровень детализации способствует выявлению действий и подпроцессов, поддающихся автоматизации.

Дата добавления: 2014-01-20