Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Технологии групповой работы и интранет / интернет




Технологии электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД)

Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл».

При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird.

Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia).

Функции технологии обеспечения групповой работы реализуются посредством следующих программных модулей: универсальный почтовый ящик, электронная почта, персональный календарь, средство группового планирования, управление заданиями, по­следовательная маршрутизация, управление деловыми процессами.

Универсальный почтовый ящик для входящих сообщений (Universal in Box) собирает, фильтрует, сортирует, накапливает в иерархических папках все поступающие сообщения электронной почты, включая мультимедийные.

Электронная почта (e-mail) обеспечивает обмен сообщениями между сотрудниками независимо от их размещения в одном или разных зданиях.

Персональный календарь (Personal Calendar) является средством индивидуального планирования. Позволяет отслеживать личные и плановые встречи, собрания, другие производственные мероприятия.

Средство группового планирования (Group Shedules) обеспечивает планирование встреч, собраний, событий для пользователей, групп и ресурсов. Позволяет изменить расписание персональных календарей других сотрудников. Руководитель может просмотреть на экране календари нескольких сотрудников, обслуживаемых разными почтовыми отделениями, с сохранением конфиденциальности и внести в них изменения.

Управление заданиями (Task Managment) позволяет выдать или откорректировать производственное задание сотрудникам, обслуживаемым одним или разными почтовыми отделениями, При этом в персональные календари будут внесены даты и приоритеты исполнения.

Последовательная маршрутизация (Serial Routing) дает возможность послать за­дания или сообщения конкретной группе сотрудников для поочередного прочтения и исполнения. Первый сотрудник, получив сообщение, выполняет его, возвращает отметку о выполнении. Вслед за этим сообщение автоматически маршрутизируется следующему по списку сотруднику.

Управление деловыми процессами состоит из нескольких крупных модулей, позволяющих:

• создавать базу карт деловых процессов, обеспечивать маршрутизацию электронных документов Group Wise Workflow;.

• управлять и контролировать простые деловые процессы Group Wise Workflow
Discovery Edition;

• визуально представлять деловые процессы Visual Workflow for NetWare;

• визуально общаться посредством сервера деловых процессов Visual Workflow
Server.

Концептуально основу системы групповой работы составляют домены, почтовые отделения и объекты, связанные в иерархическую структуру. Иерархическая структура позволяет создавать системы любых размеров и расширять их.

Например, можно начать построение системы, содержащей один домен и одно почтовое отделение. Постепенно можно увеличивать их количество в соответствии с развитием предприятия. Количество доменов в системе не ограничено.

Домен - сервер, который содержит каталог доменов, каталог почтовых отделений, приложения Администратора, базы данных. Домены делятся на основные и вспомога­тельные.

Первым создается основной домен – Primary. Он единственный в системе и управ­ляет всеми остальными доменами, так как содержит каталог всех доменов. Приложения Администратора обеспечивают создание, конфигурирование, модификацию и уничтоже­ние доменов, почтовых отделений, серверов сообщений и объектов. При этом все измене­ния автоматически производятся во всех доменах.

Почтовое отделение содержит средства электронной почты, ведения календаря, планирования, управления заданиями и данными.

Почтовый ящик представляет набор баз данных и каталогов, в которых помещаются сообщения и адресная информация.

Объектами в системе групповой работы являются пользователи, группы, ресурсы и псевдонимы.

Пользователь - любой сотрудник. Имеет почтовый ящик в почтовом отделении и владеет инструментами индивидуального и группового планирования, электронной по­чтой, средствами электронного документооборота. Для него создается АДП-приложение (АДП – автоматизация деловых процессов).

Группа - пользователи отдела, подразделения или рабочей группы. Являются объ­ектами для группового планирования, управления заданиями, последовательной маршру­тизации.

Ресурс конференц-зал, видеомагнитофон, офисное и другое оборудование, кото­рое может использоваться совместно пользователями, группами и псевдонимами.

Псевдоним - системное имя какого-либо объекта, например, sysop — системный оператор.

Наиболее распространенными являются разработки фирм Novell GroupWise, Microsoft Exchange Schedule+, Lotus Notes и Lotus Organizer, Group Ware. Последние предназначены для организации коллективной работы небольших групп.

Современные информационные технологии разрабатываются на базе web-технологии и технологий интранет/интернет. Интранет обозначает корпоративную сеть (корпоративную паутину, интрасеть) и обеспечивает не только распространение, но и обработку электронных документов с помощью web-технологии. Ее достоинства состоят в том, что пользователь может не знать, что такое «файл», «директория», «сервер», так как он работает только с электронными документами и ссылками на другие документы..

Технология интранет/интернет объединила в себе технологии локальной обработки данных (текстовые процессоры, базы данных, электронные таблицы и т.д.), электронной почты, файловых серверов, технологий для организации групповой работы. Вместо работы с отдельными информационными технологиями технология интранет/интернет обеспечивает простой механизм структурирования огромных объемов информации по разным предметным областям и доступа к ним.

Для правильного построения внутренней интрасети организации разрабатываются программы-агенты (клиентские интерфейсы, интерфейсы приложений), связывающие web-ядро (сервер и навигатор) с любым приложением. Программы-агенты позволяют любому приложению работать с инструментами интранет. Существуют следующие инструменты интранет-технологии:

•web-сервер интранет;

•навигатор;

•редактор гипертекста;

•инструменты для организации дискуссий;
• инструменты для обслуживания архивов;

•инструменты для организации электронного документооборота.

Web-сервер интранет считывает файлы с дисков, запускает программы, передает клиентским навигаторам гипертекстовые документы. Его задача – распределение ресурсов информационной системы. Для этого используется технология URL (Uniform Resource Locator – унифицированный указатель на ресурс). URL – часть шлюзового интерфейса ин-транета CGI (Common Gateway Interface). CGI – интерфейс позволяет интегрировать в ин­трасеть любую программу. Например, чтобы связать интрасеть с базой данных, web-сервер посредством CGI запускает программу, которая преобразует формат базы в формат языка гипертекстовой разметки HTML.

Навигатор (browser – браузер) поддерживает интерфейс интрасети с пользователем. Он получает от различных серверов гипертекстовые документы и выдает их на экран или печать. Гипертекстовые редакторы служат для подготовки, корректировки гипертекстовых документов и размещения их в интрасети. При этом знания языка гипертекстовой разметки HTML обычно не требуется.

Web-серверы, навигаторы и гипертекстовые редакторы образуют ядро Web-технологии.

Далее описываются инструменты для согласования интранет с другими приложениями.

Инструменты для организации дискуссий (форума, или телеконференций) обеспечивают совместную работу группы пользователей. Интранет – инструменты запускаются web-сервером для организации многоцелевых тематических дискуссий.

Инструменты для обслуживания архивов предназначены для преобразования файлов, созданных программами локальной обработки данных (предметными и офисными приложениями), в гипертекстовые документы. Они создают каталоги этих документов, организуют их поиск, обслуживают запросы к базам данных. Есть два способа работы: с помощью программы, запускаемой стандартным сервером или специализированным сервером.

Стандартный сервер посредством технологии URL вызывает программу преобразования форматов. Специализированный сервер преобразует форматы файлов, выдавая навигатору HTML версию гипертекстового документа.

Инструменты для организации электронного документооборота содержат набор стандартных процедур обработки электронных документов и слежения за их поэтапным выполнением. Существует два способа организации электронного документооборота: создание гипертекстовой базы данных на web-сервере или использование электронной почты. При использовании web-сервера облегчается поиск, слежение за прохождением документов. При использовании электронной почты документооборот становится дешев­ле, но предоставляет меньше функций.

Существует три типа гипертекстовых страниц: интерфейсы приложений, каталоги, гипертекстовые документы.

Интерфейсы приложений, или клиентские интерфейсы, или программы – агенты (аналог оболочки) позволяют выполнять различные приложения, находящиеся на сервере. Интерфейсы разрабатываются создателями приложений.

Каталоги (аналог директорий) помогают находить нужные гипертекстовые документы. В отличие от директорий могут содержать ссылки на документы и краткое описание документов. Каталоги составляет специальный служащий — Web-мастер (дизайнер).

Гипертекстовые документы (аналог файлов) содержат необходимую пользователю информацию в виде текста, записей файла, мультимедийных файлов. Документ, как правило, разрабатывает один автор, который имеет право изменять его форму и содержание.

Поэтому для обслуживания интрасети необходимо правильное распределение обязанностей. Обычно внутреннюю сеть обслуживают Администратор интрасети, Web-мастер, редакторы и авторы.

Администратор отвечает за целостность, доступность, конфиденциальность информации. Он не отвечает за содержание гипертекстовых документов, но должен обеспечивать бесперебойное, надежное функционирование серверов интрасети, линий связи между ними, следить за работой приложений, вовремя изменять конфигурацию интрасети, определять и контролировать права доступа пользователей.

Web-мастер (Web-дизайнер) создает каталоги, определяет стиль оформления - гипертекстовых документов, устанавливает навигатор интерфейса приложений. Владеет языком HTML. Может быть одновременно и Администратором.

Редакторы проверяют содержание гипертекстовых документов, определяют право доступа к каждому из них, устанавливают пароли. Обычно имеется несколько редакторов по разным направлениям деятельности организации.

Авторы подготавливают и корректируют гипертекстовые документы всех типов информации в соответствии со своими полномочиями.

Появление новых информационных технологий изменило спрос. На рынке средств доступа к информации (IAT – Information Access Tools) прослеживаются следующие тен­денции:

•Увеличивается потребность в аналитических данных, добываемых из информа­ционного хранилища, что сокращает расходы на инфраструктуру предприятия.

•Сетевые СУБД, информационные хранилища и порталы перейдут на новый принцип получения информации – «самообслуживание». Это обеспечит возможность об­рабатывать, добывать и анализировать информацию, структура которой не обязательно традиционна для информационных хранилищ.

К технологиям распределенной обработки данных относятся: технология файл-сервер, клиент-сервер, распределенные гипертекстовые и мультимедийные базы данных.

Технологии информационного хранилища обеспечивают сбор данных из существующих внутренних баз организации и внешних источников по интернету, формирование, хранение и эксплуатацию информации как единой, хранение аналитических данных (знаний) в форме, удобной для анализа и принятия управленческих решений.

Технологии электронного документооборота обеспечивают не только работу с электронными документами, но и автоматизацию деловых процессов (Workflow).

Технологии групповой работы обеспечивают индивидуальное и групповое планирование заданий, использование предметных и офисных приложений, электронной почты, электронного документооборота, автоматизируют деловые процессы для организации коллективной работы сотрудников разных подразделений организаций.

К инструментам технологии интранет/интернет относятся web-серевер интранет (корпоративной сети, или интрасети), навигатор, редактор гипертекста, инструменты для организации дискуссий (форума, телеконференции), инструменты для обслуживания архивов, инструменты для организации электронного документооборота.

Интранет – это корпоративная внутренняя компьютерная сеть, которая строится на Интернет-технологиях. Можно сказать, интранет – это внутренний корпоративный web-портал, который решает корпоративные задачи одной компании. Интранет-сайт доступен только в рамках локальной сети компании включая удаленные филиалы (intranet) или как портал в сети Интернет, требующий авторизации при входе (extranet). Intranet - это архитектура клиент-сервер.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-20; Просмотров: 896; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.032 сек.