Ввод новых документов

В системе 1С: Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов. Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

Обычно документ имеет две основные части: шапку и табличную часть.

К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.

Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных. Это, например, список товаров с указанием их количества, цены и т.д.

Табличная часть может использоваться для заполнения печатных форм, т.е. выходных документов, и как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров).

Ввод документа может осуществляться различными способами.

1. Ввод из журнала документов. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа следует нажать первую кнопку на панели инструментов окна журнала, или нажать клавишу Ins, или в главном меню программы открыть меню «Действия» и в этом меню выбрать пункт «Новый».

Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, то на экран будет выдан запрос для выбора вида документа.

В этом списке будут представлены наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале.

Совет. Если в системе существует много видов документов, и вы не помните, в каким журнале отображаются документы нужного вам вида, - откройте общий журнал. Документы, введенные в общий журнал, автоматически отображаются также и во всех журналах, для которых эти обусловлено конфигурацией.

В списке видов документов необходимо клавишами или мышью выбрать наименование нужного вида документов и нажать кнопку "ОК". После этого на экран будет выдан диалог для заполнения реквизитов нового документу.

Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документа выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.

2. Ввод из меню «Документы». Пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, которые могут позволять сразу начать ввод документа - без открытия журнала, в котором хранятся эти документы. Для этого следует выбрать пункт меню «Документы» и в нем соответствующий документ или нажать специально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов.

В меню «Документы» документы сгруппированы по назначению.

3. Ввод документов из журналов операций и проводок. При работе в журналах операций и проводок также существует возможность внести новый документ с помощью соответствующих кнопок «Ввести документ».

Проведение документа

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК » или «Провест и»), на экран выводится запрос необходимости и проведения документа.

Если на запрос ответить «Да» - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке соответствующим знаком (галочка).

Ответив «Нет» на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время.

Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть, выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ.

Иногда требуется отменить проведение документа, например, чтобы сменить дату документа. Чтобы сделать документ не проведенным, следует в меню «Действия» главного меню программы выбрать функцию «Сделать документ не проведенным».

При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Операция и проводки документа

Как описывалось выше, документ бухгалтерского учета в системе 1С: Предприятие может автоматически сформировать операцию и занести в нее необходимые проводки. Операция у документа может быть сформирована уже при записи документа, а проводки - только в момент проведения.

При работе в журнале документов и в форме документа существует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход в журнал операций и журнал проводок по текущему документу.

Операция документа. Для того чтобы открыть операцию текущего документа, выполните одно из следующих действий: нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала или формы документа или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Открыть операцию».

При этом открывается форма операции, сформированной документом, на котором стоял курсор в журнале документов, или который открыт для просмотра и редактирования.

Если в конфигурации было запрещено редактирование вручную операций документов, то операция будет открыта только для просмотра. Если у текущего документа нет операции, данное действие будет недоступно.

Дата добавления: 2014-01-20