ШАГ III

Провести инвентаризацию правил деятельности организации, оформив их документально в соответствии с установленными требованиями, а также записей, которые должны вестись в процессе деятельности организации.

ШАГ I.

ПРОГРАММА-МИНИМУМ ПРОГРЕССА

ИНСТРУМЕНТЫ ПРОГРЕССА

Прогресс организации невозможен без построения и совершенствования моделей деятельности - в умах, на бумаге, на электронных носителях. Часть моделей на практике оформляется в виде документов, поэтому в первом приближении можно говорить о средствах документирования и поддержки документооборота как об инструментах прогресса.

Формула программы: обзаведись инструментом - заставь механизмы работать - займись объектом.

Разработать и внедрить в организации правила управления документами и осуществления документооборота, которые в свою очередь должны быть оформлены как документ.

Примечание 1. В системе документов организации следует особо выделить три категории документов:

1. Документы, регламентирующие различные аспекты деятельности: правила и способы осуществления деятельности, требования, обязанности, ответственность, полномочия и т.д.
2. Документы (записи, протоколы), в которых регистрируются результаты функционирования организации:
• факты следования установленным правилам и способам, выполнения или невыполнения требований
• намерения, планы, принятые решения, а также результаты их осуществления
• цепочки действий от возникновения вопросов об улучшениях или недостатках через принятие решений и их выполнение до полного закрытия этих вопросов
3. Описание процессов. Решение этой непростой задачи требует применения специальных языковых и инструментальных средств. Однако, на первых порах усложнять проблему не стоит. Для описания процессов можно составить анкету, учитывающую все требования стандарта по описанию процессов, и работать с ней.

Примечание 2. Очень важно встроить в систему документооборота функцию контроля исполнения принятых решений и планов, чтобы иметь гарантии того, что "никто не забыт и ничто не забыто".

Примечание 3. Для реализации этого шага хорошо бы заручиться поддержкой соответствующего специалиста (документолога), который разложит все по полочкам.

^2 Таблица 9.2. Документация системы менеджмента качества
Охватывает	Распределение	Документы СМК	Описание
Все предприятие	В открытой части - все работники предприятия и возможные клиенты. В закрытой части - высшее руководство фирмы.	Политика предприятия в области качества	Долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные планы по выполнению политики качества. Содержит маркетинговое ноу-хау фирмы
	Внутреннее: Руководство предприятия, начальники подразделений Внешнее: При абсолютной необходимости	Руководство по качеству	Принципы обеспечения каче-ства, оргструктура и порядок работы, охватывающие пред-приятие взаимосвязи, обязан-ности, компетенции. Содержит организационное ноу-хау предприятия, указания на методологические и рабочие инструкции.
Подразделения, отделы	Исключительно внутреннее по отделам	Методологические инструкции СМК	Подробное описание частичных областей СМК. Содержит организационное и техническое ноу-хау предприятия
Отдельные виды деятельности	Исключительно по рабочим местам	Рабочие инструкции СМК	Подробное описание технологии обеспечения качества на рабочих местах. Содержит техническое ноу-хау предприятия
		Типовые спецификации	Передается исполнителю заказа. Содержит техническое ноу-хау предприятия

¹ ШАГ II.

Дата добавления: 2014-01-20