Бухгалтерская обработка документов

Классификация документов

Бухгалтерские документы подразделяются по назначению; способу отражения хозяйственных операций; месту составления; способу охвата операций.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.

Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.). Использование в учете комбинированных документов сокращает их общее количество, ускоряет обработку и уменьшает расходы предприятия на приобретение документов.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях, расчет реализованной торговой надбавки и др.).

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.). Их название определяется тем, что они служат основанием для первичного этапа в учете.

Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты и др.), что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.

Сводные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета, так как они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.). Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).

По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).

Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости обычно заводятся для записи в них разовых документов в течение определенного периода. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформления операции и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.

Группированным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т. д.

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.

1. Проверка документов:

• проверка соблюдения формы, реквизитов;

• проверка законности совершения операции;

• арифметическая проверка.

2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей

в денежные).

3. Гашение.

4. Группировка документов по однородным признакам (по кас-

се, расчетному счету).

5. Перенос содержания документов в учетные регистры.

6. Подшивка по группам документов и сдача в архив.

Особое внимание уделяется проверке документов. При получении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка).

При формальной проверке определяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:

• недописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;

• «перевертыши», например, вместо числа 89 пишется чисто механически 98.

Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех.

Цель проверки по существу — выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции, при этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме.

После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) «получено», «оплачено» или «погашено». Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.

На первичных документах, являющихся приложением к составленному на их основе сводному документу, проставляется, кроме того, порядковый номер листа приложения.

Дата добавления: 2014-01-20